УФНС России по Московской области, рассмотрев Ваше обращение от 28.08.2018 N 559-У, по вопросу исчисления НДФЛ сотруднику, не отчитавшемуся в срок за деньги, полученные под отчет, сообщает следующее.
В Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 по делу N А55-15647/2012 указывается, что денежные средства, выданные организацией подотчетному лицу, образуют задолженность физического лица перед организацией и в случае, когда они не израсходованы на цели, на которые были выданы, либо израсходованы не полностью, подлежат возврату,
Следовательно, эти денежные средства не являются для физического лица экономической выгодой и не относятся к его доходу (Определение ВС РФ от 21.04.2016 N 306-КГ16-3205 по делу N А65-2127/2015). Работодатель должен принять меры по возврату этих денежных средств, вплоть до обращения в суд. Предполагается, что Эти средства не могут остаться у работника, значит, он не сможет их использовать в своих интересах.
На основании ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации, выданные под отчет денежные средства, по которым авансовый отчет работник своевременно не представил, признаются его задолженностью перед организацией, и могут быть удержаны из зарплаты работника. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены. Для этого организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры.
В случае если такое оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой, давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.
На основании вышеизложенного, если работодатель принимает решение не удерживать упомянутые суммы, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться НДФЛ и. страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Моментом получения дохода считается дата, с которой взыскание соответствующих сумм стало невозможным (Письмо Минфина России - от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610). Доход облагается НДФЛ по ставке 13%. При этом на основании ст. 226 НК РФ организация является налоговым агентом и должна исчислить и уплатить налог в бюджет.
В соответствии с п. 5 ст. 226 Кодекса при невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.
Заместитель руководителя, советник
государственной гражданской службы РФ
1-го класса
Н.Н. Баценков