В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
С 1 января 2022 года действует ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете». Правила стандарта не отменяют правил, установленных законом № 402-ФЗ, а дополняют их. ФСБУ посвящен составлению, хранению, перемещению документов внутри предприятия, то есть порядку работы с документами.
Пройдите курс «Семь новых ФСБУ» — забудете о претензиях от налоговиков и научитесь с легкостью применять федеральные стандарты в учете. Получите официальное удостоверение. Смотреть бесплатный урок из курса прямо сейчас.
В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.
Такие разъяснения дает Минфин в письме № 07-01-09/25966 от 18.04.2018.
Сроки хранения отдельных документов
Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
Первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, акты о приемке, сдаче и списании имущества, накладные и другие) 1 | 5 лет |
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и другие) 1 | |
Кассовые книги, оборотные ведомости | |
Книги регистрации счетов, доверенностей, платежных документов | |
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики | |
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости2 | |
Акты документальных ревизий; акты проверок кассы, правильности взимания налогов1 | |
Договоры, соглашения всех видов | |
Справки, акты, обязательства, переписка по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям | |
Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов | |
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах 3 | |
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов, об освобождении от них, о предоставленных льготах, отсрочках по уплате налогов | |
Договор банковского счета | |
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности | |
Бухгалтерская и статистическая отчетность, балансы организации, объяснительные записки к ним; | |
— годовые | Постоянно |
— квартальные | 5 лет (при отсуствии годовых—постоянно) |
— месячные | 1 год (при отсуствии годовых, квартальных—постоянно) |
Лицевые счета работников | 50 лет |
Личные дела: | |
— руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, а также работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени | Постоянно |
— остальных работников | 50 лет |
Трудовые договоры, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников (включая временных) | |
Документы лиц, не принятых на работу | 1 год |
Перечень лиц, имеющих право подиси первичных документов | До замены новыми |
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке имущества организации | Постоянно |
Акты приемки и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации | |
Документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами | |
1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения 2 При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 50 лет 3 После снятия с учета |
Федеральный закон от 06.12.11 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» |
|---|
Статья 9. Первичные учетные документы 8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета. Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета 1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. 2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. 3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. |
Налоговый кодекс РФ |
|---|
Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов) 1. Налогоплательщики обязаны: 8) в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом Статья 89. Выездная налоговая проверка ... При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора). Статья 94. Выемка документов и предметов 1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку. Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки. 2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время. 3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист. До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности. 4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно. При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов. 5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки. 6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей. 7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов. 8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей. При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия. 9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка. 10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты. |
Комментарии
1Черновики в офисах заканчиваются. Можно ли использовать архив документов в черновиках? Конкретно книгу учета доходов - расходов сколько лет нужно хранить?