Вопрос: Сотрудники предприятия направляются в зарубежные командировки, им выдаются подотчетные суммы в рублях, сотрудники сами покупают валюту, расходы в командировках производят в иностранной валюте. Просим пояснить: по какому курсу следует отражать в налоговом учете расходы сотрудников, произведенные ими в зарубежных командировках, учитывая следующие условия:
1) в случае отсутствия справки о покупке валюты:
- по курсу на дату утверждения авансового отчета;
- на дату выплаты подотчетных сумм.
2) в случае наличия справки о покупке валюты:
- по курсу на дату утверждения авансового отчета;
- на дату выплаты подотчетных сумм;
- на дату обмена сотрудником полученных рублей на иностранную валюту?
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо от 14.01.2011 N 119 и сообщает следующее.
При оценке величины принимаемых для целей исчисления налога на прибыль расходов на зарубежные командировки, следует исходить из того, что расходами на командировки, соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), будут являться суммы, которые подлежат работнику в возмещение командировочных расходов в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
Согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Из письма следует, что организация выдает работнику под отчет сумму командировочных расходов в рублях.
В соответствии с частью 2 статьи 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами - резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливаются Банком России.
В таком случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц. При покупке валюты командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства командированный сотрудник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов. При этом покупка наличной валюты должна быть документально подтверждена.
В соответствии со статьей 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.
Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированном лицом иностранной валюты. При этом в силу подпункта 5 пункта 7 статьи 272 Кодекса датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
В случае, если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Кодекса сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета.
С.В. Разгулин