Вопрос: ООО выдало работнику денежные средства под отчет. Работник уволился, по подотчетным суммам не отчитался, денежные средства в кассу предприятия не вернул.
Когда в данном случае организация должна будет в целях налогового учета списать дебиторскую задолженность как безнадежную? Какой срок исковой давности применяется в данной ситуации: общий (ст. 196 Гражданского кодекса РФ) или специальный (ст. 392 Трудового кодекса РФ)?
В силу ст. 392 Трудового кодекса РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. По данному пути идет судебная практика.
Однако анализ норм о материальной ответственности работника перед работодателем за причиненный ущерб позволяет сделать вывод, что не израсходованная и не возвращенная работником сумма, выданная под отчет, не является ущербом работодателя, а является неосновательным обогащением работника, и в силу ст. 196 Гражданского кодекса РФ подлежит применению общий срок исковой давности. Данный вывод подтверждается также письмом Министерства финансов Российской Федерации от 24 сентября 2009 года N 03-03- 06/1/610.
В связи с подобным противоречием возникает вопрос о моменте, когда организация должна списывать задолженность по подотчетным суммам: спустя год или три.
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу налогообложения сумм аванса и денежных средств, выданных под отчет, не возвращенных уволившимся сотрудником, и сообщает следующее.
Подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) установлено, что в целях главы 25 Кодекса к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва.
Кодексом предусмотрен исчерпывающий перечень оснований, в соответствии с которыми дебиторская задолженность налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли. К таким основаниям относятся:
- истечение установленного срока исковой давности;
- невозможность исполнения в соответствии с гражданским законодательством;
- невозможность исполнения на основании акта государственного органа;
- ликвидация организации-должника.
Для признания задолженности безнадежной достаточно наличия хотя бы одного из указанных оснований. В соответствии со статьей 196 Гражданского кодекса Российской Федерации общий срок исковой давности установлен в три года.
По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность является безнадежной (нереальной к взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.
В целях налогового учета задолженность по подотчетным суммам подлежит включению в налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода.
Таким образом, истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.
Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин