Требование о предоставлении документов

Приветствуем вас, Светлана!

Круг документов, которые инспекция может запросить у вас, зависит от того, какое мероприятие она проводит. Это могут быть (п. п. 1 - 2.1, 5 ст. 93.1 НК РФ):

• документы (информация) (в том числе связанные с ведением реестра владельцев ценных бумаг), которые касаются вашего контрагента или третьего лица - если инспекция проводит у них камеральную, выездную проверку либо дополнительные мероприятия налогового контроля;

• документы (информация), касающиеся деятельности организации, в отношении которой проводится налоговый мониторинг;

• документы (информация), которые касаются конкретной сделки, если никаких проверок инспекция не проводит, но ей нужны эти данные по каким-то обоснованным причинам;

• документы (информация) по ведению реестра владельцев ценных бумаг. Инспекция может запросить их вне проверки, если есть запрос уполномоченного органа иностранного государства и это предусмотрено международными договорами РФ;

• документы (информация) об имуществе или имущественных правах вашего контрагента (третьего лица), если вы ими обладаете. Истребовать их у вас могут, если ваш контрагент (третье лицо) не исполнил решение о взыскании задолженности на сумму более 1 млн руб. в течение 10 рабочих дней с даты его принятия и сам не представил истребованные документы (информацию) о своем имуществе, имущественных правах и обязательствах в течение 10 рабочих дней со дня получения требования;

• документы, которые указаны в п. 1.1 ст. 93.1 НК РФ, если проводится камеральная проверка расчета финансового результата инвестиционного товарищества либо декларации по налогу на прибыль (НДФЛ) участника такого товарищества. Документы у вас запросят, если вы управляющий товарищ, ответственный за учет.

Узнать о том, в связи с чем именно инспекции понадобились документы (информация), вы можете из требования о представлении документов (информации) либо из приложенной к нему копии поручения об истребовании документов (информации) (п. п. 3, 4 ст. 93.1 НК РФ).

Документы вы можете представить (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

• на бумаге - в виде заверенных копий;

• в электронном виде.

Если подаете документы на бумаге, то оформите к ним сопроводительное письмо (п. 6 Приложения N 18 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@).

Если документы истребованы при проведении налогового мониторинга, то заверьте их усиленной квалифицированной электронной подписью и передайте в налоговый орган по установленным форматам через информационные системы организации или по телекоммуникационным каналам связи (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Сроки представления документов по встречной проверке и вне проверок такие:

• пять рабочих дней со дня получения требования - если документы у вас запросили в связи с проверкой или налоговым мониторингом контрагента (третьего лица) (п. 6 ст. 6.1, п. п. 1, 1.1, 5 ст. 93.1 НК РФ);

• 10 рабочих дней со дня получения требования - если вне рамок проверок запросили документы в отношении конкретной сделки, ведения реестра владельцев ценных бумаг по запросу уполномоченного органа иностранного государства, имущества (имущественных прав) вашего контрагента или третьего лица (п. 6 ст. 6.1, п. п. 2, 2.1, 5 ст. 93.1 НК РФ).

При этом день получения требования зависит от того, каким способом вам его передали (п. 4 ст. 31 НК РФ). Например, если отправили по ТКС, то день получения - это дата, которая указана в квитанции о приеме. От нее и нужно отсчитывать срок (п. 10 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@).

Если в сроки не укладываетесь, то можно попросить инспекцию их продлить (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Предоставление документов в ФНС в электронном виде

В общем случае документы в электронной форме можно направить по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Для этого используйте Формат, который утвержден Приказом ФНС России от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@. В электронном виде можно передать XML-файлы, PDF-файлы (стандарт PDF/A-3), документы в виде файла, созданного в формате PDF (таблицы 4.8, 4.9, 4.11 Приложения к данному Приказу). Если в отношении вас проводится налоговый мониторинг, порядок подачи документов имеет особенности.

Если документ составлен на бумаге, можете представить его электронный скан-образ в формате tif, jpg, pdf, png. Документ сканируют в черно-белом изображении с разрешением не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета (таблица 4.10 Приложения к Приказу ФНС России от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@). При сканировании нужно сохранить реквизиты документа по утвержденному ФНС России формату (п. 12 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@).

Электронные документы можно подать в электронном виде, только если вы ведете их по форматам, которые утверждены ФНС России (п. 2 ст. 93 НК РФ). Их нужно представлять в исходном виде без преобразования в скан-образы. При этом инспекция не вправе их истребовать в виде скан-образов или визуализированных на бумаге (Письма ФНС России от 08.11.2023 N ЕА-4-26/14162@, от 29.09.2023 N Д-5-26/56@). Перечень таких документов приведен в указанных письмах ФНС России.

Если вы составляете документы по собственному электронному формату, то подайте их на бумаге в виде заверенных копий с отметкой о подписании документа электронной подписью. Или отсканируйте эти копии и направьте в электронном виде (Письма Минфина России от 01.10.2018 N 03-02-07/1/70444, ФНС России от 09.12.2022 N ЗГ-3-26/13861, от 12.04.2021 N ЕА-4-26/4872@, от 06.12.2019 N ЕД-4-15/25049, от 11.12.2017 N ЕД-4-15/25048).

По ТКС документы (информация) передаются в виде файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Это должна быть подпись руководителя организации или лица, которое действует по доверенности, например главного бухгалтера (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29, п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 13 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@). Содержащиеся в таком файле документы могут быть не подписаны (например, если вы подаете пояснения) или подписаны лицами, ответственными за их составление. Полномочия этих лиц в данном случае подтверждать не нужно (Письмо ФНС России от 24.05.2019 N ЕД-4-2/9885@).