Зарплатные пластиковые карточки

Выплатить зарплату работникам с помощью пластиковых карточек не сложно. Главное – правильно учесть связанные с этим расходы.

Об удобстве зарплатных пластиковых карточек не говорит только ленивый. Налицо экономия рабочего времени и безопасность процесса. Да и количество витрин, гордо вещающих о приеме безналичных платежей, неуклонно растет.

Как получить карточки

Для начала следует определиться с банком, который откроет сотрудникам карточные счета. От этого напрямую зависит размер затрат. Хорошо, если ваш обслуживающий банк выпускает пластиковые карточки. В таком случае процедура их получения не будет особенно сложной и тарифы скорее всего будут подходящими для вас. Если же ваш банк не в состоянии вести карточные счета, придется обратиться на сторону.

Для оформления карточек вы должны передать в банк пакет документов. Причем каждый банк устанавливает свой перечень бумаг. Как правило, в него входят:

– список сотрудников с указанием их паспортных данных;

– заявление от каждого сотрудника, заверенное руководителем организации;

– ксерокопии паспортов сотрудников (например, при выдаче карточек Visa);

– сведения о лицах, которые вправе решать вопросы, связанные с использованием карточек.

Если вы открываете карточные счета сотрудникам не в своем обслуживающем банке, то список документов расширится. Банк может потребовать комплект нотариально заверенных учредительных документов, карточку с образцами подписей и т. д.

Во что они обходятся

Каждый банк ставит свои условия открытия зарплатных карточных счетов. Они оговариваются в договоре и в зависимости от выбранного банка могут быть различными. Например, некоторые банки взимают плату за первоначальное оформление карточек, другие делают их бесплатно. Обычно ее сумма не превышает 5 долларов США за каждую карточку.

Кроме того, все банки, выпускающие пластиковые карточки, берут плату за их годовое обслуживание. Ее размер прежде всего зависит от типа карточек. За карточки российских платежных систем вы заплатите поменьше, а за международные (например, Visa или MasterCard) – побольше.

И последний вид расходов, связанный с карточками, – это вознаграждение банку за перечисление зарплат на карточные счета. Как правило, оно устанавливается в процентах от общей суммы зарплат всех работников.

Необходимость нести расходы по карточным счетам вызывает справедливый вопрос. Кто должен их оплачивать: работники или фирма? Прежде всего это зависит от договоренности между фирмой и работниками. Удерживать из зарплаты деньги за оформление и обслуживание карточного счета можно только с письменного согласия работников. Однако навряд ли они захотят что-то платить за карточки. Да и к тому же, как правило, не работники, а именно фирма изъявляет желание перевести выплату зарплаты в безналичную сферу. Поэтому ей следует взять на себя связанные с карточками расходы.

В бухгалтерском учете перечисленные затраты относят к операционным расходам. Это установлено пунктом 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н. Они отражаются по дебету субсчета 91-2 «Прочие расходы». Если вы платите за годовое обслуживание авансом, то перечисленную сумму отнесите в дебет субсчета 60 «Авансы выданные». Затем ежемесячно равными долями спишите ее в расходы.

Пример

ООО «Пассив» заключило договор со своим обслуживающим банком КБ «Актив» на покупку пластиковых карточек для своих работников. Согласно договору, организация представила в банк список работников, их заявления и копии паспортов.

На основании полученных документов банк открыл счета для сотрудников ООО «Пассив» и оформил пластиковые карточки. Стоимость оформления каждой карточки составила 120 руб. Фирма заплатила банку 600 руб. (120 руб. х 5 карточек).

Кроме того, «Пассив» заплатил аванс за годовое обслуживание карточных счетов в сумме 12 000 руб.

Указанные затраты бухгалтер организации отразил в учете следующими записями:

Дебет 91-2 Кредит 51

– 600 руб. – оплачено оформление пластиковых карточек;

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

– 12 000 руб. – перечислен аванс банку за годовое обслуживание карточных счетов работников.

Ежемесячно в течение года бухгалтер будет делать проводку:

Дебет 91-2 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– 1000 руб. (12 000 руб. : 12 мес.) – списана часть аванса, выданного банку за обслуживание карточных счетов.

–конец примера–

В налоговом учете стоимость банковских услуг уменьшает облагаемую налогом прибыль. Такие затраты следует относить в состав прочих расходов на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Это же следует и из пункта 13 раздела 5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций», утвержденных приказом МНС от 20 декабря 2002 г. № БГ-3-02/729. В нем сказано, что к прочим расходам относится стоимость банковских услуг, которые упомянуты в статье 5 закона от 2 декабря 1990 г. № 395-1 «О банках и банковской деятельности». В этой статье, в частности, указаны услуги по открытию банковских счетов и осуществлению расчетов по ним. Кроме того, затраты на открытие карточных счетов своим сотрудникам являются экономически оправданными и связанными с деятельностью, направленной на получение дохода.

В случае с авансовым платежом его сумма так же, как и в бухгалтерском учете, будет равномерно включаться в расходы организации каждый месяц. Это правило применяют фирмы, определяющие доходы и расходы методом начисления, согласно пункту 1 статьи 272 Налогового кодекса. Фирмы, использующие кассовый метод, признают расходы единовременно по факту оплаты.

Перечисление зарплаты на пластиковые карточки

Чтобы выплатить зарплату, вам не нужно оформлять отдельное платежное поручение на каждого работника. Если карточные счета открыты в вашем обслуживающем банке, то в день выплаты зарплаты нужно направить в банк документ, в котором указан список сотрудников и суммы начисленных им зарплат. Его форма устанавливается банком. Это может быть платежная ведомость или иной документ. Он служит основанием для списания денег со счета фирмы. Банк распределяет полученную сумму на персональные карточные счета работников.

Когда карточные счета обслуживает другой банк, то вы одним платежным поручением перечисляете нужную сумму на его корреспондентский счет. Вместе с платежкой в банк также нужно отправить специальную ведомость с информацией о размерах зарплат сотрудников. Затем со своего корреспондентского счета банк перечисляет деньги на карточные счета.

На дату списания денег со счета фирмы в учете нужно сделать запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 51 «Расчетный счет». На счета сотрудников деньги, как правило, поступают на следующий день. В подтверждение того, что зарплата выплачена, банк выдает фирме выписки с карточного счета каждого сотрудника.

Напомним, что не позднее того дня, в котором зарплата была перечислена на счет работника, вы должны перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц.

Пример

ООО «Пассив» начислило зарплату за февраль 2004 года в размере 120 000 руб.

Сумма ЕСН по ставке 35,6 процента составила 42 720 руб., из нее:

– в ФСС 4800 руб. (120 000 руб. х 4%);

– в ФФОМС 240 руб. (120 000 руб. х 0,2%);

– в ТФОМС 4080 руб. (120 000 руб. х 3,4%);

– в федеральный бюджет 33 600 руб. (120 000 руб. х 28%).

Сумма пенсионных взносов по ставке 14 процентов составила 16 800 руб. Сумма ЕСН, начисленная в федеральный бюджет, уменьшается на величину пенсионных взносов. Кроме того, «Пассив» платит взносы на страхование от несчастных случаев по ставке 2 процента в размере 2400 руб.

Сумма налога на доходы физических лиц составила 15 600 руб.

«Пассив» выплачивает работникам зарплату на карточные счета. За перечисление денег банк взимает комиссию в размере 0,5 процента от перечисленной суммы.

Бухгалтер «Пассива» отразил начисление и выплату зарплаты в учете следующими записями:

в день начисления

Дебет 20 Кредит 70

– 120 000 руб. – начислена зарплата за февраль 2004 года;

Дебет 20 Кредит 69-1

– 4800 руб. – начислен ЕСН в ФСС;

Дебет 20 Кредит 69-3

– 240 руб. – начислен ЕСН в ФФОМС;

Дебет 20 Кредит 69-3

– 4080 руб. – начислен ЕСН в ТФОМС;

Дебет 20 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»

– 33 600 руб. – начислен ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» Кредит 69-2

– 16 800 руб. – начисленные пенсионные взносы зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 20 Кредит 69-11

– 2400 руб. – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 15 600 руб. – удержан налог на доходы физических лиц.

в день выплаты

Дебет 69-1 Кредит 51

– 4800 руб. – перечислена сумма ЕСН в ФСС;

Дебет 69-3 Кредит 51

– 240 руб. – перечислена сумма ЕСН в ФФОМС;

Дебет 69-3 Кредит 51

– 4080 руб. – перечислена сумма ЕСН в ТФОМС;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» Кредит 51

– 16 800 руб. (33 600 – 16 800) – перечислена сумма ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 69-2 Кредит 51

– 16 800 руб. – перечислена сумма пенсионных взносов;

Дебет 69-11 Кредит 51

– 2400 руб. – перечислена сумма взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51

– 15 600 руб. – перечислена в бюджет сумма налога на доходы физических лиц;

Дебет 70 Кредит 51

– 104 400 руб. (120 000 – 15 600) – выплачена зарплата за февраль 2004 года;

Дебет 91-2 Кредит 51

– 522 руб. (104 400 руб. х 0,5%) – перечислено вознаграждение банку.

–конец примера–

Если сотрудник увольняется, то вам следует известить об этом банк. В этом случае сотрудник может продолжить пользоваться картой, только расходы по ее обслуживанию он будет оплачивать сам.

Т.В. Амитова, эксперт АГ «РАДА»