Отчет по «электронке» – веяние нового времени

Процесс сдачи отчетности отнимает много сил и нервов у специалистов, как со стороны компании, так и со стороны налоговых органов. О многочасовых очередях в инспекциях ФНС ходят легенды. А сам процесс подготовки деклараций напоминает замкнутый круг. Объем информации, требуемой инспекторами, постоянно увеличивается. Сдавая годовую налоговую отчетность, специалист должен разнести данные по нескольким тысячам уникальных полей заполнения. Все, кто хоть раз сталкивались с этим, согласятся, что правильное заполнение форм отчетности – тяжелый труд. Большинство фирм для ведения бухгалтерского учета используют специализированное программное обеспечение. Процесс подготовки и сдачи бумажных отчетов крайне нетехнологичен и чреват появлением многочисленных ошибок. Идеи электронной отчетности появились давно. Ситуацию пытались исправить путем введения так называемого «дискеточного» способа сдачи документов, когда бухгалтер отвозил в налоговую инспекцию дискеты с отчетом, подготовленным в ранее полученной от контролеров программе, а отметка о приеме ставилась на бумажный экземпляр. Безусловно, это облегчило жизнь налоговикам, но не избавило от очередей. Единственным выходом стал перевод документооборота в электронный вид с последующей передачей информации по телекоммуникационным каналам связи (Интернету).

Актуально и выгодно

Преимущества электронного способа сдачи отчетности для компаний очевидны. Во-первых, программа контролирует соответствие заполнения документов, высылаемых фирмой в адрес проверяющих, формату ФНС. Во-вторых, вся информация между организацией и инспекцией передается в зашифрованном виде, что обеспечивает ее полную безопасность и конфиденциальность. Кроме того, формы отчетности и реквизиты инспекций и счетов, необходимые для налоговых выплат, обновляются своевременно. Да и выгоды для налоговых органов налицо – присланные отчитывающейся компанией сведения автоматически разносятся на лицевые счета, что избавляет от необходимости перенабирать данные, как следствие, исчезают связанные с этим опечатки. Представленная информация обрабатывается быстрее, что делает процесс выверки платежей более оперативным.

Особенно актуальным вопрос перехода на электронную форму сдачи налоговой отчетности стал в 2007 году, когда наступил очередной этап реализации программы ФНС по модернизации работы налоговых органов. Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования», предприятия, среднесписочная численность работников которых за 2006 год превысила 250 человек, с 1 января 2007 года обязаны сдавать декларации в электронном виде. А начиная с 2008 года это должны будут делать и фирмы со среднесписочной численностью сотрудников свыше 100 по итогам предшествующего года. По прогнозам представителей налоговых инспекций, к 2010 году до 50 процентов всех организаций должны будут перейти на сдачу отчетности через Интернет.

Безусловно, планы ФНС вызовут всплеск интереса к разработкам в области специализированного программного обеспечения. Если раньше решение о подобном нововведении принималось бухгалтером или руководителем предприятия по собственному усмотрению, то теперь представление отчетности через Интернет становится для многих компаний обязанностью.

Глас закона

На практике возможность сдавать электронную отчетность появилась уже пять лет назад. Правовую базу для функционирования электронного документооборота между государством и бизнесом создал принятый 10 января 2002 года Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Он установил, что документ в электронном виде с такой подписью приобретает статус оригинала, то есть имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ с печатью и подписью. Незадолго до этого вступил в силу Федеральный закон от 28 декабря 2001 г. № 180-ФЗ «О внесении изменений в статью 80 части первой Налогового кодекса Российской Федерации». Он гласит, что декларация представляется в инспекцию по месту учета фирмы на бумажном носителе или в электронном виде. В свою очередь, Федеральный закон от 28 марта 2002 г. № 32-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон “О бухгалтерском учете”» также регламентирует возможность представления бухгалтерской отчетности в электронном виде. Вышеперечисленные нормативные акты формируют законодательную базу для перехода на безбумажную технологию сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП). Основной документ, регламентирующий представление отчетности через Интернет, – это Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (приказ МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169), который определяет общие принципы организации информационного обмена при использовании системы безбумажной технологии. Представление электронной отчетности через специализированного оператора связи освобождает компанию от необходимости сдавать ее инспекторам на бумажном носителе.

Хороший посредник...

Для подключения к системе необходимо подписать договор со специализированным оператором связи, который предоставляет компаниям и налоговым инспекциям услуги документооборота с применением сертифицированных средств защиты. Именно он поставляет фирме программное обеспечение, генерирует ключи шифрования и ЭЦП. Оператор связи отвечает за доставку по электронной почте в налоговые инспекции зашифрованных и подписанных ЭЦП файлов с отчетностью. После заключения договора и оплаты соответствующих услуг компания получает в распоряжение программный комплекс, средства шифрования и ЭЦП, а также данные для настройки программного обеспечения. Установка и настройка комплекса производится пользователем или специалистами технического отдела оператора связи. А обновления можно загрузить с сайта спецоператора или записать на съемный носитель. Такие комплексы синхронизируются с большинством бухгалтерских программ, обеспечивающих выгрузку отчетности в формате, утвержденном ФНС.

Решения, применяемые операторами связи непосредственно для передачи отчетности, несколько отличаются друг от друга. Например, при использовании технологии так называемого «тонкого клиента» бухгалтер заполняет и проверяет отчетность на удаленном сервере провайдера, после этого шифрует и отправляет в налоговую инспекцию. То есть спецоператор в течение некоторого времени имеет теоретическую возможность доступа к содержимому документа. Использование технологии «толстого клиента», построенной по принципу электронной почты, гарантирует конфиденциальность отчетности. Расшифровать информацию, посылаемую по каналам связи, не сможет никто, кроме налогоплательщика и инспекторов. Оператор связи в данном случае не имеет даже теоретической возможности доступа к содержанию отчетности предприятия, поскольку информация отправляется уже в зашифрованном виде. Для защиты сведений от несанкционированного просмотра или искажения в системе применяются средства защиты информации с гарантированной стойкостью.

В течение 24 часов с момента отправки отчетности компания получает три письма. Первое – подтверждение даты сдачи от оператора системы. Это аналог квитанции, выдаваемой отделениями связи при отправке отчетности по обычной почте. Второе – подтверждение о получении отчетности из налоговой инспекции – аналог отметки контролеров на втором экземпляре отчетных документов. Оно подписано уже двумя электронными цифровыми подписями: самой компании и налоговой инспекции. Именно этот электронный документ будет использован в налоговой инспекции при дальнейшей обработке. Предприятие расшифровывает его, проверяет правильность ЭЦП контролеров и сохраняет документ в своем архиве для возможного использования в случае возникновения спора. Третий документ – протокол входного контроля инспекции, подтверждающий, что переданная отчетность соответствует формату ФНС.

При этом компания и инспекция ведут собственные архивы отправленных и принятых файлов отчетности, подтверждений операторов и протоколов входного контроля на соответствие формату ФНС. В свою очередь, оператор связи ведет свой архив подтверждений. В совокупности эти документы являются доказательной юридической базой о сдаче компанией отчетности, необходимой для разрешения возможных спорных ситуаций. При возникновении конфликтов, связанных с оспариванием авторства и содержимого документа, а также с разной трактовкой даты и времени поступления электронного файла получателю, оператором связи проводится экспертиза их ЭЦП.

...полезен вдвойне

В настоящее время многие предприятия, представляющие электронную отчетность через операторов связи, могут воспользоваться и дополнительным сервисом. Например, организации имеют возможность доступа к своему лицевому счету в режимах off-line и on-line. В обоих случаях компания может получить в электронном виде информацию из инспекций, где содержатся данные об уплаченных налогах, начисленных штрафах и пенях по каждому налогу.

Режим on-line позволяет предприятию просматривать карточку своего лицевого счета с использованием обычного web-браузера. Для того чтобы попасть в свой раздел, компания авторизуется с помощью сертификата ЭЦП, который она получает в удостоверяющем центре оператора связи. Далее она осуществляет навигацию по разделу так же, как по любому web-сайту, и получает информацию в режиме реального времени.

В режиме off-line организация, для того чтобы ознакомиться со сведениями со своего лицевого счета, с помощью специального программного обеспечения, предоставляемого оператором связи, готовит запрос на получение необходимой информации в виде текстового документа в формате, утвержденном налоговой службой. Затем документ подписывается ЭЦП, зашифровывается и отправляется на адрес инспекции. Он доставляется инспекторам в автоматическом режиме, расшифровывается с помощью специального программного обеспечения. Далее проверяется ЭЦП компании и направляется запрос в базы данных налогового органа. На стороне инспекторов формируется документ ответа, он подписывается ЭЦП, шифруется и отправляется на адрес компании по электронной почте. Следовательно, между отправкой запроса и получением фирмой ответа проходит некоторое время. Такие задержки и характеризуют режим off-line.

Кроме доступа к лицевому счету, в ближайшее время компании смогут воспользоваться сервисом по предоставлению «Справки об исполнении фирмой обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и санкций». По завершении тестирования данного сервиса предприятия, представляющие отчетность в электронном виде по телекоммуникационным каналам, смогут проводить сверки через сеть Интернет. Клиенты некоторых операторов связи получат возможность сдавать отчеты через Интернет в ПФР и органы статистики.

Финальную точку в принятии окончательного решения по вопросу о том, сдавать электронную отчетность или нет, обычно ставит цена продукта. В связи с этим нужно отметить, что стоимость комплекса для сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи значительно ниже затрат на покупку программ ведения бухгалтерского учета, а размер абонентской платы поддержки сопоставим с расходами на бумагу для распечатки документов. Безусловно, решение в большинстве случаев, за исключением оговоренных в законодательстве, остается на усмотрение руководителя фирмы. Но, определяясь с выбором, стоит задаться вопросом: что дороже – удобство и результативность работы бухгалтеров или незначительные для большинства компаний затраты, которые с лихвой окупаются сэкономленными часами рабочего времени?