Возмещение сотрудниками стоимости междугородних и международных телефонных переговоров

Т. Сильвестрова

Общее положение
об оказании услуг телефонной связи

Услуги телефонной связи предоставляются на основании заключенных договоров. Это следует из п. 24 Правил оказания услуг телефонной связи[1]. Ежемесячно, поскольку расчетный период по услугам телефонной связи не должен превышать месяц согласно п. 110 указанных правил (если иное не предусмотрено условиями договора), организация получает счет на оплату услуг телефонной связи и акт оказанных за месяц услуг. Как правило, названные документы за предыдущий месяц поступают в организацию в начале текущего месяца.

Согласно п. 114 Правил оказания услуг телефонной связи счет, выставляемый абоненту за услуги местной телефонной связи, должен содержать:

а) реквизиты абонента и оператора связи;

б) расчетный период, за который выставляется счет;

в) номер лицевого счета абонента (при предварительном платеже);

г) данные о суммарной продолжительности местных телефонных соединений за расчетный период (при повременном учете);

д) сумму, предъявляемую к оплате;

е) сумму остатка на лицевом счете (при предварительном платеже);

ж) дату выставления счета;

з) срок оплаты счета.

Счет, выставляемый абоненту за услуги междугородной и (или) международной телефонной связи, помимо вышеперечисленных реквизитов дополнительно содержит следующие сведения (п. 115 Правил оказания услуг телефонной связи):

а) сумму, предъявляемую к оплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;

б) виды оказанных услуг телефонной связи;

в) коды географически определяемых зон нумерации или коды географически не определяемых зон нумерации, в ресурс нумерации которых входят абонентские номера, с которыми состоялись телефонные соединения;

г) дату оказания каждой услуги телефонной связи;

д) объем оказания каждой услуги телефонной связи.

Как правило, телефонная компания выставляет организации – потребителю один счет, в котором отражается стоимость оказанных услуг местной, междугородной и международной связи. Счет на оплату услуг телефонной связи доставляется оператором абоненту в течение 5 дней с даты его выставления.

Правилами оказания услуг телефонной связи предусмотрено, что по обращению абонента оператор связи обязан произвести детализацию счета, сделать так называемую распечатку телефонных переговоров, то есть предоставить дополнительную информацию об оказанных услугах. За это может взиматься отдельная плата. Распечатка телефонных переговоров содержит информацию о том, с какого телефонного номера и на какой был произведен звонок, дату звонка, его продолжительность и стоимость согласно действующему тарифу.

Обычно руководитель организации своим приказом назначает одного из сотрудников ответственным за проверку представленных в распечатке телефонных номеров на предмет их служебной целесообразности. Получив распечатку, данное лицо выявляет, с какого номера и кем были совершены телефонные звонки неслужебного характера. Однако на практике встречаются ситуации, когда сотрудник самостоятельно сообщает ответственному лицу о произведенных им телефонных переговорах личного характера со служебного телефона.

Налоговый учет
внесенной сотрудником

Для подтверждения правомерности взимания с работников средств за совершенные ими личные телефонные переговоры издается приказ руководителя учреждения, свидетельствующий о том, что суммы, соответствующие оплате личных разговоров, компенсируются работниками. Для того чтобы определиться, как в бухгалтерском учете будут отражаться операции по возмещению стоимости личных телефонных переговоров, следует ответить на несколько вопросов, которые, как показывает практика, возникают у бухгалтеров.

Можно ли квалифицировать возмещение расходов сотрудниками по произведенным телефонным переговорам в личных целях как взимание платы за оказанные им услуги? Подлежит ли данная операция обложению НДС?

Для ответа на этот вопрос следует обратиться к нормам Налогового кодекса, в соответствии со ст. 146 которого объектом налогообложения признается реализация товаров (работ, услуг) на территории РФ. Согласно ст. 39 НК РФ реализацией товаров, работ или услуг организацией признается соответственно передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому. В данной ситуации организация не реализует работникам – физическим лицам услуги междугородной и международной связи, так как право на предоставление таких услуг ей не принадлежит и это не предусмотрено договором с телефонной компанией. Таким образом, возмещение расходов сотрудниками по личным телефонным переговорам не является взиманием платы за оказанные учреждением услуги, поскольку они в данном случае не предоставлялись. Бюджетная организация лишь получает возмещение своих расходов, связанных с оплатой междугородных переговоров работников, не обусловленных производственной необходимостью. Следовательно, в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ получение денег в кассу организации от работников – физических лиц нельзя признать объектом обложения НДС.

Следует заметить, что в случае если услуги связи оплачивались за счет средств, полученных организацией от приносящей доход деятельности, подлежащей обложению НДС, то согласно п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг) на территории РФ, необходимых для осуществления производственной деятельности или иных операций, признаваемых объектами налогообложения в соответствии с гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ. Исходя из положений данного пункта организация вправе принять к вычету только ту сумму НДС, которая приходится на часть стоимости переговоров, связанных с производственной необходимостью, осуществленных в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС.

Если часть телефонных переговоров была произведена для выполнения операций, как облагаемых, так и не облагаемых НДС (например, телефонные звонки совершались для решения вопросов по уставной деятельности), то сумма НДС, предъявленная оператором, принимается к вычету (учитывается в стоимости телефонной услуги) в той пропорции, в которой услуги были использованы для выполнения операций по деятельности, подлежащей обложению НДС (освобожденной от обложения НДС) (п. 4 ст. 170 НК РФ). Здесь возникает вопрос о раздельном учете сумм НДС при совершении операций, как облагаемых, так и не облагаемых НДС[2].

Телефонная компания выставила бюджетному учреждению счет за оказанные ею услуги в июне 2007 г. на сумму 5 310 руб., в том числе НДС – 810 руб. Услуги связи были оплачены бюджетным учреждением за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, операции по осуществлению которой подлежат обложению НДС. Услуги связи в июне использовались как для ведения уставной деятельности, так и для осуществления приносящей доход деятельности, подлежащей обложению НДС. Кроме того, согласно распечатке телефонных звонков со служебного телефона был совершен телефонный звонок в личных целях. Его стоимость – 826 руб., в том числе НДС – 126 руб., была компенсирована работником через кассу учреждения. Сумма бюджетных ассигнований за июнь составила 1 750 000 руб. Выручка бюджетного учреждения от реализации услуг за этот месяц – 890 000 руб.

Определим пропорцию, согласно которой сумма НДС будет принята к вычету:

Рассчитаем сумму НДС, принимаемую к вычету: (810 руб. – 126 руб.) х 33,71% = 230, 58 руб.

---------------------------------------

Является ли компенсация стоимости телефонных переговоров в личных целях доходом, получаемым организацией, подлежащим включению в налоговую базу по налогу на прибыль?

При исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организации могут:

– принимать в расходы сумму затрат по услугам связи за минусом стоимости телефонных переговоров, совершенных сотрудниками в личных целях;

– учитывать в расходах общую сумму затрат по услугам связи, не вычитая из нее стоимость личных телефонных переговоров сотрудников.

В случае если организация включила при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по услугам связи за минусом стоимости личных переговоров своих сотрудников, то компенсация стоимости переговоров, внесенная сотрудниками, не является доходом организации, и вот почему. В соответствии со ст. 247 НК РФ объектом обложения налогом на прибыль организаций признается прибыль, полученная налогоплательщиком. Прибылью в целях применения гл. 25 «налог на прибыль организаций» НК РФ признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов, которые также определяются в соответствии с гл. 25 НК РФ. Статьей 248 НК РФ установлено, что доходы организации – это доходы от реализации ею товаров (работ, услуг) и имущественных прав, а также внереализационные доходы. Как было определено выше, в соответствии со ст. 39 НК РФ

Несколько иная ситуация возникает, в случае если организация при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль учла в затратах всю стоимость телефонных переговоров, в том числе совершенных сотрудниками в личных целях. На этот счет Минфин дал разъяснения в Письме от 29.03.2006 № 03-03-04/1/297. В нем на вопрос о том, признаются ли доходами организации в целях налогообложения прибыли средства, поступающие в кассу от работников или удерживаемые из их зарплаты в возмещение расходов по произведенным указанными работниками телефонным переговорам
в неслужебных целях, сказано следующее: данные средства для целей налогообложения прибыли признаются доходом организации и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль в порядке, установленном гл. 25 НК РФ, в случае если расходы по оплате услуг связи ранее были учтены при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

По нашему мнению, признавать в качестве дохода сумму денежных средств, полученную в качестве возмещения стоимости телефонных переговоров, следует только в том случае, если услуги телефонной связи были оплачены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. При этом нужно учитывать нормы п. 3 ст. 321.1 НК РФ.

В случае если расходы по услугам связи осуществляются за счет бюджетных средств и телефонная связь используется в рамках уставной деятельности, внесенная работником плата за произведенный телефонный звонок по междугороднему телефону в личных целях не является доходом организации и не учитывается при исчислении налога на прибыль. Это следует из пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ. В нем сказано, что при определении налоговой базы не учитываются доходы в виде имущества, полученного налогоплательщиком в рамках целевого финансирования. К средствам целевого финансирования относятся, в том числе, средства бюджетов бюджетной системы РФ. К средствам бюджетов всех уровней, государственных внебюджетных фондов, выделяемым бюджетным учреждениям по смете доходов и расходов бюджетного учреждения, но не использованным по целевому назначению в течение налогового периода либо использованным не по целевому назначению, применяются нормы бюджетного законодательства РФ. Таким образом, средства, вносимые работниками в качестве компенсации стоимости телефонных переговоров в личных целях, можно рассматривать как средства бюджета, а они, соответственно, не учитываются при определении налоговой базы. Здесь также хотелось бы привести Письмо от 26.10.2006 № 02-14-10а/2851, в котором Минфин говорит о том, что денежные средства, внесенные сотрудником за междугородний звонок, который был оплачен бюджетной организацией с подстатьи 221 «Услуги связи» ЭКР, следует считать восстановлением фактических и кассовых расходов учреждения по этой статье.

Бухгалтерский учет

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ[3] расходы по услугам связи отражаются по подстатье 221 «Услуги связи» ЭКР. В бухучете по уставной деятельности они отражаются по счету 1 401 01 221 «Расходы на услуги связи», а по деятельности, приносящей доход, – по счету 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».

Рассмотрим, как в бухгалтерском учете отражается компенсация стоимости расходов по услугам связи сотрудниками организации.

На практике нередко встречается следующая ситуация.

Бюджетное учреждение за счет средств бюджета в июле 2007 г. оплатило счет телефонной компании за июнь 2007 г. в сумме 7 316 руб., в том числе НДС – 1 116 руб. Согласно полученной распечатке телефонных переговоров сотрудник организации произвел междугородние звонки в личных целях. Их стоимость составляет 1 416 руб., в том числе НДС – 216 руб. Стоимость распечатки телефонных переговоров – 200 руб., в том числе НДС – 30,51 руб.
Сотрудник компенсировал расходы по произведенным им телефонным переговорам, внеся денежные средства в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

(*) Оплата стоимости телефонных переговоров может производиться не только безналичным путем, как это показано в примере, но и наличным. В этом случае подотчетное лицо организации вносит в кассу телефонной компании денежные средства за распечатку, а позже отчитывается за произведенные им расходы.

При оплате счета по услугам связи и внесении денежных средств в кассу учреждения возникает разрыв во времени, в течение которого возможна проверка. Контролирующие органы могут квалифицировать оплату за счет бюджетных ассигнований произведенных работниками личных переговоров как нецелевое использование бюджетных средств. Согласно ст. 15.14 КоАП РФ использование бюджетных средств их получателем на цели, не соответствующие условиям их получения, утвержденным бюджетом, бюджетной росписью, уведомлением о бюджетных ассигнованиях, сметой доходов и расходов либо иным документом, являющимся основанием для получения бюджетных средств, признается нецелевым их использованием, соответственно, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ. Выход из ситуации может быть следующим: первоначально получать в кассу учреждения денежные средства в качестве платы за произведенные переговоры со служебного телефона в личных целях, а затем производить расчет с телефонной компанией.

Можно ли удерживать из заработной платы работника стоимость телефонных переговоров, совершенных им по личным вопросам?

Компенсация стоимости телефонных переговоров, как правило, вносится в кассу учреждения. Вариант удержания ее из заработной платы работника возможен. При этом следует учитывать два обстоятельства:

1) необходимо заявление работника, разрешающее удерживать из его заработной платы данные суммы;

2) удержание должно производиться в части оплаты труда работника по приносящей доход деятельности, соответственно, оплата услуг связи организацией должна быть произведена за счет этих средств.

Почему удержание стоимости телефонных переговоров из заработной платы работника может осуществляться только в рамках приносящей доход деятельности, спросите вы. Дело в том, что если данную операцию производить в рамках уставной деятельности без решения суда, то необходимо через органы казначейства (если лицевой счет бюджетного учреждения обслуживается этим органом) сделать «переброску» между подстатьями 211 «Заработная плата» и 221 «Услуги связи» ЭКР, что, как вы сами понимаете, очень проблематично. Территориальные органы Федерального казначейства, как правило, этого не допускают. Если удержание с работника суммы стоимости личных телефонных переговоров со служебных телефонов производится при наличии судебного решения (исполнительного листа), то органы казначейства разрешают совершать данную операцию.

Рассмотрим ситуацию, при которой сумма компенсации удерживается в добровольном порядке из заработной платы работника.

Воспользуемся условиями примера 2, предположив, что услуги связи были оплачены за счет средств, полученных в рамках предпринимательской деятельности, не облагаемой НДС. Денежные средства в размере стоимости личных телефонных переговоров (1 416 руб.) были удержаны из заработной платы работника, которая составляет 7 000 руб., начисленной также в рамках предпринимательской деятельности.

[1] Правила оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 18.05.2005 № 310.

[2] От редакции: о порядке распределения сумм НДС при совершении операций, облагаемых и не облагаемых данным налогом, а также об организации в этом случае раздельного учета НДС читайте в статье Ю. Васильева «Раздельный учет НДС при осуществлении облагаемых и необлагаемых операций», № 7, 2007.

[3] Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 08.12.2006 № 168н.

Автор - зам главного редактора журнала «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение»