N 03-03-04/1/58 от 25.01.2006

Вопрос: Просим Вас дать разъяснения по следующему вопросу:

Общество арендует квартиру (жилой фонд) в г. Москве у организации по договору аренды имущества для проживания своих сотрудников во время служебных командировок. Какие документы необходимы для отнесения Обществом расходов на аренду квартиры, оплату коммунальных услуг, услуг энергоснабжающих организаций и оплату за пользование телефоном в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль?

Ответ: Департамент налоговой и таможенной-тарифной политики рассмотрел ваше письмо <....> по вопросу отнесения с расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходов, связанных с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок, и сообщает следующее.

Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) предусматривает в составе расходов на командировки такой вид расходов как наем жилого помещения.

Согласно пункту 1 статьи 252 Кодекса в целях главы 25 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Федеральный закон от 06.06.2005 N 58-ФЗ внес изменение в абзац четвертый пункта 1 статьи 252 Кодекса, согласно которому с 1 января 2006 года под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Такая редакция определения документально подтвержденных расходов позволяет расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки, пр.), относить к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом отмечаем, что такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Плата за аренду квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли.