Бухгалтерский аутсорсинг

Людмила, оцените потребность российских предприятий в передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг. Кто чаще всего является вашими клиентами? Какие программы наиболее востребованы?

Наиболее часто к передаче на аутсорсинг бухгалтерских функций прибегают иностранные компании, или компании с иностранным капиталом. Практика аутсорсинга широко применяется во всем мире, поэтому такие компании даже не думают, передавать ли функцию на аутсорсинг или нет, а решают только вопрос о выборе провайдера услуг. Но последние несколько лет российские компании также приходят к осознанию того, что благодаря аутсорсингу можно минимизировать налоговые риски, избежать зависимости от персонала, и снизить затраты времени менеджмента на управление бухгалтерией. Крупные российские компании росли за счет слияний и поглощений и получили в наследство разрозненные системы оплаты труда, различное программное обеспечение, используемое для расчета зарплаты и ведения бухучета. В результате - серьезные проблемы с консолидацией данных и своевременным получением отчетности в едином формате. Решают эти проблемы путем передачи функций на аутсорсинг. Наиболее часто на аутсорсинг передается или функция ведения кадрового делопроизводства совместно с расчетом заработной платы, или целиком бухгалтерский учет, включая расчет заработной платы и ведение кадрового делопроизводства, некоторые компании передают на аутсорсинг также и ведение управленческого учета.

Какова эффективность привлечения стороннего специализированного подрядчика для предприятий? Когда следует прибегать к услугам аутсорсера?

Когда компания быстро растет, основные силы менеджмента сконцентрированы на управлении ростом бизнеса, однако выстраивание учетной функции также требует значительных управленческих и финансовых ресурсов. В этой ситуации привлечение стороннего провайдера, имеющего уже большой опыт в регламентировании процессов, настройке бухгалтерского программного обеспечения поможет в решении этой проблемы. Как правило, на каком-то этапе все холдинговые структуры должны принять решение – передавать ли бухгалтерию на ауторсинг или создавать централизованную бухгалтерию для того, чтобы получать своевременную отчетность и снизить издержки на бухгалтерскую функцию в результате эффекта масштаба. Быстро почувствуют эффект от аутсорсинга и небольшие компании, для которых достаточно дорого нанимать большой штат высококвалифицированных сотрудников, однако они могут получать услуги от таких сотрудников аутсорсинговых компаний.

Оцените объем издержек предприятия при привлечении аутсорсинга?

В случае передачи бизнес-процесса на аутсорсинг, необходимо корректно оценить стоимость внутренней функции. Обычно учитывают только заработную плату сотрудников и ЕСН, но забывают о таких компонентах, как стоимость обучения сотрудников, стоимость замены на время отпусков и больничных, стоимость поиска сотрудника в случае его увольнения и восстановления в связи с этим потерянных знаний, стоимость поддержки программного обеспечения и стоимость рабочего места бухгалтера, стоимость консультационной поддержки, не говоря уже о стоимости рабочего времени руководителей высшего звена, которые тратят его на контроль работы бухгалтерии и решения ее проблем, а также стоимость ошибок бухгалтеров.
Если учесть все эти факторы, то в результате передачи бизнес-процесса на аутсорсинг компании могут добиться снижения издержек на 5–15%. Кроме того, необходимо сравнивать подобное с подобным. Если в случае передачи бизнес-процесса на аутсорсинг качество возросло – т.е. снизилось количество ошибок, повысилось время реакции и т.д. и т.п., то, естественно, стоимость процесса может несколько возрасти.

С какими проблемами сталкивается компания-аутсорсер при работе с персоналом компании-заказчика?

Передача функции на аутсорсинг – это целый проект, которым нужно управлять, как со стороны провайдера, так и со стороны клиента. Для этого требуется назначение менеджера проекта со стороны клиента, введение проектного управления с мониторингом статуса проекта, регулярными коммуникациями и т.д. Если такого не происходит, то провайдер может столкнуться с проблемами своевременного получения информации.

Переходу предприятия на аутсорсинг предшествует обследование бизнес-процессов компании. С какими проблемами сталкиваются ваши специалисты в процессе проведения бизнес-анализа?

Обследование бизнес-процессов включает в себя, как правило, анализ имеющихся в наличии документов, регламентирующих процесс, а также интервьюирование ключевых участников процесса. В случае если результаты интервью и анализ документов противоречат друг другу, нам приходится обращаться к менеджеру проекта со стороны клиента для получения необходимых уточнений.