Первичные документы

Электронные перевозочные документы: что это такое, преимущества, кому необходимы в 2024 году

ЭПД — это электронные перевозочные документы, которые представляют собой аналог привычных бумажных документов — путевого листа, товарно-транспортной накладной, заказ-наряда, заказа и заявки, сопроводительной ведомости, договора фрахтования. Все ЭПД имеют утвержденную ФНС форму и используются в электронном документообороте, без необходимости дублирования указанных в них сведений на бумаге.
Электронные перевозочные документы: что это такое, преимущества, кому необходимы в 2024 году
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Электронные перевозочные документы должны упростить процесс обмена информацией между сторонами, ускорить транзит грузов, а также сделать перевозки более «прозрачными».

Для чего нужны перевозочные документы

Перевозочные документы создаются при перемещении грузов или пассажиров автотранспортом и включают в себя существенную информацию о перевозке: 

  • Путевой лист содержит сведения о техническом состоянии транспортного средства, времени выезда и возвращения на парковку, результатах медосмотра водителя, показаниях одометра, видах перевозки и сообщения и др. Документ используется для контроля расхода ГСМ, учета рабочего времени водителя, обоснования цели поездки перед сотрудниками ГИБДД на трассе. 

  • В товарно-транспортной накладной прописывается информация о грузоотправителе и грузополучателе, маршруте, адресе разгрузки, обстоятельствах принятия груза и др. Документ определяет ответственность сторон, условия взаиморасчетов, а также подтверждает сам факт отгрузки и сдачи товара.

  • Сопроводительная ведомость оформляется при транспортировке груза в контейнере — в случае, если при погрузке и выгрузке контейнер снимается с транспортного средства. Ведомость подтверждает, что контейнер был передан для перемещения в пункт назначения перевозчику, а перевозчик доставил его и передал покупателю.

  • Заказ-наряд заполняется, если компания предоставляет транспорт, но не занимается учетом перевозимого груза.

  • Заказ и заявка нужны, чтобы задокументировать условия перевозки, о которых договорились перевозчик и грузоотправитель. Включает сведения о грузе, пунктах погрузки и выгрузки, транспорте и др.

  • Договор фрахтования заключается в случае, если транспорт предоставляется на возмездной основе для перевозки грузов или пассажиров. Договор закрепляет отношения между фрахтователем и фрахтовщиком.

Без перевозочных документов грузовые и пассажирские потоки двигались бы бесконтрольно, а значимые условия перевозки и обязанности сторон не были четко определены. 

Айтиком.Логистика

Сервис обмена электронными перевозочными документами

Когда появились электронные перевозочные документы

Порядок применения ЭПД закрепило постановление Правительства № 931 в мае 2022 года. С этого времени электронные перевозочные документы можно использовать в работе вместо привычных бумажных документов. 

Для обмена электронными документами была создана государственная система — ГИС ЭПД. Каждый участник взаимодействия заполняет перевозочный документ в своей части и передает в систему на регистрацию — но не напрямую, а через аккредитованных Минтрансом операторов ИС ЭПД.

Операторы, в свою очередь, предоставляют «инструменты» для работы с ЭПД — сервисы, где можно создавать и подписывать документы. Компания Айтиком, как оператор ИС ЭПД, также разработала удобный сервис Айтиком.Логистика.

Когда ЭПД станут обязательными

На начало 2024 года использование ЭПД носит добровольный характер. Однако в ноябре 2023 года Правительство утвердило стратегию цифровой трансформации транспортной отрасли, по которой доля электронных документов с каждым годом должна интенсивно увеличиваться.

Предполагается, что в 2024 году в цифровом виде будет оформлено 50 млн. перевозочных документов, в 2027 году — 1000 млн., а в 2030 году — 5000 млн. штук. 

С большей долей вероятности первыми к системе ГИС ЭПД подключатся участники оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции. Поправки об обязательном применении электронных документов для данной отрасли уже внесены в закон от 22.11.1995 № 171-ФЗ.  Если в ближайшее время не появится новый законопроект по теме, то для алкогольной отрасли переход на электронные сопроводительные документы будет обязателен с 1 июня 2024 года.

Преимущества электронных перевозочных документов

Сейчас грузоотправители, грузополучатели и перевозчики разбились на два лагеря. Одни еще не знают, что такое ЭПД, или только начинают интересоваться темой. Другие перешли в цифровую среду и уже активно применяют электронные перевозочные документы. 

Для использования ЭПД, помимо возможной скорой «обязаловки», есть ряд причин:

  • Снижение стоимости документооборота. Из затрат сразу исключаются бумага, печать, картриджи, почтовые и курьерские услуги.

  • Увеличение скорости обмена документами. Стороны получают электронный документ мгновенно и также мгновенно передают его другим участникам взаимодействия.

  • Исключение риска порчи и подделки документов. ЭПД нельзя потерять или испортить.

  • Исключение ошибок. Оператор ИС ЭПД передает в ГИС ЭПД только «правильные» файлы. Заполненный неверно документ будет возвращен отправителю. В этом случае файл нужно сформировать заново.

  • Контроль грузоперевозки. Данные об ЭПД и их «движении» сразу появляются в системе.

  • Ускорение проверок. Контролирующие органы сами возьмут необходимые им документы из ГИС ЭПД. 

Также отдельные плюсы компании получают при подключении к сервису Айтиком.Логистика, такие как:

  • поддержка всех форматов и сценариев ЭПД;

  • возможность параллельного и последовательного подписание титулов;

  • адаптивная мобильная версия для водителя;

  • поддержка специалистов по вопросам применения ЭПД.

Кроме того, сервис можно интегрировать в информационную систему компании и работать с ЭПД в привычном интерфейсе.

Как перейти на ЭПД

Для перехода на ЭПД необходимо:

  1. Заключить договор с одним из операторов ИС ЭПД и подключиться к сервису ЭПД.

  2. Выпустить электронные подписи на лиц, которые будут подписывать ЭПД.

  3. Сформировать машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников, которые будут подписывать ЭПД от лица компании. Это можно сделать в удобном и понятном сервисе Айтиком.Доверенности.

В Айтиком вы можете получить полный комплекс услуг для быстрого начала работы с ЭПД — выпустить электронные подписи, приобрести лицензии КриптоПро и защищенные носители электронной подписи, подключиться к сервисам Айтиком.Логистика и Айтиком.Доверенности

Вместо заключения

Если опираться на стратегию цифровой трансформации транспортной отрасли, то ЭПД в скорой перспективе будут использоваться повсеместно. Уже сегодня многие участники рынка применяют ЭПД и отмечают многочисленные преимущества данного решения.

Электронный документ быстро заполняется и подписывается, а затем мгновенно передается в системе ЭПД. Водителю не нужно заботиться о сохранности путевого листа, а владельцу компании выделять место под бумажный архив.

В целом работа с ЭПД еще настраивается. Так, в стратегии уделяется внимание развитию роуминга. В настоящий момент стороны могут обмениваться ЭПД, если они подключены к одному оператору ИС ЭПД. Если у компании часть контрагентов используют бумажные перевозочные документы, а часть электронные, то придется вести дела и в электронном, и в бумажном форматах. Однако все эти проблемы будут решены, как только ЭПД станут обязательными для всех.

Айтиком.Логистика

Сервис обмена электронными перевозочными документами

Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8K263h

Начать дискуссию