Вопрос: Согласно пунктам 1 и 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ по письменному требованию должностного лица налогового органа, проводящего налоговую проверку, налогоплательщик обязан представить необходимые для проведения проверки документы в виде копий, заверенных подписью уполномоченного лица и печатью компании-налогоплательщика.
Иных требований к форме копий истребуемых документов в Налоговом кодексе РФ не содержится.
В связи с изложенным просим разъяснить, вправе ли проверяемая компания представить копии истребуемых документов, изготовленные на листах, оборотная сторона которых содержит информацию, не относящуюся к предмету проверки (на "черновиках")?
Ответ: В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено письмо от 16.12.2009 N 252 по вопросу о предоставлении налогоплательщиком истребуемых налоговым органом при проведении налоговой проверки документов на черновиках и сообщается следующее.
Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.
Установленными формами документов предусматривается отражение в них только той информации, которая необходима для целей налогового контроля.
В соответствии с пунктом 1 статьи 93 Кодекса должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы.
Истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (пункт 2 статьи 93 Кодекса).
В соответствии с пунктом 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Заверенной копией документа в соответствии с пунктом 3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, признается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Аналогичные определения документа и копии документа закреплены пунктами 2.1.29 и 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.
Состав реквизитов документов и требования к их оформлению установлены пунктами 2 и 3 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Пунктом 3.27 указанного ГОСТ установлено, что на оборотной стороне последнего листа документа предусмотрено расположение отметки об исполнителе этого документа (инициалы и фамилия исполнителя и номер его телефона).
Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин