Снижение неустойки

ООО и школа заключили онтракт на поставку мячей. Имелась просрочка выполнения обязательств по причине санкций и непоставки от основного поставщика. Направлена претензия об оплате неустойки. Можно ли оплатить меньше заявленной суммы по договоренности с заказчиком? Как ее оформить, чтобы в дальнейшем заказчик не вышел в суд?