Зарплата через банк: дополнительных расходов не избежать

Н. Каледина

Насильно мил не будешь

Эта современная форма расчетов имеет немало преимуществ. Снижаются затраты на снятие и доставку наличных денег, у бухгалтера сокращается объем кассовых операций, не нужно депонировать невыплаченные деньги. Но для того чтобы начать выдавать зарплату работникам через банк, кроме решения фирмы обязательно нужно получить согласие сотрудников.

В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса, место и сроки выдачи заработной платы в неденежной форме определяются коллективным или трудовым договором. Если этот порядок прописан в трудовом договоре, то нужно заключить с работником соглашение об изменении данного договора. Оно составляется в письменной форме. В этом документе учитывают следующие моменты: порядок перечисления сумм на счет, кто несет расходы на изготовление пластиковых карт и годовое обслуживание счета. Как правило, эти затраты несет организация. Ведь, согласно Трудовому кодексу, работник вправе получить полную сумму заработной платы (ст. 22 ТК).

Необходимо помнить, что если кто-то из сотрудников захочет получать деньги наличными из кассы, то компания должна обеспечить ему выдачу зарплаты таким образом.

Денежный маршрут: от расчетного счета до карты работника

Чаще всего карточные счета открываются в том банке, где у компании есть расчетный счет. Банк потребует от фирмы пакет документов. Это заявления от каждого сотрудника, подписанные руководителем фирмы, список работников организации, ксерокопии паспортов сотрудников, сведения о тех лицах, которым доверено решать вопросы, связанные с применением карт. После заключения договора открывается банковский счет на каждого сотрудника, на который и будут зачисляться деньги. Работникам выдают пластиковые карты с личным идентификационным номером.

Сумму, необходимую для выдачи зарплаты сотрудникам, предприятие переводит в банк одним платежным поручением. К нему прилагают 2 экземпляра реестра зачислений на кассовые счета. Один экземпляр остается в кредитной организации, второй с пометкой банка возвращается в компанию. На каждого работника фирмы в реестре указываются следующие сведения: фамилия, имя, отчество, реквизиты зарплатного счета, а также сумма, которая должна быть на него переведена.

Расходы фирмы на «пластик»

Минусами выдачи заработной платы с использованием пластиковых карт являются дополнительные расходы, которые несет фирма. За свои услуги банк взимает плату: во-первых, за изготовление самих карт, во-вторых, за обслуживание каждого карточного счета, в-третьих, за перевод сумм зарплаты на эти счета. Рассмотрим, как эти расходы участвуют в налогообложении прибыли.

Затраты на изготовление пластиковых карт базы по прибыли не уменьшают. Такая позиция Минфина отражена в письме от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74. Чиновники сослались на пункт 29 статьи 270 Налогового кодекса, согласно которому расходы, произведенные организацией в пользу работников, нельзя включить в состав расходов, учитываемых при определении базы по прибыли. Об этом говорится и в других разъяснениях финансистов (письмо от 22 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/131).

Также не признаются для целей налогообложения прибыли расходы в виде вознаграждения, уплачиваемые организацией банку — эмитенту пластиковых карт за проведение операций по счетам ее работников (письма Минфина от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74, от 7 февраля 2005 г. № 03-05-01-04/19 — с полными версиями документов вы можете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс). Причем в более ранних разъяснениях финансисты разрешали включать плату за годовое обслуживание карт в состав внереализационных расходов, уменьшающих базу по прибыли (письмо Минфина от 2 апреля 2003 г. № 04-02-05/3/14).

В состав расходов, учитываемых при определении размера налога на прибыль, можно включить сумму комиссии, которую фирма выплачивает банку за перевод денежных средств, предназначенных для выдачи зарплаты, со своего расчетного счета на карточные счета сотрудников (письмо Минфина от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74). В данном разъяснении чиновники отнесли эти затраты к прочим расходам (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). В другом письме Минфин предложил иную классификацию этого вида затрат. Финансисты указали, что подобные расходы относятся к внереализационным в соответствии с подпунктом 15 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса (письмо Минфина от 3 марта 2006 г. № 03-03-04/1/167).

Для целей бухгалтерского учета суммы вознаграждения банку за перевод заработной платы относят к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99).