«Победить» недостачу

Правильно отразить недопоставку товара или избежать ее — это одна из основных задач для бухгалтера. В крупных фирмах, которые занимаются розничной или оптовой торговлей, очень часто возникают проблемы с поставщиками из-за того, что товар не привезли вовремя. Поэтому продумать пути решения этого вопроса стоит заранее.

Юлия Лакша

Поверить на слово

Бухгалтерам крупных организаций, которые занимаются розничной или оптовой торговлей, приходится обрабатывать немалый объем первичных документов, что связано с большим количеством поставщиков. В таких условиях могут возникнуть ситуации, когда при приеме товара сотрудники склада обнаруживают недостачу. Если причина этому кроется лишь в невнимательности поставщика, то самый простой способ решить подобную проблему — это договориться с контрагентом. Отправитель просто вносит необходимые исправления в документы и передает их получателю. Конечно, большое значение здесь приобретают личностные взаимоотношения, уровень сотрудничества с поставщиком и взаимопонимание сторон.

Но, к сожалению, такой выход не всегда возможен. Не секрет, что внутри крупной фирмы с большим товарооборотом не всегда могут договориться и сами сотрудники — бухгалтеры с логистиками, закупщики с сотрудниками склада. Что уж говорить о переговорах с поставщиками! А результат — потеря или несвоевременная передача документов, ошибки при пересчете, неверное занесение данных в программу, и все эти проблемы могут исказить данные учета, если бухгалтер своевременно их не обнаружит.

Важно

В договоре следует зафиксировать требование, согласно которому одновременно с передачей товара партнер передает необходимые вам документы. Отдельным пунктом можно оговорить, что подпись актов и накладных со стороны получателя будет осуществляться только после проверки качества, количества и ассортимента товара.

Поможет договор

Чтобы избежать спорных ситуаций с поставщиком из-за выявленных недостач, все условия необходимо заранее прописать в договоре, который заключается с контрагентом. Если партнер настроен на долгосрочные и плодотворные отношения, то он будет в этом заинтересован. При этом в соглашении следует указать как количество товара, так и сроки его поставки (ч. 2 ст. 511 ГК РФ). Целесообразно будет предусмотреть размеры штрафов и неустоек за недопоставку — это позволит максимально упорядочить и дисциплинировать действия партнера, что поможет наладить с ним конструктивные отношения.

Если при получении товара было обнаружено, что его качество, ассортимент или количество не соответствует указанным в сопроводительных документах данным, то необходимо оформить акт. Для отечественных товаров это делается в соответствии с формой № ТОРГ-2, если же получена импортная продукция, то составляйте акт формы № ТОРГ-3 (утв. постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132). В них необходимо перечислить те товары, по которым выявлена недостача, и обязательно сделать пометку в конце о том, что по остальным позициям расхождений не обнаружено. В том случае, если товар перевозила сторонняя транспортная организация, нужно использовать форму акта, действующую на транспорте. Специальный бланк в этом случае предусмотрен только для железнодорожного транспорта (Правила составления актов при перевозках грузов железнодорожным транспортом, утв. Приказом МПС России от 18 июня 2003 г. № 45). Данные акты служат юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.

Еще один выход — это отказаться от принятия товаров, но тогда необходимо обязательно уведомить об этом поставщика. В случае, если отправитель согласен с тем, что недопоставка товара — его упущение, он должен довезти недостающие позиции. Какие именно — решается по соглашению сторон. Зачастую поставщик свой недовоз «закрывает» излишками другой поставки или даже товаром другого наименования. Подобные процедуры возможны, но делаются только с разрешения покупателя.

Отказ от договора

В случае возникновения разногласий по условиям договора поставки при его заключении сторона, которой предложили заключить соглашение, должна в течение тридцати дней со дня получения этого предложения принять меры по согласованию соответствующих условий договора. Срок может быть изменен по договоренности между партнерами. Если же описанные условия не приемлемы, то фирма имеет право отказаться от заключения договора, уведомив об этом своего партнера.

В случае, если контрагент получил предложение по соответствующим условиям договора, но не принял мер по их согласованию и не уведомил другую сторону об отказе, то он обязан возместить убытки, вызванные уклонением от согласования условий договора (ст. 507 ГК РФ).

Сами виноваты

Если руководство фирмы доверяет данным поставщика, товар ставят на учет согласно его документам, а недостачу списывают. Какими проводками отразить это в учете — решать бухгалтеру. Недостачи отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если виновное лицо установлено, то расчеты отражаются по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или на счете 91.2 «Прочие расходы», когда виновное лицо не установлено.

Для того чтобы зафиксировать в учете фактические данные, необходимо проведение инвентаризации. Порядок подобной проверки определяет руководитель организации на основании статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете».

Приход товара и отражение недостач отражается в учете в следующем порядке:

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— получен товар от поставщика

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— отражена сумма НДС

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета»
— оплата поставщику

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 41 «Товары»
— отражена недостача товара

Далее исходя из принятого решения недостачи списываются за счет виновного лица:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
— отражена сумма ущерба, которую должен возместить работник

Далее возможно удержать сумму недостачи из зарплаты сотрудника или же предложить виновному лицу внести деньги в кассу самостоятельно.

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям
— сумма ущерба удержана из зарплаты

Дебет 50 «Касса» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям
— поступление денежных средств в счет погашения ущерба.

Списание недостачи на расходы компании, если виновное лицо отсутствует, отражается проводками:

Дебет 91.2 «Прочие расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
— списан убыток

Чем раньше, тем лучше

Недостачи при получении товара неизбежны в деятельности любой компании. Задача бухгалтера — минимизировать их возникновение, а для этого нужно продумать заранее все нюансы, обсудить их с партнерами и внести в договор, чтобы в дальнейшем четко регулировать товародвижение внутри фирмы.