УФНС по Тверской области разъясняет новый порядок представления сведений 2-НДФЛ

Федеральная налоговая служба Российской Федерации приказом от 16.09.11 ММВ-7-3/576@ утвердила новый порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц (далее – НДФЛ), а также сообщений о невозможности удержать налог (форма 2-НДФЛ). Новые правила надо применять с 8 ноября 2011 года. С этой же даты перестанет действовать прежний порядок подачи справок 2-НДФЛ, утвержденный еще в 2003 году.

Напоминаем, что сведения о доходах физических лиц и налоге, удержанном за предыдущий налоговый период, сдаются не позднее 1 апреля. Если налоговый агент не может удержать НДФЛ, об этом нужно сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета не позднее одного месяца с даты окончания соответствующего налогового периода (п. 2 ст. 230, п. 5 ст. 226 НК РФ).

Согласно новому порядку, налоговые агенты по своему выбору могут сдавать справки по форме 2-НДФЛ на бумаге, на дискете или другом электронном носителе, а также направлять по телекоммуникационным каналам связи. Рассмотрим каждый способ в отдельности.

В бумажном виде
Форму 2-НДФЛ в бумажном виде можно либо принести в инспекцию, либо направить письмом с описью вложения. К справке нужно приложить два экземпляра реестра сведений о доходах. Непосредственно в день получения справок и сопроводительных реестров налоговые инспекторы обязаны провести контроль «заполнения» представленных сведений. Если в какой-то справке выявлены нарушения (заполнены не все необходимые реквизиты формы либо имеются исправления), справка изымается из представленного пакета документов. Данный факт отражается в протоколе приема сведений. Один экземпляр протокола вручается (направляется по почте) налоговому агенту или его представителю. Протокол без нарушений подтверждает прием сведений по форме 2-НДФЛ. При этом датой представления сведений будет либо дата фактической подачи документов в инспекцию, либо дата отправки письма с описью вложения.

На электронном носителе
Новый порядок допускает сдачу сведений на следующих электронных носителях: дискетах 3,5", дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти. Электронные носители с записанными файлами утвержденного формата можно принести в инспекцию либо направить по обычной почте (с описью вложения). К каждому файлу составляется по два экземпляра реестра сведений о доходах (в бумажном виде). При формировании файла нужно придерживаться следующих правил: количество справок, представляемых в одном файле, не может превышать 3000. В одном файле могут содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП организации, ОКАТО, отчетный период, признак представленных сведений. При этом на этапе приема сведения допускается корректировка адреса в соответствии со справочником адресов (КЛАДР). Сведения на электронных носителях считаются представленными, если они прошли форматный контроль. Результаты форматного контроля оформляются протоколом приема сведений. Один экземпляр протокола вручается (направляется) налоговому агенту или его представителю.

Через Интернет
Сведения о доходах в электронном виде можно передать по телекоммуникационным каналам связи через специализированного оператора связи, обеспечивающего обмен информацией, либо через Интернет-сайт ФНС. Предусмотрен следующий порядок представления сведений через специализированного оператора связи.

Налоговый агент формирует сведения в соответствии с утвержденным форматом. При этом требования к формированию файлов, направляемых по ТКС, аналогичны тем, что предъявляются к файлам, которые сдаются на электронных носителях (см. выше). Подготовленный файл подписывается электронной квалифицированной подписью налогового агента и в зашифрованном виде направляется в инспекцию. Дату отправки формы 2-НДФЛ фиксирует оператор связи. После того, как файл прошел форматный контроль, налоговые инспекторы должны направить налоговому агенту извещение о получении электронного документа (на эти действия им отводится один рабочий день). Кроме того, в течение 10 дней с даты отправки сведений должны составить и направить налоговому агенту упомянутые выше реестр сведений о доходах и протокол приема сведений. Представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль, и зафиксированные в реестре сведений.