Вопрос: Дистанционной работой в соответствии со ст. 312.1 ТК РФ является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала или обособленного структурного подразделения при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ст. 312.1 ТК РФ).
Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе в соответствии со ст. 312.3 ТК РФ.
Кроме того, в соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
При этом в законодательстве не содержится ограничений в порядке расчета компенсации дистанционным работникам, в том числе нет ограничения на возможность определения данной компенсации в фиксированном размере.
В трудовом договоре дистанционного работника, заключенном с Банком, в разделе «Обязанности работника» работник обязуется:
— использовать информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе телефонную связь (мобильную и стационарную) и сеть Интернет для выполнения трудовой функции и осуществления взаимодействия с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции;
— использовать в работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты и иные средства, рекомендованные работодателем. Такие рекомендации могут быть представлены работнику посредством направления ему сообщения на рабочий адрес электронной почты работника.
Дополнительным соглашением к трудовому договору предусмотрено, что работник обязан обеспечить наличие оборудования, отвечающего необходимым характеристикам для выполнения трудовой деятельности, и подключение к Интернету. При этом дополнительным соглашением не конкретизирован точный перечень необходимого оборудования для выполнения трудовой деятельности. Также работники в дополнительном соглашении заверяют, что оборудование принадлежит им на праве собственности и услуги доступа в сеть Интернет они приобретают. В дальнейшем при выплате компенсации Банк не требует представления документов, подтверждающих право собственности на оборудование.
Дополнительным соглашением установлены фиксированный размер выплачиваемой компенсации работнику за использование личного имущества для обеспечения технической необходимости выполнения трудовых обязанностей и расходы за доступ в сеть Интернет (расходы на услуги связи). Банк не требует от работника представления документов, подтверждающих расходы работника.
Фиксированный размер компенсации рассчитан на основании расчета амортизации средней рыночной стоимости оборудования и рыночной стоимости необходимого размера трафика Интернет в месяц.
Кроме того, в Банке утвержден приказ о выплате ежемесячной компенсации дистанционным работникам, в котором зафиксированы суммы выплачиваемой компенсации. Приказом не конкретизирован точный перечень необходимого оборудования для выполнения трудовой деятельности.
Выплата компенсации работникам производится пропорционально отработанному количеству дней в месяце.
Верно ли, что выплаты данной компенсации работникам, работающим дистанционно, производимые в соответствии со ст. 188 ТК РФ и ст. 312.3 ТК РФ, в размере, определенном приказом по Банку, и предусмотренные трудовым договором, являются установленными законодательством компенсационными выплатами, связанными с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, и освобождаются от обложения НДФЛ — на основании п. 1 ст. 217 НК РФ, и освобождаются от обложения страховыми взносами — на основании п. 1 ст. 422 НК РФ?
Ответ: Департамент налоговой политики рассмотрел письмо от 24.08.2020 по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами сумм компенсаций дистанционным работникам за использование для целей трудовой деятельности принадлежащих им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также расходов на услуги связи и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) сообщает следующее.
Положениями подпункта 1 пункта 1 статьи 420 и пункта 1 статьи 421 Кодекса предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.
На основании положений десятого абзаца подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Согласно пункту 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.
Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Кодекса.
В соответствии с пунктом 1 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс).
Статьей 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.
В соответствии со статьей 312.3 Трудового кодекса размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.
Таким образом, суммы компенсаций расходов дистанционных работников за использование принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, расходов на услуги связи не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками.
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях, а также подтверждающими расходы на используемые в служебных целях услуги связи.
Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, направленные налогоплательщикам и (или) налоговым агентам, имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам, налоговым органам и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Заместитель директора Департамента
В.В.САШИЧЕВ