Забыли?!

Бывает, что поставщики задерживают документы на поступивший товар. А бухгалтеру приходится ломать голову, как учесть товарно-материальные ценности без первички.

Организации и предприниматели в процессе деловой деятельности сталкиваются с нерадивыми поставщиками. Причем их нерадивость может заключаться не только в том, что они допустили пересортицу, привезли бракованный товар или поставили его не вовремя. Бывает, что они привозят его без каких-либо сопроводительных документов, а накладные и счета-фактуры приносят через год или более. Обычно руководителей фирм этот вопрос мало волнует. С их точки зрения, все в порядке: товар есть, долга перед партнером нет – значит, и проблем нет.

А вот бухгалтер получает дополнительную головную боль. Ведь если нет первичных документов, нельзя отразить приобретенное имущество в бухучете (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). А раз так, то и нельзя принять НДС к вычету, поскольку и товар не оприходован, и счета-фактуры нет (п. 1 ст. 172 НК РФ). Кроме того, невозможно увеличить затраты в налоговом учете: как можно включить в расходы стоимость предметов, которых у предприятия нет, пусть даже формально?

В итоге, если товарно-материальные ценности не оприходованы, их нельзя использовать для нужд организации. В таком случае представьте себе ситуацию, когда инспектор при проверке находит подобное имущество. Разумеется, он сочтет его излишком, выявленным при инвентаризации. И бухгалтеру придется волей-неволей оприходовать его по рыночной стоимости (приказ Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н) и увеличить на эту сумму доходы в налоговом и бухгалтерском учете (п. 8 ПБУ 9/99 и п. 20 ст. 250 НК РФ). Конечно, можно отвертеться, сказав, что из дому принесли, но эта отговорка пройдет только для определенного вида ценностей, например компьютера. А вот 10 тонн аскорбиновой кислоты за свои не выдашь.

Правильнее всего – сесть на шею такому недобросовестному партнеру и не отставать от него до тех пор, пока он не представит документы. А если он находится в другом городе? Первичка и счета-фактуры придут не скоро. Что же тогда? Сидеть и ждать. Но это не способ избежать проблем. Можно и не дождаться.

ЧИН ЧИНОМ

Если к вам поступило имущество без документов, надо составить акт приема-передачи в двух экземплярах. Форма этого документа не установлена, поэтому бухгалтеру фирмы-покупателя придется разработать ее самостоятельно с учетом требований пункта 2 статьи 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Это значит, что в нем должны содержаться следующие обязательные реквизиты: наименование, дата составления, название организации-покупателя, содержание хозоперации, ее измерители в стоимостном и натуральном выражении, наименование и личные подписи должностных лиц. Акт необходимо составить сразу при поступлении товарно-материальных ценностей, заверить его подписями ответственных лиц продавца и покупателя и скрепить печатями.

На основе этого документа организация может оприходовать имущество и использовать его для хозяйственных нужд. Но такой порядок действий возможен лишь тогда, когда представитель поставщика имеет при себе печать организации и обладает правом подписи.

Правда, входной НДС по данному имуществу нельзя будет принять к вычету до тех пор, пока не будет счета-фактуры. Конечно, можно обойтись и без счета-фактуры, но тогда придется отстаивать свои права в суде (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17 декабря 2003 г. № Ф04/ 6319-921/А67-2003).

Если бухгалтер не хочет терять время, он может воспользоваться возможностями, предоставляемыми Налоговым кодексом: составить счет-фактуру самостоятельно. Дело в том, что перечень обязательных реквизитов – закрытый. Например, оттиск печати не входит в их число (п. 5 ст. 169 НК РФ).

Следовательно, счет-фактура может быть без печати. Что же касается подписей на счете-фактуре, то данный документ может быть подписан лицами, уполномоченными на то руководителем и главным бухгалтером (п. 6 ст. 169 НК РФ). Это значит, что бухгалтер может сам составить счет-фактуру, затребовать у руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика доверенность на подпись данного документа – и НДС можно смело принимать к вычету. А когда поставщик пришлет оригинальный счет-фактуру, «самодельный» можно заменить подлинным*.

Такой способ хорош, но не всегда реализуем. Дело в том, что директор или другое ответственное лицо не всегда берет с собой печать и сопровождает груз до покупателя.

НЕСТАНДАРТНАЯ ТИПИЧНАЯ СИТУАЦИЯ

Может так случиться, что имущество доставлено курьером или шофером, у которого нет с собой печати организации, и поэтому он не может расписаться на составленном акте.

Что делать в этом случае? Можно отдать товар обратно, но пойти на это могут немногие. Особенно если деньги поставщику уже заплатили.

Тогда покупателю ничего не остается, как составить акт о принятии товаров на ответственное хранение и известить об этом продавца. Лучше всего это сделать в письменной форме – направить поставщику извещение заказным письмом с уведомлением. В таком случае материальные ценности, будь то запасы или основные средства, придется учитывать за балансом.

Когда же «нерадивый» контрагент наконец пришлет первичку и счета-фактуры, имущество можно будет принять к бухгалтерскому учету. Причем оприходовать его нужно в тот момент, когда пришли документы. Эту операцию тоже нужно оформить актом, который будет подшит к первичному документу поставщика (например, товарной накладной).

Сделать это необходимо для того, чтобы у проверяющих впоследствии не возникало вопросов, почему накладная на одну дату, а имущество принято к учету в другое время, например через год. В противном случае они могут потребовать пересчитать налог на имущество (например, если без документов пришло основное средство). А это никому не нужно.

Конечно, нельзя сказать, что покупатель полностью избавится от всех проблем. Он может только отделаться от лишних вопросов со стороны налогового инспектора. До поры до времени он все равно не сможет пользоваться товаром.

ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЙ УДАР

Решить проблему неотфактурованных поставок лучше всего «на корню», а именно на стадии заключения договора. В договор следует включить пункт, согласно которому поставщик будет обязан передавать вместе с товаром правильно оформленные первичные документы и счета-фактуры. А также установить штраф за нарушение поставщиком этого положения договора. Кстати, даже если вы не предусмотрите в договоре штрафы, от поставщика все равно можно будет требовать возмещения убытков (ст. 15 ГК РФ).

А они налицо: невозможно было вовремя принять к вычету НДС – пришлось переплачивать налог в бюджет, не могли воспользоваться материалами – встало производство, не смогли выполнить заказ – потеряли ценного клиента.