Эксперты по кадровым вопросам отмечают, что 40 % кадровых документов не имеют подписей сотрудников, на удаленке эта доля еще больше. Но главное — из-за этого при конфликтах работодатели проигрывают 70 % трудовых споров.
ЭЦП успешно закрывает риски, а для удаленной работы цифровая подпись — единственный реальный инструмент общения с сотрудниками.
А еще это и серьезная экономия. По оценке, при штате 300 человек вы экономите от 150 тыс. рублей в месяц. Главное — правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.
Тему электронной подписи накануне обсудили на вебинаре, который провела компания BLS.
С точки зрения работодателя ЭП дает 5 важных преимуществ:
- не нужна бумага и место для ее хранения;
- документы согласовываются оперативно;
- вы не тратите деньги на командировки, чтобы получить подписи;
- правки в ЛНА вносятся, когда нужно вам;
- вы докажете, что сотрудника ознакомили с документов.
Оформить ее можно с помощью различных инструментов, например, 1С, Adobe и другие программы. Но проще и удобнее — на базе электронной почты, ведь она есть у всех. По сути, надо лишь легализовать взаимодействие таким образом и прописать это в ЛНА, трудовых договорах и должностных инструкциях.
Самый эффективный способ подтверждать ознакомление и подпись — использовать электронную цифровую подпись. Ее законодательным основанием является Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Базируясь на этом законе, можно выделить главные ее принципы: компания может выбрать любой вид ЭЦП, использовать для нее любую систему, а проверяющие органы обязаны принять эту подпись. Соответственно, нельзя признавать подпись, которая не имеет юридической силы.
Существует 3 вида подписи:
- простая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Наиболее надежная — усиленная квалифицированная, но она и самая дорогая.
Надо детально оценить затраты и выгоды ее внедрения. Вместе с тем для большинства процессов достаточно простой ЭП — чтобы подписывать кадровые документы: допсоглашения, отчеты, заявления об отпусках и т.д. При этом оформить и выдать ее может и сам работодатель, тогда как для усиленных ЭЦП нужен Удостоверяющий центр.
Для подписания трудового договора и его расторжения мы обычно используем «живую» подпись. Но уже сейчас усиленной ЭЦП можно подписывать трудовые и ученические договоры и допсоглашения, а все текущие кадровые процедуры (приказы, заявления, отчеты и т.д.) — простой электронной подписью. Эти возможности кардинально оптимизируют трудозатраты. По опыту ее внедрения HR-службы экономят до 60 % времени на оформление и подписание документов.
Комментарии
2цена подписи от 500 рублей + обязательный рутоке от 1500 итого на 2000 на каждого минимум попадаем.
300 человек это 150 тысяч за ЭП + 600 тысяч за носитель. Итого 900 тысяч, почти лям.
И при этом мы можем сэкономить 150 тысяч в месяц? Это прям какая то магия. Мы можем сэкономить 150 тысяч, только если не будем использовать ЭП
Далее по тексту, просто 2 предложения подряд
достаточно простой ЭП — чтобы подписывать кадровые документы: допсоглашения ...
Для подписания трудового договора и его расторжения мы обычно используем «живую» подпись. Но уже сейчас усиленной ЭЦП можно подписывать ... допсоглашения
Что то я совсем запутался какая подпись нужна. Интересно автор статья хоть сам это знает?
И это я еще молчу про лицензию на СКЗИ (2200 в год за крипто про, или мучиться с бесплатным VipNet ом)
А по факту все то что генерирует компания и что нужно довести под роспись - должны быть подписаны платной усиленной подписью.
Все кадровые документы (включая заявление на пример, на увольнение) - тоже платная усиленная
Все что не нужно доводить под роспись или необязательный по ТК - можно бесплатной простой (приказ на отпуск, на командировку, подписать расчетный лист, табель учета рабочего времени)
Но только нужно помнить что простая подпись не гарантирует неизменность текста документа, т.е. работник всегда может сказать что подписывал другую версию.