Вопрос: Об оформлении первичных учетных документов в электронной форме для целей налога на прибыль и бухучета; о представлении в налоговый орган истребуемых документов в электронном виде.
Ответ:Федеральная налоговая служба, рассмотрев обращения ЗАО от 29.01.2018 и от 30.01.2018 по вопросу правомерности оформления первичных учетных документов (актов приема-передачи прав на программное обеспечение) в электронном виде путем формирования документов через личный кабинет клиента, сообщает следующее.
Согласно пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) расходы признаются в целях налогообложения прибыли, если они подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В соответствии со статьей 313 Кодекса данные налогового учета должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (включая справку бухгалтера).
На основании части 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (пункт 4 части 3 статьи 21 Закона N 402-ФЗ).
До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ) вид электронной подписи (письмо Минфина России от 05.05.2015 N 07-01-06/25701).
Согласно статье 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.
Таким образом, при организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами могут применяться виды электронных подписей в соответствии с Законом N 63-ФЗ. При этом электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения, условия которого соответствуют требованиям Закона N 63-ФЗ.
Оценка правомерности применения конкретных технологий создания электронной подписи, в том числе на соответствие требованиям Закона N 63-ФЗ, к компетенции ФНС России не относится. Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 28.11.2011 N 976 «О федеральном органе исполнительной власти, уполномоченном в сфере использования электронной подписи» федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи, является Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Что касается вопроса представления документов в ответ на требование налогового органа, то в соответствии с положениями пункта 2 статьи 93 Кодекса, в случае если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Создание документа в электронной форме, выполняющего функции акта приема-передачи прав на программное обеспечение, возможно по форматам, утвержденным следующими приказами ФНС России:
— от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»;
— от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме».
Документы, составленные в электронной форме не по формату, установленному ФНС России, в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.
В случае если после получения настоящего письма необходимость в личном приеме остается, просим представить перечень вопросов, требующих разъяснения, а также контактные данные ответственных лиц ЗАО.
Контакты ответственных сотрудников ФНС России:
— Лапина Ольга Гелиевна (советник заместителя руководителя ФНС России Д.В. Егорова): 8-495-913-03-56; mns11022@nalog.ru);
— Бочкарева Екатерина Владимировна (советник отдела налогового мониторинга Управления камерального контроля: 8-495-913-00-00, доб. 17-39; mns11520@nalog.ru).