Командировка

Добрый день ! Порядок компенсации таких затрат , соответственно и порядок отражения таких расходов зависит от того, как Вы договорились о компенсации с данным конкретным работником. Это можно оформить двумя способами:

1) Оформляете соглашение об использовании автомобиля. Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы. После этого работодатель издает:

приказ о выплате компенсации;

соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается  НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.20219 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль: 2 400 руб. в месяц за автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше, 3 000 руб. - с двигателем больше 2 000 куб. см (Письмо Минфина от 27.01.2023 N 03-03-06/1/6339).Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

2) Оформляете договор аренды транспортного средства. В нём прописывается стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем. 
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины. Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин. При этом чтобы подтвердить факт использования личного автомобиля именно в служебных целях, цлесеобразно оформлять на служебные поездки путевые листы с прилагаемыми чеками ГСМ.