Вопрос: Просим дать разъяснение касательно отнесения расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебных автомобилей, на расходы, учитываемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль, на основании пп.2 п.1 и пп.3 п.2 ст.253 и пп.11 п.1 ст.264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ).
В соответствии с требованиями главы 25 НК РФ, при соблюдении положений ст.252 НК РФ в состав расходов, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль, могут быть включены следующие расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией служебного автотранспорта:
- амортизационные отчисления - на основании пп.3 п.2 ст.253 НК РФ, п.1 ст.257 НК РФ, п.1 ст.256 НК РФ;
- расходы на ремонт, техническое обслуживание - на основании пп.2 п.1 ст.253 НК РФ;
- расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ), плата за аренду земли, используемую под автостоянки - на основании пп.11 п.1 ст.264 НК РФ.
По нашему мнению, указанные расходы могут быть приняты к учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании следующих документов.
1. Внутренние документы, закрепляющие использование автотранспорта. Автотранспорт используется для выполнения следующих целей: управление организацией (автомашины, закрепленные за должностными лицами организации), транспортировка ценностей, отдельные поездки работников, непосредственно связанные с производственной деятельностью организации (проведение переговоров, заключение договоров), а также хозяйственное обеспечение деятельности организации (курьерское сообщение между офисами организации, по доставке отчетности в надзорные органы и т.д.).
2. Первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации и документально подтверждающие фактические суммы затрат. Такими документами являются: кассовые чеки АЭС, счета на оплату, акты приемки-передачи выполненных работ, договоры, другие документы, позволяющие установить стоимость приобретенных ГСМ, ремонта автомобилей, аренды земли, используемой под автостоянки.
При этом для определения пробега служебного автотранспорта и подтверждения, в том числе расходов на бензин, организацией разработана форма путевого листа с соблюдением требований п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Возможность разработки организацией формы путевого листа, отличной от формы N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78, указана в письме Министерства финансов от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117.
Заполнение путевого листа производится в конце месяца по следующим разделам: дата составления и номер документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; фамилия и инициалы водителя; марка и государственный номерной знак автомобиля; показания спидометра на начало месяца и на конец месяца; данные о заправке бензина в течение месяца, остатки на начало и конец месяца; содержание хозяйственной операции ("служебные поездки"); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.
Просим подтвердить правильность нашей позиции.
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо по вопросу учета для целей налогообложения расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебных автомобилей и сообщает следующее.
В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, включаются расходы на содержание служебного транспорта, в том числе автомобильного. Причем расходы, перечисленные в вашем запросе, учитываются по служебному автотранспорту, принадлежащему банку на праве собственности и относящемуся к амортизируемому для целей налогообложения имуществу.
В отношении организации налогового учета расходов на содержание служебного автотранспорта, принимаемых для целей налогообложения прибыли, глава 25 Кодекса не предусматривает особенности оформления и формирования первичных документов.
В целях налогообложения в качестве первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебного автотранспорта, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат (в частности, путевые листы, талоны на ГСМ, кассовые чеки, акты выполненных ремонтных работ и т.п.). При этом согласно разъяснению Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа при условии, что разработанный путевой лист будет содержать все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете".
Если банк осуществляет ремонт служебных автомобилей, то расходы на ремонт учитываются в соответствии с положениями статьи 260 Кодекса.
Приобретение ГСМ и запасных частей для служебных автомобилей учитывается в составе материальных расходов.
Если у банка отсутствует собственный гараж для содержания служебных автомашин, то возникает необходимость либо аренды гаражей у других организаций, либо пользоваться услугами платных автостоянок.
При аренде гаражей у других организаций или аренде земельных участков, используемых под автостоянки, необходимо заключить договор аренды. В соответствии с положениями подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Кодекса в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, относятся арендные платежи за арендуемое имущество.
Если банк пользуется услугами платных автостоянок, то оплата производится наличными через подотчетное лицо. Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу из кассы осуществляется в соответствии с правилами бухгалтерского учета согласно Порядку ведения кассовых операций, утвержденному Банком России. Приказ руководства банка и авансовый отчет подотчетного лица будут служить оправдательными документами при отнесении расходов в уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль.
Расходы по оплате услуг платных автостоянок при наличии оформленных в соответствии с требованиями бухгалтерского учета первичных оправдательных документов (кассовых чеков, авансовых отчетов подотчетных лиц и т.п.) банк может отнести в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного автотранспорта.
А.И. Иванеев