Вопрос: ОАО является гарантирующим поставщиком электрической энергии (мощности) в отношении более чем 183 тысяч предприятий и почти 6 миллионов бытовых потребителей на территории города Москвы и Московской области.
В связи с большим количеством абонентов ОАО несет значительные расходы по подготовке документов на бумажных носителях для расчетов с абонентами, в том числе счетов, актов приема-передачи электрической энергии, счетов-фактур.
В целях сокращения вышеуказанных расходов ОАО приняло решение организовать систему электронного документооборота с абонентами-организациями, при этом все документы предполагается подписывать с использованием электронно-цифровой подписи.
Вместе с тем абоненты ОАО выражают опасения по поводу возможного применения права на вычет по налогу на добавленную стоимость на основании счетов-фактур, подписанных с использованием электронной цифровой подписи.
Исходя из этого, возникают следующие вопросы:
1. Будет ли акт приема-передачи электрической энергии, подписанный с помощью электронной цифровой подписи, являться надлежаще оформленным первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета?
2. Будет ли счет-фактура, оформленный с помощью электронной цифровой подписи, являться документом, на основании которого можно заявлять о применении налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость?
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо по вопросу применения электронной цифровой подписи в первичных учетных документах, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет, и сообщает следующее.
Согласно статье 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.
Статьей 9 Закона N 129-ФЗ предусмотрено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случае если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе.
Помимо этого, в силу статьи 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Таким образом, при соблюдении указанных выше требований акт приема-передачи электроэнергии, надлежащим образом оформленный и подписанный с помощью электронной цифровой подписи, является первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета.
Что касается оформления счетов-фактур в электронном виде и их подписания электронно-цифровой подписью, необходимо учитывать, что согласно пункту 1 статьи 169 Кодекса счета-фактуры являются документами, служащими основанием для принятия покупателем предъявленных продавцами товаров (работ, услуг, имущественных прав) сумм налога на добавленную стоимость к вычету.
Счета-фактуры, реквизиты которых предусмотрены пунктом 5 и 6 статьи 169 Кодекса, не являются первичными документами в целях Закона N 129-ФЗ, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 "Налог на добавленную стоимость" Кодекса. При этом данной статьей Кодекса возможность использования электронно-цифровых подписей руководителя и главного бухгалтера организации не предусмотрена.
Кроме того, Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914, также не предусмотрен порядок, позволяющий использовать электронно-цифровые подписи руководителя и главного бухгалтера организации.
По мнению Департамента, для внедрения системы электронного документооборота счетов-фактур требуется внесение изменений в нормативные правовые акты.
И.В. Трунин