Бухгалтеры рассказывают, как хранят электронные документы. Кто-то сохраняет на разных жестких дисках, кто-то просто на флешках и других носителях, а кто-то дублирует на бумаге. Неужели в эру цифровых технологий нельзя пожалеть лес?
Все началось с вопроса нашего подписчика.
«Получаем документы по ЭДО. Сохраняем в файлики, распечатываем, подшиваем. Руководитель возмущается, что печатаем иногда на черновиках, вроде как „не документ это, а вдруг надо будет предъявить“. Аргумент, что можно распечатать заново на чистовик при необходимости или просто скан отправить - не работает.
Скажите, если печатаете документы из ЭДО, вам принципиален чистовик?».
В комментарии пришла Яна Барихашвили, генеральный директор ООО «ЭЛО» (аккредитованной IT компании), сертифицированный партнёр УЦ «Тензор».
«Вопрос: а зачем их вообще печатать? Их даже в налоговую, проще отправлять из своего электронного архива. Покажите руководителю процесс загрузки выгрузки доков, как можно их хранить и вопрос сам отпадёт».
Автор пишет, что печатают на тот случай, если вдруг в электронном виде из-за какой-нибудь аварии пропадет. На это эксперт отвечает:
«Архив, на жесткий диск. Есть такой способ, на компы с особо ценной инфой, ставят 2 жестких диска с отзеркаливанием с одного на другой, очень удобно. 2 жестких сразу не умрут. По мне, распечатывание, просто перевод бумаги. Берегите лес!».
Автор пишет, что она тоже за то, чтобы беречь природу, потому за черновики. На что кто-то резонно замечает, что черновики очень портят принтер.
А у кого-то руководитель совсем против того, чтобы бумагу портить. По словам комментатора, он «готов купить ещё несколько хранилищ и зеркалить на три диска, лишь бы мы не печатали совсем».
Коллеги, а вы печатаете?
Комментарии
6Всё это прекрасно!!! ЭДО - это супер модно и прогресс...
России с всеобщим ЭДО, в отличии от MicroSotf, так же далеко и долго, как из Москвы до Пекина пешком... Но самое главное в этом - это "хайп" и возможность на этом поднять умопомрачительные "бабки" за короткий промежуток времени((( Тем более что 50% этих "бабок" будут из Бюджета и всяких около Государственных компаний(((
Ну а самим компаниям рекомендация делать несколько архивных копий (автоматизированно), которые будут не только на разных носителях, но и территориально разделены - на внешнем HDD или NAS, на разных ПК в разных кабинетах, в разных облачных сервисах по дублю... Иначе потом будет практически не возможно доказать наличии ЭД, если его вдруг ФНС или контрагент потеряет(((
Решений много разных. Всё зависит от уровня отказоустойчивости необходимого, размеров массивов документов и финансовых возможностей
Вот вариант не идеального резервирования, но очень бюджетный предложенный в декабре 2021г. компании (привожу документ полностью, только название фирмы убрал). Ответ руководства: "А нам это надо??? У нас же и так всё работает... А почему так дорого..." Хотя бюджет всего 21000руб. Какое повсеместное ЭДО при такой культуре обращения с информацией в организациях(((
Создание и развертывание системы автоматического резервирования данных и образов системы сервера
Предлагается создать и ввести в эксплуатацию систему автоматического резервирования данных для защиты от сбоев сервера и быстрого восстановления работоспособности сервера, сохранения рабочей информации в архиве с ведением истории изменения данных.
Было протестировано 20 платных и бесплатных программных продуктов для организации системы автоматического резервирования информации.
Предлагается для быстрого восстановления работоспособности сервера из-за сбоя или поломки создавать и хранить образ системы с установленной операционной системой, программным обеспечением и настройками сервера. Автоматическое создание полного образа системы сервера на внешний носитель информации производить ежеквартально, глубина хранения 4 последних полных образа системы с разницей 90 дней (1 квартал). Ежемесячно производить автоматическое создание промежуточного (инкрементного) образа системы сервера хранящие только изменения произошедшие с момента создания полного образа системы, глубина хранения 3 промежуточных (инкрементных) образов системы с разницей 30 дней (1 месяц). В качестве программного обеспечения для снятия образов системы предлагается использовать «Paragon Hard Disk Manager™ 25 Anniversary LE» - бесплатный выпуск ПО «Paragon Hard Disk Manager 17.10.2» приуроченный к 25летию фирмы «Paragon Software GmbH».
Предлагается для резервирования данных (общие документы и т.п.) производить снятие копии предустановленных папок и их содержимого на сервере ежедневно на внешний носитель в период с 13:00 с сохранением версий файлов. Автоматическое создание полной копии резервируемых данных производить ежеквартально, глубина хранения 4 последних полных копии данных с разницей 90 дней (1 квартал). Ежедневно производить автоматическое создание промежуточной (инкрементной) копии данных с разницей 1 день, с запретом удаления промежуточных (инкрементных) копий данных. При таком варианте снятие копий данных будет возможность не только вернуть последнюю версию документа, но и любую версии этого документа с момента снятия первой полной резервной копии данных. В качестве программного обеспечения для снятия резервных копии данных предлагается использовать «ExiLand BackUp Pro» - платную версию, которая позволяет снимать копии с заблокированных данных использую технологию «теневого копирования дисков», в бесплатной версии такая функция отключена.
Полученные образы системы предлагается хранить на внешнем носителе информации формата HDD (жесткий диск). HDD должен удовлетворять следующий требованиям: объём (размер) дискового пространства не менее 2Тб, форм-фактор (внешние габариты) 3,5”, скорость вращения шпинделя не более 5400 об/мин, интерфейс подключения SATA-III.
Полученные копии данных предлагается хранить на внешнем носителе информации формата HDD (жесткий диск). HDD должен удовлетворять следующий требованиям: объём (размер) дискового пространства не менее 6Тб, форм-фактор (внешние габариты) 3,5”, скорость вращения шпинделя не более 5400 об/мин, интерфейс подключения SATA-III.
Док-станция - устройство для работы с внешними носителями информации формата HDD/SDD для подключения минимум 2 носителей, с интерфейсом подключения USB формата 3.0, интерфейс подключения внешних устройств SATA-III, форм-фактор внешних устройств (внешние габариты) 3,5”/2,5”, внешнее питание от электросети 220V.
Предварительный расчёт стоимости вложений:
Программные средства и док-станция с внешними носителями информации (HDD) будет подключена к серверу, снятие образов и копий данных будет производиться в рабочие дни в обеденный перерыв c 13:00. Отчет о результатах снятия образов и копий данных по итогам работы программного обеспечения будет отправляться в виде электронного письма.
Не надо беречь лес, надо напротив- его тратить.
Лес это возобновляемый ресурс и его рубка работает на экономику России.
А вот эти всякие жёсткие диски, процессоры и прочее - работает на благо экономик чужих стран, иногда даже не дружественных России.
Лес это не только древесина. Лес - это природная экосистема, очень сложная и ее нужно беречь. А, древесину, действительно можно вырастить.