Вопрос: Просим разъяснить: имеет ли право водитель, не являющийся собственником транспортного средства и управляющий им по доверенности, получать компенсацию за использование данного транспорта в служебных целях?
Суть способа такова. Компенсации за использование личных автомобилей учитываются в расходах в пределах норм подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Но это правило относится только к легковым автомобилям. Компенсацию за грузовой транспорт нормировать не надо. Значит, компания может полностью учесть ее в своих расходах.
Собственники компании приобретают необходимую грузовую технику не на организацию, а на себя или на родственников. Чтобы водители компании могли этими машинами управлять, на них выписывают доверенности, заверять их у нотариуса необязательно. Вместе с их копиями водители подают работодателю заявления о том, что они будут использовать грузовые автомобили в работе. В этом случае сотрудникам, управляющим автотранспортными средствами по доверенности, положена компенсация за использование транспорта в служебных целях. В частности, на местах налоговики с этим не спорят.
Таким образом, сумма компенсации полностью признается в расходах. И с нее не удерживается НДФЛ и ЕСН.
Нормы компенсации необходимо установить в коллективном или трудовом договоре.
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо от 22.12.2009 N 61 и сообщает следующее.
В соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) Министерство финансов Российской Федерации дает письменные разъяснения налогоплательщикам, плательщикам сборов и налоговым агентам по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах. Консультирование указанных лиц по выбору наиболее оптимального для налогоплательщика порядка уплаты налога, проведение экспертизы договоров, учредительных и иных документов организаций, методик оценки показателей хозяйственной деятельности этих лиц, а также оценка конкретных хозяйственных операций к обязанностям Минфина России не относятся.
Вместе с тем, в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.
Расходы на компенсацию за использование личного грузового транспорта работника главой 25 НК РФ не предусмотрены.
Вместе с тем, учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является исчерпывающим, считаем, что суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного грузового транспорта, поименованного в статье 188 ТК РФ, для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что они отвечают требованиям статьи 252 НК РФ.
При этом ввиду того, что статья 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование принадлежащего работнику имущества, в целях главы 25 НК РФ такое грузовое транспортное средство также должно принадлежать работнику на праве собственности.
Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин