Оформить накладную

А. Ильина

ГК не против

Ситуаций, когда товар не везут напрямую со склада поставщика на склад вашей фирмы, может быть несколько. Во-первых, дабы сэкономить время и деньги, товар часто перевозят со склада завода-изготовителя конечному покупателю, минуя фирму-посредника. Во-вторых, товар могут отпускать со склада ответственного хранения либо, наоборот, доставлять на такой склад. Рассмотрим, как в таких случаях нужно оформить товарную накладную.

Сначала проверим, не нарушает ли такая ситуация гражданское законодательство. В пункте 1 статьи 509 Гражданского кодекса сказано, что поставщик может отгрузить товар как покупателю, так и иному лицу, указанному в договоре поставки в качестве получателя. Отсюда следует, что в условиях поставки можно прописать, что товар может забрать не лично покупатель, а лицо, чьи реквизиты будут обозначены в договоре. Рассмотрим, как правильно выписать документы в этой ситуации.

Как известно, унифицированной формой по учету торговых операций является накладная ТОРГ-12 (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132). Она составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр является основанием для списания ТМЦ. Его оставляет у себя компания, сдающая товар. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования ТМЦ. И если накладная составлена неверно, есть шанс, что налоговики доначислят фирме налог на прибыль и НДС.

Доход признают всегда

Обратите внимание: накладная формы ТОРГ-12 не содержит реквизита «Покупатель», в ней указаны только «Плательщик» и «Грузополучатель».

Определение «Грузополучателя» можно найти в Законе от 10 января 2003 г. № 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта»: «грузополучатель (получатель) — физическое или юридическое лицо, управомоченное на получение груза, багажа, грузобагажа».

Поэтому, если в договоре поставки указано, что товар должен быть передан третьему лицу, у поставщика нет оснований указывать покупателя в строке «Грузополучатель». Он оформляет накладную в соответствии с условиями поставки. Для него данный документ – подтверждение выполнения условий договора, а именно отгрузки товара.

Рассмотрим, к каким последствиям для поставщика, грузополучателя и покупателя может привести тот факт, что покупатель в накладной указан только в качестве плательщика.

Начнем с поставщика. Он по этой сделке получает доход от продажи. Доходы, как вы понимаете, у него не снимут даже при неправильном оформлении первичных документов. Бюджет обделять налоговики не будут, это не в их интересах. А значит, негативные последствия для поставщика в этой ситуации сводятся к минимуму.

Безвозмездно, то есть даром

Теперь рассмотрим такой вопрос: не могут ли налоговики признать грузополучателя непосредственным приобретателем товара? Ведь именно его реквизиты указаны в накладной. Нет, в данном случае грузополучатель не будет являться стороной по договору. Сделка по-прежнему остается двусторонней. И сторонами по ней являются: поставщик и покупатель. В обязанности получателя входит только приемка груза.

Однако дабы себя обезопасить от претензий налоговиков, фирма, получающая груз, должна иметь письменные указания покупателя для принятия именно этой партии товара (либо, как мы рассматривали выше, доверенность) и заверенную печатью одной из сторон сделки копию договора поставки, в котором она названа грузополучателем. В противном случае у фирмы нет оснований принимать поставленный товар. В такой ситуации в интересах покупателя выслать для приемки товара своего сотрудника, снабдив его доверенностью, а с грузополучателем составить только акт по форме МХ-1.

Однако если полномочия грузополучателя не подтверждены, у него возникают риски по доначислению налогов. Ведь унифицированная форма накладной ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации (Постановление Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132). Это означает, что, если нет доказательств обратного, в соответствии с данной накладной именно грузополучатель должен оприходовать товар. При этом плательщиком он не является, и кредиторской задолженности у него не возникает.

В результате у налоговых органов могут быть основания признать данный товар безвозмездно полученным и доначислить налог на прибыль. Однако в подавляющем большинстве случаев грузополучатель способен доказать тот факт, что собственником товара он не является.

Покупатель всегда... не прав

Как вы понимаете, основные риски по неправильному оформлению накладных несет именно покупатель. У него при проверке могут снять расходы по приобретению товаров и вычеты по НДС.

Если при проверке инспекция обнаружит неправильно оформленные документы, то помимо доначислений организация-покупатель может еще и заплатить штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Ведь под грубым нарушением понимается в том числе и отсутствие первичных документов (п. 3 ст. 120 НК). А такое понятие, как «отсутствие первичных документов», налоговые инспекции на местах трактуют очень широко.

Разъяснения по данному вопросу даны, в частности, в Письме УФНС по г. Москве от 16 декабря 2005 г. № 20-12/93109. В нем налоговики указали, что «для подтверждения факта получения товаров покупателем-грузополучателем от поставщика по транзитной сделке приобретения товара необходимо наличие товарной накладной по унифицированной форме № ТОРГ-12, оформленной в соответствии с законодательством».

Организация-покупатель не имеет права принимать к учету документ, не соответствующий утвержденной форме либо с неправильно заполненными реквизитами. Следовательно, она не может уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на сумму стоимости товара, указанной в такой накладной, и принимать к вычету НДС.

Правильно принять товар

Итак, какие же документы, помимо накладной, нужны для приемки товара?

Для начала разберемся, что нужно оформить в ситуации, когда товар везут не на склад фирмы-покупателя, но приемку ведет ее работник.

Такой вариант предусмотрен Методическими рекомендациями, утвержденными письмом Комитета по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5. В пункте 2.1.1 Методических рекомендаций сказано, что движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). Накладная может выступать как приходным, так и расходным документом. Ее должны подписывать материально-ответственные лица, сдавшие и принявшие товар. Также накладная должна быть заверена круглыми печатями поставщика и получателя.

Если же товары получает материально-ответственное лицо вне склада покупателя, то необходима доверенность, которая подтверждает его право на получение товара (п. 2.1.4 Рекомендаций).

Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей» от 14 января 1967 г. № 17. В этом документе сказано, что данная доверенность может быть выдана только сотруднику фирмы-покупателя.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда товар принимает сотрудник третьей организации — например, хранителя.

Одним из основных реквизитов первичных документов являются подписи лиц, ответственных за совершение операции в соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В рассматриваемой ситуации в первичном документе, дающем право принять товар на учет, в строке «Грузополучатель» будет стоять печать и подпись той фирмы, что реально принимала товар. Может ли такой документ служить основанием для оприходования товара покупателем? Если покупатель докажет, что лицо, подписавшее ТОРГ-12, действовало в качестве его уполномоченного представителя, то может. Для этого фирма-покупатель должна выписать компании-грузополучателю доверенность на получение товара от поставщика, согласно пункту 1 статьи 182 Гражданского кодекса.

Итак, мы приходим к выводу, что подписывать накладную ТОРГ-12 в качестве грузополучателя может либо материально-ответственное лицо покупателя, либо лицо, уполномоченное покупателем на приемку товара. При этом полномочия его должны быть подтверждены доверенностью, оформленной в соответствии с действующим законодательством.

Доверяй, но оформляй

Теперь рассмотрим, каким образом следует оформить доверенность. При получении товара сотрудником фирмы-покупателя ему необходимо выписать доверенность, составленную по форме М-2 или М-2а. Она утверждена Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а.

Если же товар получает работник другой фирмы, тогда реквизиты доверенности должны соответствовать нормам главы 10 Гражданского кодекса.

Если в договоре поставки в качестве получателя товара указано юридическое лицо, то доверенность должна быть выдана на имя этого юрлица.

В соответствии с пунктом 5 статьи 185 Гражданского кодекса доверенность подписывает руководитель фирмы-покупателя или другое лицо, уполномоченное на это учредительными документами фирмы. Также на доверенности необходимо поставить печать организации. Кроме этого, доверенность должна содержать следующие данные: дату составления, реквизиты представителя и предоставляемого, а также существо полномочий.

Если характер действий, на осуществление которых выдана доверенность, не предусматривает нотариального удостоверения, доверенность составляется просто в письменной форме. Если срок действия доверенности не указан, по умолчанию она считается выданной на один год. Поэтому на доверенности обязательно должна быть указана дата ее выдачи.

Доверенности, которые выданы на получение товара от поставщика, фактически ограничены сроком действия соответствующего договора.

И еще один важный момент. Когда товар получает сотрудник третьей фирмы, на товарной накладной должна стоять печать грузополучателя. В противном случае необходима дополнительная доверенность, оформленная на имя того человека, который непосредственно будет получать груз. Такую доверенность выдает и заверяет подписями и печатью сама фирма-грузополучатель, и составляется она по форме М-2. При наличии этих двух доверенностей печать на накладной ТОРГ-12 не ставится.

Резюме

Подведем итоги. Итак, если товар принимается вне склада покупателя, по строке «Грузополучатель» нужно указать:

• организацию покупателя — в случае, если товар принимает по доверенности сотрудник фирмы, приобретающей право собственности на товар;
• организацию грузополучателя — если у нее есть доверенность на представительство интересов покупателя.

Любые другие варианты — неправомерны. При приемке товара фирмой-представителем покупателя она на основании доверенности, полученной от покупателя, выдает свою доверенность сотруднику, непосредственно принимающему товар (последнюю лучше составить в двух экземплярах). В накладной ТОРГ-12 данный сотрудник только расписывается (печать не ставится) и отдает поставщику один экземпляр накладной и один экземпляр своей доверенности. Правомочия выдачи данной доверенности грузополучателем должны быть подтверждены договором поставки.

Второй экземпляр накладной ТОРГ-12 передается приобретателю товара со вторым экземпляром доверенности, выданной на материально-ответственное лицо — получателя товара. Никакой дополнительной информации в накладной ТОРГ-12 грузополучатель указывать не должен.

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.