Все нюансы оформления счета-фактуры

Всем бухгалтерам полезно знать, какие ошибки в счете-фактуре не страшны, а какие являются «фатальными». Мы взялись их систематизировать

Хоть многие до сих пор и недоумевают, в чем состоит смысл введения счетов-фактур, сегодня это один из основных документов. И если он заполнен с нарушениями, налоговая вполне может признать вычет НДС неправомерным... со всеми вытекающими последствиями: штрафами, пенями. Ее любимый аргумент – пункт 2 статьи 169 Налогового кодекса: «счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка... не могут являться основанием для принятия предъявленных... сумм налога к вычету...».

Поэтому, получив заветный счет-фактуру с изъяном, бухгалтер задумывается: «Примет инспектор такой документ или нет?» Внесем же ясность во все эти треволнения.

«Он же»... «Тот же»

Часто бывает, что продавец отгружает и доставляет товар покупателю сам. В этом случае логика подсказывает, что нет необходимости дублировать в счете-фактуре наименование и адрес продавца в строке 2 «Продавец» и строке 3 «Грузоотправитель и его адрес». Аналогичная ситуация происходит, когда предметом сделки являются услуги (здесь как таковой отгрузки вообще не происходит).

В таких случаях фирмы-поставщики в строке 3 зачастую пишут «Он же» или «Тот же» или ставят просто прочерк. Ошибка ли это? Нет. Это следует из письма столичного УМНС от 16 января 2004 г. № 24-11/02621. Налоговики в очередной раз признают, что строку 3 надо заполнять лишь в случае, когда продавец привлекает кого-то к доставке товара. Если же в ней указано «Он же» («Тот же»), это будет означать, что продавец и грузоотправитель – одно лицо. Это подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 февраля 2004 г. по делу № А26-1194/03-21).

Несколько иная ситуация со строкой 4 «Грузополучатель и его адрес» и строкой 6 «Покупатель». Хоть зачастую это одни и те же лица, МНС России в письме от 26 февраля 2004 г. № 03-1-08/525/18 указало, что эти реквизиты заполнять надо, хоть и с повтором.

Загадочный товар

Наверняка вы когда-нибудь получали счет-фактуру, где в графе 1 «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг)» был указан один лишь код – техническое обозначение товара (работы, услуги). Например, «Р-10568» или «КЛ З90/58». Особо не задумываясь над ним, многие автоматически засчитывают НДС.

Однако и здесь есть один нюанс. Налоговики, когда им надо, умеют читать документы буквально. Так, они полагают, что в графе 1 должно стоять название товара, которое понятно даже непосвященному. Логика такая. Кодекс гласит, что в счете-фактуре надо указать именно наименование товара (работ, услуг). Значение же слова «наименование» законодательство не разъясняет, однако по канонам русского языка под ним подразумевают «словесное обозначение вещи, явления» (словарь русского языка С. Ожегова). А код, говорят дотошные налоговики, «словесным обозначением» быть не может.

Бывали случаи, когда из-за такой мелочи налоговики отказывали в зачете. Так что, если вы наткнетесь на принципиального контролера, дело может дойти до суда. И хоть в этом вопросе арбитры шансов выиграть работникам МНС не оставляют (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 ноября 2003 г. по делу № А74-153/03-К2-Ф02-3792/03-С1), времени уйдет изрядно. Поэтому, чтобы вам избежать недобрых вопросов во время проверки, мы рекомендуем попросить продавца, чтобы он не записывал в графу 1 сугубо технические термины. Пусть сначала укажет общеизвестное наименование товара, а потом его марку, например: «Шины 165/70/R-13».

Название нашей страны неуместно

Инспектор часто спрашивает: «Чьи товары-то? Отечественные?» Если вы ответите утвердительно, он обязательно обратит внимание на графу 10 «Страна происхождения» счета-фактуры и обрадуется, увидев там слово «Россия». Казалось бы, что же здесь крамольного?

Проверяющие берут на вооружение пункт 5 статьи 169 Налогового кодекса. А там действительно написано, что графу 10 надо заполнять только в том случае, когда товары пришли из-за рубежа. Таким образом, правильнее было бы поставить прочерк.

Но не переживайте, если вы вдруг обнаружите такую «ужасную» ошибку. Налоговая все равно ничего сделать не сможет. Во-первых, что именно следует писать в 10-й графе, когда продают отечественные товары, Налоговый кодекс не разъясняет. Так почему бы не указать «Россия»? Запрета на это нет. А во-вторых, по этому поводу в начале года высказалось УМНС по г. Москве. В своем письме от 9 января 2004 г. № 24-11/01046 оно предоставило коммерсанту свободу выбора: указывать название нашей страны или не указывать. В любом случае «данный счет-фактура считается выставленным без нарушения порядка...».

Даты счета-фактуры и отгрузки не совпадают

По общему правилу счета-фактуры надо выписывать в течение пяти дней со дня отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). Причем этим днем считают дату, указанную в накладной или в акте. А что будет, если это правило окажется нарушенным: к примеру, выяснится, что счет-фактура датирован раньше дня отгрузки?

Если внимательно прочитать пункт 2 статьи 169 Налогового кодекса, можно заметить немаловажную деталь: запрещено делать вычет по счету-фактуре, который выставлен с нарушением порядка, предусмотренного только пунктами 5 и 6 этой статьи. Срока же, в который нужно оформить документ, в этих пунктах нет. Он определен в другой статье кодекса (ст. 168 НК РФ). Делаем вывод: даже если счет-фактура выписан не тогда, когда должен был, он является вполне «жизнеспособным». Та же история, если документ выписан спустя пять дней после отгрузки. Разумеется, все так гладко только в теории. Если налоговики «несвоевременность» счета-фактуры заметят, налог они зачесть не позволят. Придется отбиваться в суде. Тем же, кто не хочет во все это ввязываться, целесообразно счет-фактуру заменить: либо попросить продавца исправить в нем дату, либо выписать верный документ. Как это сделать, мы расскажем ниже.

Отсутствует единица измерения

Предприятию оказаны услуги или выполнены некие проектные работы. Что в таком случае должно быть в графе 2 «Единица измерения»? Здравый смысл подсказывает, что ничего. Действительно, придумать, в чем можно измерить услуги и работы, несколько проблематично. Ясно, что не в штуках и не в метрах.

На этот вопрос откликнулось МНС России. В письме от 2 февраля 2003 г. № 03-1-08/

3487/14-АТ605 контролеры отметили, что ничего не имеют против счетов-фактур, в которых графа 2 не заполнена. Приведенного письма МНС в справочных базах нет, однако на него есть ссылка в другом письме налоговиков – в письме УМНС по г. Москве от 9 января 2004 г. № 24-11/01046. Там содержится аналогичная позиция.

Однако свой ответ московские инспекторы подкрепляют правилами заполнения счетов-фактур (утверждены постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914). В них касательно отражения единицы измерения имеется оговорка: «при возможности ее указания». Иными словами, графа «Единица измерения» заполняется добровольно.

Не стоит штамп

Многих до сих пор волнует вопрос, что делать с поставщиком, который «обнаглел» и в счете-фактуре свою печать не поставил. Напоминаем, такое требование уже два года как исключено. Соответствующие поправки в Налоговый кодекс внесены Федеральным законом от 29 мая 2002 г. № 57-ФЗ.

Однако не надо забывать: штамп продавца должен быть в товарной накладной или в акте. Если печати не окажется, контролеры в вычете откажут – признают «первичку» ненадлежаще оформленной. Но заметьте, закон «О бухгалтерском учете» ставить печать на документе не требует. То есть претензии налоговиков являются незаконными. Однако эта позиция гарантированно приведет вас в зал суда.

Нет КПП или расшифровки подписи

На этот счет мы писали в прошлом номере в статье «КПП и расшифровка подписи – новые условия зачета НДС». Напомним только суть. Хоть Налоговый кодекс и не предусматривает на счете-фактуре наличия номера КПП и фамилий расписавшихся, Минфин и МНС выпустили письма, где говорится, что без этих реквизитов зачесть налог нельзя. Поводом послужили внесенные правительством поправки в форму счета-фактуры. Налицо явная несправедливость: ведомства, не имея должных полномочий, фактически вводят новые условия зачета НДС. Но в то же время и перспектива отстаивать свои права в суде говорит о многом. Уж лучше их требования выполнить. Как это сделать без ущерба предприятию, читайте в предыдущем номере журнала.

Стоит факсимиле

С каждым днем факсимиле пользуется все большей популярностью. Зачастую его ставят и на счете-фактуре. Разрешается ли это делать? Ответ: «Нет» с точки зрения налоговиков и «Да» с точки зрения закона. Вообще-то использование факсимиле предусмотрено Гражданским кодексом (п. 2 ст. 160). Правда, есть оговорка – это должно быть предусмотрено «соглашением сторон». Но ведь оно же может быть и устным. В Налоговом же кодексе о столь «продвинутом» автографе не сказано ровным счетом ничего.

Три года назад на этот счет высказалось МНС. Оно указало, что «использование факсимильного воспроизведения подписи... на счете-фактуре не допускается» (письмо МНС России от 21 мая 2001 г. № ВГ-6-03/404). Однако будни показывают, что инспекторы довольно лояльно относятся к факсимиле. Но при желании могут и придраться, особенно если речь идет о возврате экспортного НДС. Только вот в суде такие номера не проходят. Так, Арбитражный суд Московского округа постановил, что запрета на использование факсимиле в Налоговом кодексе нет. И отменил решение налоговой инспекции (постановление ФАС Московского округа от 29 мая 2003 г. по делу № КА-А40/3264-03).

Реанимируем документ

Если по каким-либо причинам продавцу выписать новый счет-фактуру затруднительно, он вполне может внести исправления в уже имеющийся. Но не вздумайте неправильную запись самостоятельно подчищать, замазывать штрихом. Это счет-фактуру «губит». Его уже нельзя будет отразить в книге покупок и книге продаж (п. 29 постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914).

Однако корректировать выписанные счета-фактуры все же можно. Так, в том же пункте чиновники постановили: «исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления». Как видите, в любом случае участие поставщика необходимо.

Кстати, порядок исправлений счетов-фактур в начале года комментировали и столичные налоговики. Они выпустили письмо от 16 января 2004 г. № 24-11/02621, в котором сказали: правильными считаются исправления, которые сопровождаются подписями руководителя и бухгалтера, выставлявших счет-фактуру, и печатью поставщика. То есть МНС провозгласило такой же порядок корректировки документа, как и в приведенном постановлении правительства, за одним исключением: дату исправления можно не ставить.

Отметим, если счет-фактура заполнен смешанным способом (от руки и на компьютере), заверять записи от руки не надо. На это указало МНС России в письме от 26 февраля 2004 г. № 03-1-08/525/18. Тем самым налоговики дали коммерсанту дополнительные возможности. Так, если вы получите счет-фактуру с пустыми графами, вы сможете их заполнить сами, не тревожа продавцов.

И в завершение немного оптимизма

Если налоговики обнаружат в счете-фактуре ошибку, то до конца проверки вы вправе его исправить. За это время вы сможете спокойно связаться с вашим поставщиком и достать новые счета-фактуры или исправленные. Запрета на эти действия нет ни в одном документе. Соответственно и наказания не будет никакого. Об этом говорит и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13 октября 2003 г. по делу № Ф04/5192-737/А67-2003).

Л. Бабина, аудитор

Источник материала: «Практическая Бухгалтерия»