Вопрос: Руководитель подразделения Банка находился в другом городе или за границей без приказа на командировку. Банк относит на расходы плату за мобильную связь (роуминг) руководителя подразделения на основании следующих документов: 1) перечень должностных лиц (включая руководителя подразделения), утвержденный руководителем Банка, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо пользоваться сотовой связью; 2) договор оператора на оказание услуг связи; 3) приказ о закреплении обязанности использования сотовой связи в пределах установленного лимита; 4) детализированный отчет оператора связи.
1. В части налога на прибыль организаций. Правомерно ли расходы на оплату услуг мобильной связи сотрудникам, включенным в утвержденный перечень должностных лиц, отнести к расходам производственного характера в пределах установленного лимита, без анализа детализированного отчета на производственный характер переговоров?
2. В части налога на доходы физических лиц. Правомерно ли включать в налогооблагаемую базу по НДФЛ сотрудникам, включенным в утвержденный перечень должностных лиц, сумму произведенных Банком расходов на оплату услуг сотовой связи (роуминг), только в размере, превышающем установленный лимит?
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по вопросу учета для целей налогообложения расходов, связанных с применением услуг сотовой связи, сообщает следующее.
1. В части налога на прибыть.
Согласно подпункту 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).
В соответствии с указанной нормой Кодекса в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Кодекса.
Так, расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также данные расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, по нашему мнению, необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи.
Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах.
2. В части налога на доходы физических лиц.
Как указывается в рассматриваемом письме, сотруднику организации, находящемуся в месте, отличном от места его постоянного проживания без направления в командировку, организация оплачивает стоимость услуг мобильной связи (роуминг). При этом в организации имеется детализированный отчет оператора мобильной связи, в отношении данного сотрудника организации установлен лимит использования мобильной связи.
Пунктом 1 статьи 210 Кодекса предусмотрено, что при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах.
При использовании сотрудником мобильной связи, оплаченной организацией, для служебных переговоров, дохода, предусмотренного указанной статьей, у сотрудника не возникает, поскольку услуги по предоставлению мобильной связи в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщика - физического лица.
В качестве размера стоимости служебных переговоров, освобождаемого от обложения налогом на доходы физических лиц, может использоваться экономически обоснованный размер (лимит), установленный организацией. При этом для освобождения от налогообложения сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.
Вместе с этим необходимо учитывать, что в случае использования мобильной связи в интересах сотрудника (в том числе, при его поездках для целей, не связанных с исполнением трудовых обязанностей), у такого сотрудника может возникать доход в натуральной форме в виде оплаты организацией услуг мобильной связи, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями статьи 211 Кодекса.
Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин