Закупочный акт

Приветствуем вас, Оксана!

1. Можно использовать закупки через подотчетное лицо.

Выдать деньги под отчет можно любому работнику. Не работнику деньги под отчет выдают, только если с ним заключен ГПД. Приказ об утверждении списка подотчетников не обязателен, но если вам так удобнее, можете его оформить (Письмо ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Лимит расчетов наличными на выдачу под отчет не распространяется, однако подотчетник должен соблюдать это ограничение при расчетах с организациями и ИП (100 тыс. руб.).

Сроки и порядок выдачи денег, сдачи авансового отчета, возврата неизрасходованных сумм и возмещения перерасхода устанавливает руководитель. Их можно закрепить в ЛНА - Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Деньги выдавайте на основании приказа руководителя или подписанного им заявления подотчетного лица. Для выдачи денег директору оформляют приказ, заявление не нужно. Передавать подотчетные деньги от одного лица другому нельзя.

Если перечисляете подотчет на карту, в приказе или заявлении о выдаче денег надо указать ее реквизиты, а в назначении платежа платежного поручения - что средства перечислены под отчет. Например, "Аванс на командировочные расходы", "Под отчет на хозяйственные нужды". Код вида дохода не указывайте. Наличные в подотчет выдают по РКО (п. 6.3 Указания № 3210-У, Письмо ЦБ от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700).

Авансовый отчет оформляют на основании подтверждающих документов, которые сдал подотчетник, - кассовых чеков, счетов-фактур, квитанций и др. При оплате корпоративной картой нужны те же документы, что и при оплате наличными, квитанции терминала (слипы) не обязательны (Указание по заполнению АО-1, Письмо Минфина от 21.05.2021 № 03-03-07/38967).

К отчету прилагают бумажные кассовые чеки или распечатки электронных. Копий бумажных чеков без оригиналов для учета расходов недостаточно. В чеке должны быть все обязательные реквизиты, включая название, количество и стоимость каждого товара, QR-код (Письма Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 17.09.2008 № 03-03-07/22).

Принять авансовый отчет с товарным чеком без кассового можно, но помните, что в большинстве случаев продавец обязан выдать чек ККТ. При наличии кассового чека со всеми обязательными реквизитами товарный чек необязателен (Письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344).

Возврат неизрасходованного подотчета оформите ПКО, в строке "Основание" напишите: "Возврат неизрасходованных подотчетных сумм".

Не возвращенную в срок подотчетную сумму можно удержать из зарплаты по приказу руководителя не позднее месяца со дня, установленного для ее возврата. Ознакомьте работника с приказом и получите согласие на удержание. Если работник не согласен или пропущен срок на издание приказа, взыскать деньги можно только через суд (ст. 137 ТК РФ).

На невозвращенные и невзысканные подотчетные суммы надо начислить НДФЛ и взносы (Письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).

Инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводят ежегодно в рамках годовой инвентаризации. Комиссия проверяет, своевременно ли работники сдают авансовые отчеты и правильно ли они оформлены.

2. Закупочный акт.

При покупке сельхозпродукции у физлиц НДФЛ исчисляет и уплачивает само физлицо, если такие доходы подлежат обложению (п. п. 1, 2 ст. 226, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ).

Для оформления покупки сельхозпродукции, как правило, используют первичный документ - закупочный акт по форме № ОП-5, форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.

В данной форме предусмотрена строка "Удержан подоходный налог в сумме, руб.", но, несмотря на это, удерживать НДФЛ не нужно.

Сельхозпродукция - это имущество физлица (п. 2 ст. 38 НК РФ, ст. ст. 128 и 130 ГК РФ, п. 3 ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 112-ФЗ "О личном подсобном хозяйстве"). Значит, на сельхозпродукцию, которая принадлежит физлицам, также распространяются положения пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ. Поэтому налог с доходов от продажи сельхозпродукции физлицо-продавец исчисляет и уплачивает самостоятельно.

Понятно, что тут речь идет о сельхозпродукции.

А такой документ как Закупочный акт, если приобретение сырья у физлиц, его не достаточно?

Да, достаточно.

Но нужно учитывть, что именно Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, содержит форму N ОП-5 "Закупочный акт".

Она предназначена для оформления закупок у физических лиц сельскохозяйственной продукции организациями общественного питания. То есть только для организаций общественного питания, производящих закупки сельскохозяйственной продукции у населения, форма № ОП-5 "Закупочный акт" является обязательной.

Для всех прочих организаций, а также организаций общественного питания, производящих закупки иных товаров у иных субъектов, этот документ обязательным не является. Они могут разработать собственную форму подтверждающего документа, содержащего все необходимые реквизиты.

По вопросу применения формы № ОП-5 "Закупочный акт" имеется арбитражная практика, анализ которой позволяет сделать следующие выводы.

Во-первых, судом подтверждается тот факт, что указанная форма обязательна только для общественного питания (Постановления ФАС Поволжского округа от 06.05.2005 № А55-7016/04-44, ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.01.2006 N А19-5383/05-5-Ф02-6933/05-С1).

Во-вторых, акт закупки подтверждает не только факт получения товаров, но и факт уплаты денежных средств (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.05.2007 по делу № А26-7308/2006-210).

Что касается вопроса о возможности использования формы № ОП-5 "Закупочный акт" субъектами, для которых она не является обязательной, необходимо учитывать следующее.

Если для конкретного налогоплательщика в конкретной хозяйственной операции не установлена унифицированная форма первичного учетного документа, но при этом в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации содержится форма документа, отражающая сущность проводимой им операции, законом не установлен запрет на ее использование.

Таким образом, в том случае, если налогоплательщик, не являющийся организацией общественного питания, осуществляет закупку сельскохозяйственной продукции у населения, он вправе использовать форму № ОП-5 "Закупочный акт".

Вместе с тем, как уже отмечалось, документ, фиксирующий некую хозяйственную операцию, должен отражать ее сущность. Форма № ОП-5 "Закупочный акт" содержит реквизиты, свидетельствующие о закупке сельскохозяйственной продукции у лица, имеющего личное подсобное хозяйство. При закупке товаров, не являющихся сельскохозяйственной продукцией, целесообразно указанную форму адаптировать к реальной хозяйственной операции.

Естестенно, что форма в офомлении должна соотвествовать требованиям ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) "О бухгалтерском учете".

Спасибо большое!