Ежегодные оплачиваемые отпуска

Ежегодно законодатели «радуют» нас своими нововведениями. Не обошли они вниманием и отпуска. Так, к примеру, в 2002 году вступил в силу Трудовой кодекс РФ. Напомним, что он заменил КЗоТ РФ. Итак, согласно Трудовому кодексу РФ, теперь продолжительность ежегодных основных отпусков рассчитывается, не в рабочих днях, а в календарных. Если раньше основной оплачиваемый отпуск составлял 24 рабочих дня, то сейчас он равен 28 календарных дней.

Что касается 2003 года, то здесь также есть на что бухгалтеру обратить свое внимание. С 24 апреля 2003 года действует новый порядок расчета среднего заработка. Как вы помните, отпуска оплачиваются исходя именно из средней заработной платы. Новый порядок утвержден постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213.

О том, как правильно рассчитывать продолжительность отпуска и сумму отпускных, а также о многих других нюансах, касающихся отпусков, вы узнаете из данного раздела книги.

Кто и когда имеет право уйти в отпуск

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все работники. Об этом сказано в статье 21 Трудового кодекса РФ. При этом не имеет значения ни срок трудового договора, ни продолжительность рабочего дня, ни должность, ни форма оплаты труда. Также не важно, является ли работодатель физическим или юридическим лицом.

За то время пока работник находится в отпуске, за ним сохраняются должность и средний заработок (ст. 114 Трудового кодекса РФ). Другими словами, администрация предприятия не может уволить сотрудника или перевести его на другую работу.

Заметьте: в отпуск могут уйти и те, кто работает по совместительству. Согласно статье 286 Трудового кодекса РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск они получают в то же время, что и на своей основной работе.

Так когда же работник может пойти в отпуск? Оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно. Причем в расчет берут не календарный, а рабочий год. Он определяется с момента поступления человека на работу.

До 1 февраля 2002 года, по КЗоТ РФ, отпуск за первый год предоставлялся только через 11 месяцев непрерывной работы на предприятии. А с 1 февраля 2003 года право на отпуск возникает у нового сотрудника по истечении шести месяцев работы.

Вообще-то администрация предприятия может предоставить отпуск и недавно поступившему сотруднику – до того, как он отработает шесть месяцев. А в некоторых случаях она даже обязана это сделать. В частности, досрочный отпуск представляется:

- женщине перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;

- несовершеннолетнему сотруднику;

- работнику, усыновившему ребенка, которому еще не исполнилось трех месяцев.

Досрочный отпуск предоставляется также тем работникам, для которых он предусмотрен законодательством. Например, статьей 123 Трудового кодекса РФ независимо от отработанного времени на предприятии такой он разрешен мужу, чья жена находится в отпуске по беременности и родам.

Статья 332 Трудового кодекса РФ предусматривает досрочный отпуск для родителя (опекуна или попечителя), если он работает в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а том случае, когда приходится сопровождать своего ребенка в возрасте до восемнадцати лет для поступления в среднее или высшее учебное заведение. При условии, что данное учебное заведение расположено в другом городе.

Кроме того, правом на досрочный отпуск может воспользоваться и работник, который работает по совместительству. Ведь может так случиться, что он уйдет в отпуск по месту своей основной работы, а там, где он трудится по совместительству, дается авансом. Поскольку совместителям ежегодный отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

А как быть, если общая продолжительность отпуска по основной работе окажется больше, чем по совместительству? В этом случае организация, в которой работник является совместителем, по его просьбе может предоставить ему отпуск нужной продолжительности. Та часть отпуска, которая будет превышать положительный срок, делается сотруднику без сохранения заработной платы.

Как мы уже сказали, досрочный отпуск дается как бы авансом. Тем не менее, он должен быть предоставлен в полном размере и полностью оплачен. К ежегодному основному отпуску при этом присоединяются и дополнительные отпуска, конечно же, если работник имеет на них право.

За второй и последующие годы работы сотрудник может взять отпуск в любое время. Однако при этом должна соблюдаться отпуск, следует закрепить в специальном графике. Этот график должен быть утвержден работодателем.

Если в вашей организации есть профсоюз, то график нужно согласовать и с его выборным органом – профкомом. Он должен документально подтвердить согласование выпиской из протокола заседания.

А как составить график отпусков? Вы вправе составить его в произвольной форме. Но можете использовать форму, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26. Причем, организация должна составить и утвердить график отпусков на следующий год не позднее 16 декабря. Но отделу кадров следует заранее собрать заявления всех работников, чтобы узнать, кто и в какое время хочет отдыхать в новом году. Затем уже составляют график отпусков, учитывая все пожелания.

Кроме того, составляя график необходимо учитывать, что некоторым категориям работников дано право на отпуск в летнее или любое удобное для них время. К таким категориям относятся:

- работники моложе восемнадцати лет;

- женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до двенадцати лет, а также мужчины, воспитывающие таких детей без матери;

- участники и инвалиды Великой Отечественной войны;

- ветераны труда;

- лица, которые официально получили статус пострадавшие от радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС. В частности это те, кто получил или перенес лучевую болезнь и другие заболевания вследствие аварии на Чернобыльской АЭС, а также участники ликвидации последствий этой катастрофы.

С уже утвержденными графиками отпусков необходимо ознакомить всех сотрудников организации. Для этого его нужно вывесить на видное место. Но лучше показать график каждому сотруднику. И если он не против назначенного ему времени отдыха, то пусть закрепит свое согласие подписью. В дальнейшем это позволит вам избежать возможных конфликтов с работником.

А как быть, если между работником и администрацией организации возникли разногласия? Допустим, время начала отпуска, установленное в графике, не устраивает работника. Тогда он может попросить руководство предприятия или уполномоченный профсоюзный орган перенести эту дату. Однако такая возможность есть и у администрации, если она не согласна с датой начала отпуска. Другими словами, обе стороны могут внести изменения в уже утвержденный график, но для этого нужно их взаимное согласие.

О начале отпуска работника нужно известить не позже чем за две недели. В отдельных случаях с сотрудника можно взять расписку о том, что они были своевременно извещены о сроках своего ухода в отпуск.

Когда подходит время, руководитель издает приказ, в котором указываются фамилии сотрудников, уходящих в отпуск. Один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а другой передают в бухгалтерию. На его основании будут начислены отпускные.

Какова продолжительность отпуска

Сразу отметим, отпуска бывают основными и дополнительными. Право на основной оплачиваемый отпуск может рассчитывать лишь тот, кто упомянут в статье 116 Трудового кодекса РФ. Причем если работник имеет право как на основной, так и на дополнительный отпуск, то он может взять эти отпуска вместе. А как в таком случае определить общую продолжительность отпуска? Для этого нужно сложить дни основного и дополнительного отпуска.

Как мы уже отметили, продолжительность основного отпуска – 28 календарных дней. Однако для некоторых работников трудовое законодательство предусматривает более длительные основные отпуска. Например, подростки должны отдыхать 31 календарный день. Или скажем, инвалиды. Их основной отпуск равен 30 календарным дням.

Что же касается дополнительных отпусков, то их продолжительность зависит от причины, по которой они предоставляются. Допустим, человек работает в одном из районов Дальнего Севера. Тогда ему положен дополнительный отпуск продолжительностью 24 календарных дней. Обратите внимание: в отличие от основного, дополнительный отпуск может быть установлен не только в календарных днях, но и в рабочих.

Итак, к основному отпуску вы должны прибавить дополнительный. Хорошо, когда и основной и дополнительный отпуск предоставляются в календарных днях. А если это не так. То есть, если основной отпуск установлен в календарных днях, а продолжительность дополнительного – в рабочих. С такой ситуацией сталкиваются большинство бухгалтеров. Как же быть в данном случае? За ответом на этот вопрос обратимся к письму Минтруда России от 1 февраля 2002 г. № 625-ВВ. В нем сказано следующее. Сначала надо отсчитать нужное количество календарных дней основного отпуска. Как правило, это 28 календарных дней. Затем, начиная с этой даты, нужно отсчитать дни дополнительного отпуска, который предоставлен в рабочих днях. Здесь надо исходить из шестидневной рабочей недели. При этом праздничные дни, приходящиеся на время отдыха, в расчет не включают. Таково требование статьи 120 Трудового кодекса РФ.

Также не включаются в период ежегодного оплачиваемого отпуска дни временной нетрудоспособности. Поэтому, если работник заболел во время отдыха, то его отпуск будет продлен на число календарных дней, когда он был на «больничном» (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

В результате вы получите дату последнего дня отпуска. Общее число уже календарных дней отпуска и указывают в приказе руководителя.

А как долго работник может находиться в отпуске? С одной стороны, в статье 120 Трудового кодекса РФ говорится, что длительность отпуска не ограничена. С другой стороны, для некоторых работников лимит все же установлен. Например, те, кто работает в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, не могут отдыхать больше шести месяцев за год (ст. 322 Трудового кодекса).

Кроме того, максимальная продолжительность отпуска может быть определена федеральными законами, которые регулируют какую-либо профессиональную деятельность. Так, сотрудники таможни, не вправе находиться в отпуске больше 60 дней в году. На это указано в пункте 4 статьи 39 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ.

А установлена ли минимальная продолжительность отпуска? Да, такое ограничение есть. За полный год работы сотрудник должен отдыхать не менее 28 календарных дней. Однако согласитесь, бывает, что работодатель просит сотрудника не уходить в отпуск в этом году, а отгулять его в следующем. Учтите: это возможно лишь в исключительных случаях. Допустим, когда отсутствие специалиста приведет к сбоям в работе организации (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

Хотя в год работнику положено, как минимум, 28 дней отпуска, это вовсе не значит, что он должен отгулять их все сразу. Отпуск можно разделить на части. Поступать так позволяет статья 125 Трудового кодекса РФ. В этом случае хотя бы одна из частей отдыха должна быть не менее 14 календарных дней. Количество же частей, на которые можно разбить отпуск, как и их продолжительность, ничем не ограничено. Разве что часть отпуска не должна быть меньше одного дня – все-таки отпуск предоставляется в днях, а не в часах.

Остается добавить, что дополнительный отпуск можно перенести на следующий год или заменить денежной компенсацией. Для этого работник должен написать соответствующее заявление.

Прежде чем рассказать, как рассчитываются отпускные, рассмотрим некоторые дополнительные отпуска, предоставляемые различным категориям работников.

Отпуска за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях

Согласно статье 321 Трудового кодекса РФ, гражданам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним районах, предоставляется дополнительный отпуск. Он предоставляется помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Продолжительность дополнительного отпуска составляет: 24 календарных дня для лиц, работающих на Крайнем Севере, и 16 календарных дней для приравненных местностей. Такой порядок распространяется не только на штатных работников, но и на совместителей. Также это относится и к сотрудникам, работающим вахтовым методом (ст. 302 Трудового кодекса РФ).

А если в прошлом году сотрудник не был в отпуске? В таком случае можно совместить ежегодные оплачиваемые отпуска, но не более чем за два года. Так сказано в статье 322 Трудового кодекса РФ. При этом, как мы уже отмечали, общая продолжительность отпуска не должна превышать шести месяцев, включая то время, которое необходимо для проезда к месту проведения отпуска и обратно. Часть, которая превышает полгода, можно присоединить к отпуску на следующий год.

Помимо этого, в статье 325 Трудового кодекса РФ предусмотрено право граждан, работающих на Севере один раз в два года за счет работодателя съездить в отпуск любым видом транспорта, в том числе и личным (кроме такси). Оплачивается дорога к месту проведения отпуска туда и обратно по Российской Федерации. Причем берется кратчайший путь и только к одному пункту назначения. Также предприятие компенсирует расходы на провоз багажа весом до 30 килограммов. Если работник едет в отпуск вместе с неработающими женой или мужем или несовершеннолетними детьми, то организация должна оплатить и их проезд. Данная компенсация выплачивается и тогда, если работник и его семья уезжают в отпуск в разное время.

Компенсируют расходы на оплату проезда к мусту отпуска и на провоз багажа только по основному месту работы.

Обратите внимание: дорогу работнику оплачивают перед отъездом в отпуск, исходя из примерной стоимости проезда. Вернувшись из отпуска, работник должен предоставить соответствующие документы. На их основании производится окончательный расчет.

Отпуска за работу во вредных и опасных условиях

В соответствии со статьей 117 Трудового кодекса РФ дополнительные отпуска предоставляются и тем, кто трудится во вредных или опасных условиях. Вредными, например, считаются работы в зонах радиоактивного заражения, подземные и открытые горные работы и т.д.

Перечни вредных работ должны быть утверждены Правительством РФ. Но пока их нет, следует руководствоваться Списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (далее – Список). Этот документ утвержден постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 г. № 273/П-20.

Продолжительность отпусков для работников, которые упомянуты в Списке, составляет от 6 до 36 рабочих дней (в зависимости от профессии, занимаемой должности и т.п.). Но многие работы не вошли в данный Список. Между тем, администрация организации может посчитать их профессиями с вредными условиями труда. В этом случае она вправе самостоятельно предусмотреть дополнительный отпуск для сотрудников, выполняющих эти работы (ст. 116 Трудового кодекса РФ). Для этого надо провести специальную аттестацию рабочих мест данных сотрудников. Аттестацию проводит специальная комиссия, которая создается по приказу руководителя организации. Комиссия устанавливает, насколько вредны условия труда работника. Порядок, продолжительность дополнительного отпуска администрация предприятия должна зафиксировать в трудовом или в коллективном договоре.

Определяя продолжительность отпуска за работу во вредных условиях, бухгалтер должен учитывать трудовой стаж сотрудника. Здесь имеется в виду только то время, которое сотрудник, собственно, проработал во вредных условиях. Но в течение года он мог сменить несколько цехов, и, вполне возможно, за работу в них установлена разная продолжительность отпуска. Как в таком случае определить, сколько дней дополнительного отдыха полагается сотруднику в текущем году? Нужно сложить дни отпуска за работу в каждом цехе. Не забудьте также пересчитать дополнительные дни отпуска из рабочих в календарные, если они предоставляются сотруднику после 1 февраля 2002 года.

Пример 1

Гришина А.Л. работает в ООО «Панацея» со 2 июля 2001 года. В июле – октябре 2001 года она изготавливала сухие концентраты из лекарственных трав. А затем ее перевели в цех, где производят травяные настойки и капли. 13 мая Гришина А.Л. берет отпуск – 28 календарных дней. Вместе с основным ей полагается дополнительный отпуск. Согласно Списку, те, кто изготавливает сухие концентраты из трав, имеет право на дополнительный отпуск – 6 рабочих дней в год. А сотрудникам, производящим настойки и капли, – 12 рабочих дней в год. Оклад Гришиной А.Л. – 7000 руб.

Бухгалтер ООО «Панацея» подсчитал продолжительность дополнительного отпуска Гришиной А.Л. в рабочих днях. За работу в цехе, где изготавливаются концентраты, ей положен дополнительный отдых, сроком:

6 дн. : 12 мес. х 4 мес. = 2 дня

А за время, которое Гришина А.Л. проработала в цехе по изготовлению настоек и капель, ей причитается дополнительный отпуск:

12 дн. : 12 мес. х 6 мес. = 6 дн.

Таким образом, работнице дополнительно полагается 8 рабочих дней (2 дн. + 6 дн.). Теперь определим, какова общая продолжительность ее отпуска в календарных днях. Гришина А.Л. должна приступить к работе 20 июня 2002 года. Следовательно, ее отпуск равен 37 календарным дням (12 июня – праздник).

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

– 8749,99 руб. – начислены отпускные Гришиной А.Л.

Отпуска за ненормированный рабочий день

Статья 101 Трудового кодекса РФ разрешает устанавливать для некоторых сотрудников ненормированный рабочий день. Как правило, ненормированный рабочий день бывает у руководителей, технического и хозяйственного персонала. Перечень должностей с ненормированным рабочим днем закрепляется в коллективном договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка.

Сотрудникам с ненормированным рабочим днем полагается ежегодный дополнительный отпуск. Сколько он длится, также должно быть установлено коллективным договором. Однако такой отпуск не может быть меньше трех календарных дней. Таково требование статьи 119 Трудового кодекса РФ.

Но, согласитесь, случается, что предприятие не может позволить себе предоставлять сотрудникам дополнительный отдых. Даже тем, у кого ненормированный рабочий день. В этом случае работу в то время, когда остальные сотрудники отдыхают, считают сверхурочной. Однако сотрудник должен дать на это свое письменное согласие.

Напомним, что нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Если сотрудник отработал больше, то ему полагается доплата. Как ее выплачивать, сказано в статье 152 Трудового кодекса РФ: за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Пример 2

В ООО «Лайт» должность главного бухгалтера входит в список работников, которым установлен ненормированный рабочий день. В соответствии с коллективным договором главному бухгалтеру полагается 7 календарных дней дополнительного отпуска.

Отпуска за стаж работы

Для некоторых категорий работников дополнительные отпуска предусмотрены федеральными законами, которые регулируют их профессиональную деятельность. Обычно, эти законы устанавливают такие отпуска за многолетний стаж работы. Так, на основании Федерального закона от 17 января 1992 г. № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» прокуроры и следователи могут дополнительно отдыхать 5 календарных дней в году после 10 лет работы. Максимальный же дополнительный отпуск для таких работников – 15 календарных дней. Его предоставляют, когда их стаж превысит 20 лет.

Также право на дополнительный отпуск за выслугу лет имеют судьи, педагоги, таможенники, работники легкой промышленности и лесного хозяйства.

Отпуска за особый характер работы

Такое основание для дополнительного отпуска ввела статья 118 Трудового кодекса РФ. Однако в трудовом законодательстве пока нет разъяснений, что следует считать работой с особым характером. Кроме того, еще не утверждены ни перечень работников, которым устанавливается дополнительный отпуск за такую работу, ни минимальная продолжительность этого отпуска. Вероятно, скоро Правительство РФ выпустит нормативный акт, в котором все это будет разъяснено.

Как рассчитать отпускные

Во время отпуска за сотрудником сохраняется средний заработок. А как его определить? Об этом сказано в статье 139 Трудового кодекса РФ, а также в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработанной платы (далее – Положение), которое утверждено постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213. Сначала надо сложить выплаты, которые были начислены сотруднику за последние три месяца (это так называемый расчетный период). Перечень таких выплат приведен в пункте 2 Положения. Согласно ему, в расчет бухгалтер должен включить:

заработную плату сотрудника, которая начислена по тарифным ставкам или по сдельным расценкам;

заработная плата, начисленная работникам за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;

заработная плата, выданная в неденежной форме;

денежное вознаграждение, начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности;

начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх уменьшенной годовой учебной нагрузки (учитывается в размере одной десятой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления);

разница в должностных окладах работников, перешедших на нижеоплачиваемую работу (должность) с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы (должности);

заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении календарного года, обусловленная системой оплаты труда (учитывается в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления);

надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, квалификационный разряд (классный чин, дипломатический ранг), выслугу лет (стаж работы), особые условия государственной службы, ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, руководство бригадой;

выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

премии и вознаграждения, включая вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет;

другие предусмотренные системой оплаты труда виды выплат.

Однако заметим, что это лишь примерный перечень выплат, которые следует учесть при расчете среднего заработка. А что значит примерный перечень? По сути, это значит, что если в нем не упомянута какая-либо выплата, то из этого вовсе не следует, что ее нельзя учесть при расчете среднего заработка. Чтобы понять какие выплаты включать в расчет, а какие нет, нужно обратить внимание вот на что. В статье 139 Трудового кодекса РФ установлено, что средний заработок рассчитывается исходя из всех выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда, применяемой на предприятии. Получается, что если, скажем, компенсация связана с оплатой труда и начисляется она в соответствии с коллективным (трудовым) договором или положением об оплате труда, то ее можно включить в расчет среднего заработка. Если эти условия не соблюдены, то и в расчет такая выплата не включается.

Итак, вы сложили зарплату сотрудника за последние три месяца. Далее полученную сумму надо разделить на три и на среднемесячное число календарных дней. Согласно статье 139 Трудового кодекса РФ оно равно 29,6. Результатом этих действий будет среднедневной заработок. И уже его умножают на число дней отпуска.

Хорошо, если сотрудник не пропустил ни одного дня. Но как вы понимаете, это маловероятно. Ведь работник в это время мог ездить в командировки или, скажем, болеть. Вся сложность здесь состоит в том, как определить количество дней, которое необходимо взять в расчет среднедневного заработка. Если отпуск предоставляется в календарных днях, то надо поступать так. Среднемесячное число календарных дней, то есть 29,6, умножьте на количество тех месяцев, которые отработаны полностью. Затем прибавьте количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью. Как определить данную величину, сказано в пункте 9 Положения. Для этого нужно установить, сколько дней фактически отработал по графику пятидневной недели. А результат умножить на коэффициент 1,4.

Пример 3

С 5 мая 2003 года Тереньтеву С.Н. предоставлен отпуск на 28 календарных дней. Таким образом, расчетный период – с 1 февраля до 1 мая 2003 года. Февраль Тереньтев С.Н. отработал полностью, с 10 по 17 марта он болел, а 14, 15 и 16 апреля был в командировке.

Следовательно, в марте 2003 года Тереньтев С.Н. отработал 15 дней, это 21 календарный день (15 дн. х 1,4). А в апреле – 19 дней, или 26,6 календарного дня (19 дн. х 1,4).

За этот период Тереньтеву С.Н. начислена заработная плата, равная 9800 руб. Больничные и зарплата за время командировки не учитываются.

Среднедневной заработок Тереньтева С.Н. составил:

9800 руб. : (29,6 дн. + 21 дн. + 26,6 дн.) = 126 руб. 94 коп.

А отпускные Тереньтева С.Н. таковы:

126 руб. 94 коп. х 28 дн. = 3554 руб. 32 коп.

Если же отпуск предоставляется в рабочих днях, то бухгалтер должен сделать следующие расчеты. Начисленную сотруднику зарплату надо разделить на количество рабочих дней по графику 6-дневной недели. А если какой-либо месяц отработан не полностью? Тогда, чтобы найти число рабочих дней в этом периоде, нужно количество дней по графику 5-дневной недели умножить на коэффициент 1,2.

Пример 4

Воспользуемся условиями примера 3, но несколько изменим их. Допустим, что Тереньтеву С.Н. положен еще и дополнительный отпуск в размере 12 рабочих дней.

Получается следующее. Февраль 2003 года Тереньтев С.Н. отработал полностью, то есть по графику 6-дневной недели 23 дня. В марте он трудился 15 дней, или 18 дней (15 дн. х 1,2), исходя из 6-дневной рабочей недели. Что касается апреля, то в этом месяце Тереньтев С.Н. отработал 19 дней, или в пересчете на 6-дневную неделю 22,8 дня (19 дн. х 1,2).

Среднедневной заработок Тереньтева С.Н. равен:

9800 руб. : (23 дн. + 18 дн. + 22,8 дн.) = 153 руб. 61 коп.

А за дополнительный отпуск Тереньтеву С.Н. начислили:

153 руб. 61 коп. х 12 дн. = 1843 руб. 32 коп.

Еще одна особенность, на которую следует обратить внимание бухгалтеру: это расчет отпускных при суммированном учете рабочего времени. В этом случае средний заработок определяется исходя из среднечасовой зарплаты. Ее же, в свою очередь, можно получить, разделив начисленную за расчетный период зарплату на количество отработанных часов.

Затем среднечасовой заработок нужно умножить на количество рабочих часов в неделе. А уже результат умножают на число календарных недель, приходящихся на отпуск.

Корректировка отпускных при изменении зарплаты

Когда это происходит в течение расчетного периода, бухгалтер должен пересчитать те суммы, которые начислены за период, предшествующий данным изменениям. Для этого надо рассчитать соответствующие коэффициенты. Их получают, разделив новые оклады или тарифы на старые оклады или тарифы.

Затем, суммы, начисленные в каждом месяце расчетного периода, с учетом всех надбавок и премий, надо умножить на соответствующий коэффициент.

Тоже надо сделать и когда оклады повысили после расчетного периода, но до того дня, когда работник, допустим, ушел в отпуск. Однако в этом случае не следует умножать на коэффициент каждый месяц по отдельности. Можно просто взять средний заработок и его умножить на соответствующий коэффициент.

Пример 5

Воспользуемся условиями примера 8, но несколько изменим их. Предположим, что с 14 апреля 2003 года оклад Клюевой О.Л. повысился. И составил 3500 руб. До этого ее был 3000 руб. Таким образом, 11 дней отпуска оплачиваются по старому окладу, а остальные 17 дней – по новому окладу.

Напомним, среднедневной заработок Клюевой О.Л. – 112 руб. 71 коп. То есть отпускные за 11 дней составят:

11 дн. х 112 руб. 71 коп. = 1239 руб. 81 коп.

Коэффициент повышения оклада равен 1,17 (3500 : 3000). Следовательно, за оставшиеся 17 дней Клюевой О.Л. должны заплатить:

17 дн. х 112 руб. 71 коп. х 1,17 = 2241 руб. 80 коп.

Всего же отпускные составят 3481 руб. 61 коп. (1239,81 + 2241,8).

А если оклады поменяли во время отпуска, вынужденного прогула и т.п.? В этом случае надо пересчитывать ту часть среднего заработка, которая приходится на период с момента повышения окладов до конца отпуска или прогула.

Бухгалтерский учет отпускных

Средства, потраченные на отпускные, включают в фонд оплаты труда. То есть в бухгалтерском учете их относят в кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При этом по дебету счет ставят в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник. Например, если он работает на основном производстве, то дебетуется счет 20 «Основное производство». Если же сотрудник трудится в администрации предприятия, то это будет счет 26 «Общехозяйственные расходы».

Однако подобные проводки бухгалтер сделает лишь на ту часть отпуска, которая приходится на текущий месяц. Ту же часть, которая относится к следующему месяцу, отражают на счете 97 «Расходы будущих периодов». А когда этот месяц наступит, данную сумму спишут на счета 20, 26 и т.п. Такой порядок следует из пункта 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), которое утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н. Ведь, согласно этому пункту, расходы организации нужно отражать в бухгалтерском учете в том периоде, к которому они относятся. При этом не важно, когда были выплачены деньги.

Пример 6

Сотрудник ООО «Сатурн» Рогов Л.Б. написал заявление с просьбой предоставить ему с 19 мая 2003 года очередной отпуск в 28 календарных дня. При этом отпускные равны 5600 руб.

Получается, что за часть отпуска, которая приходится на май, Рогову Л.Б. заплатили 2600 руб. (5600 руб. : 28 дн. х 13 дн.). Оставшаяся часть отпускных относится к июню 2003 года.

В бухгалтерском учете ООО «Сатурн» делают такие записи:

в мае 2003 года:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

- 2600 руб. – начислены отпускные за май;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70

- 3000 руб. (5600 – 2600) – начислены отпускные, приходящиеся на июнь .

в июне 2003 года:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

- 3000 руб. – списаны отпускные, учтенные ранее как расходы будущих периодов.

Не секрет, что большинство сотрудников уходят в отпуск летом. Поэтому именно на это время приходится большая часть отпускных. Однако у организаций есть возможность равномерно в течение года включить отпускные в себестоимость продукции. Для этого нужно создать специальный резерв. Сделать это позволяет пункт 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности ив Российской Федерации. Оно утверждено приказом Минфина России от 29 июня 1998 г. № 34н.

Суммы, которые предназначаются для предстоящей оплаты отпусков, учитывают на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». В течение года все отпускные нужно списывать за счет резерва. При этом делают такие проводки:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26 …) КРЕДИТ 96

- создан резерв на предстоящую оплату отпусков;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70

- начислены отпускные за текущий месяц.

Пример 7

ООО «Витязь» продает в розницу продукты питания. В 2003 году организация решила создать резерв на оплату отпусков. Ежемесячно в резерв отчисляют 100 000 руб. При этом бухгалтер ООО «Витязь» делает такую запись:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 96

- 100 000 руб. – формируется резерв на оплату отпусков.

За май 2003 года бухгалтер начислит 120 000 руб. отпускных. В бухгалтерском учете ООО «Витязь» делают следующую проводку:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70

- 120 000 руб. – начислены отпускные за май 2003 года.

Часть резерва, которую не использовали, 31 декабря сторнируют. А если зарезервированных средств не хватило? Тогда сумму перерасхода списывают на себестоимость. Причем делают это в конце года.

Налогообложение отпускных

Итак, организация выплатила своим работникам отпускные. Рассмотрим, какие при этом налоги она должна заплатить.

налог на прибыль

В пункте 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ сказано, что отпускные относятся к расходам на оплату труда. Эти расходы уменьшают налогооблагаемый доход организации. Причем это относится к оплате как основных отпусков, так и дополнительных. Однако в отношении дополнительных отпусков есть небольшой нюанс. Он касается тех отпусков, которые организация сама установила своим сотрудникам сверх норм, предусмотренных законодательством РФ. В таком случае, суммы сверхнормативных отпускных предприятие не может учесть при расчете налога на прибыль. Такое требование содержится в пункте 24 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Пример 8

Орлова Н.Д. работает провизором в аптеке ООО «Лекарь». С 1 июня 2003 года работница уходит в отпуск. Помимо основного отпуска (28 календарных дней) Орловой Н.Д. положен еще и дополнительный отпуск – 12 рабочих дней (постановление Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г. № 298/П-22). Однако, заключая договор с работницей, администрация ООО «Лекарь» установила, что дополнительный отпуск составляет 15 рабочих дней.

Заработная плата Орловой Н.Д. за март, апрель и май равна 20 000 руб. Расчетный период сотрудница отработала полностью. Следовательно, ее среднедневной заработок:

20 000 руб. : 3 : 29,6 = 225 руб. 23 коп.

За время основного отпуска Орловой Н.Д. выплатят:

225 руб. 23 коп. х 28 дн. = 6306 руб. 44 коп.

Поскольку дополнительный отпуск предоставляется в рабочих днях, то среднедневной заработок рассчитывается исходя из дней работы по 6-дневному графику. В расчетном периоде таких дней – 75. То есть среднедневной заработок равен:

20 000 руб. : 75 дн. = 266 руб. 67 коп.

Оплата за дополнительный отпуск составляет:

266 руб. 67 коп. х 15 дн. = 4000 руб. 05 коп.

Всего за отпуск работнице заплатят:

6306 руб. 44 коп. + 4000 руб. 05 коп. = 10306 руб. 49 коп.

При этом сверхнормативные отпускные таковы:

266 руб. 67 коп. х (15 дн. – 12 дн.) = 800 руб. 01 коп.

В июне 2003 года в бухгалтерском учете ООО «Лекарь» делают следующие записи:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

- 7430 руб. 26 коп. (10 306 руб. 49 коп. : 43 дн. х 31 дн.) – начислены отпускные за июнь;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70

- 2876 руб. 23 коп. (10 306,49 – 7430,26) – начислены отпускные, приходящиеся на июль.

800 руб. 01 коп. не учитываются при расчете налога на прибыль. В свою очередь налогооблагаемый доход ООО «Лекарь» может уменьшить на 9506 руб. 48 коп. (10 306,49 – 800,01).

А когда организация должна списать отпускные на расходы по оплате труда? Это зависит от того, каким методом она рассчитывает налогооблагаемую прибыль – методом начисления или кассовым методом.

Если применяется метод начисления, то отпускные списывают в том месяце, к которому они относятся. Причем не важно, когда именно выплачены деньги (п. 1 и п. 4 статьи 272 Налогового кодекса РФ). То есть действует тот же самый порядок, что и в бухгалтерском учете.

Если же вы применяете кассовый метод, то всю сумму отпускных можно включить в расходы по оплате труда после того, как работнику выдадут деньги. Так сказано в статье 273 Налогового кодекса РФ.

А можно ли в налоговом учете создать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков? Да, можно. Порядок его формирования прописан в статье 324.1 Налогового кодекса РФ. Он схож с тем, что применяется в бухгалтерском учете. Однако в Налоговом кодексе РФ более четко прописано, как рассчитать отчисления в резерв. Напомним, что сумму таких отчислений получают, умножив фактические расходы на оплату труда за соответству3ющий месяц на процент отчислений. Именно эту сумму ежемесячно вы будете списывать на расходы по оплате труда.

Что касается процента резервных отчислений, то рассчитывается он следующим образом. Для начала вам надо определить приблизительный размер годовых расходов на оплату отпусков. Затем полученную сумму разделите на такие же предполагаемые расходы по оплате труда.

Вы можете использовать эти же правила и в бухучете. Это позволит вам сблизить налоговый и бухгалтерский учет и избежать дополнительной работы.

Единый социальный налог

На суммы, которые организация выплачивает своим сотрудникам, она обязана начислить единый социальный налог (ст. 236 Налогового кодекса РФ). Это в полной мере относится и к отпускным.

В то же время в базу по соцналогу не нужно включать ту суммы отпускных, которые начислены за время дополнительных отпусков, предоставленных сверх норм. Ведь, согласно пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ, если какие-либо выплаты нельзя учесть при расчете налога на прибыль, то на них не начисляют ЕСН. А как мы уже отметили, сверхнормативные отпускные не уменьшают налогооблагаемый доход.

Это же относится и к взносам на обязательное пенсионное страхование (ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Налог на доходы физических лиц

Отпускные включаются в совокупный доход работника. Следовательно, с этих сумм бухгалтер должен удержать налог на доходы физических лиц. При этом, неважно в каком размере выплачиваются отпускные: в пределах норм или нет.

Пример 9

Воспользуемся условиями примера 8.

Предположим, что никакие вычеты по налогу на доходы физических лиц Орловой Н.Д. не положено. ООО «Лекарь» не имеет права применять регрессивную шкалу ставок по ЕСН и страховым взносам в ПФР. К тому же Орлова Н.Д. родилась в 1950 году.

В июне 2003 года в бухгалтерском учете ООО «Юность» делают следующие проводки:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»

- 1340 руб. (10 306,49 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц.