Могут ли филиалы организаций вести отдельную кассовую книгу филиала?

Вопрос:

Могут ли филиалы (структурные подразделения) организаций, имеющие самостоятельный баланс и ведущие свой бух.учет, вести и отдельную кассовую книгу филиала (структурного подразделения)?

Ответ:

         Согласно  пунктам  2  и  3  ст. 55  Гражданского  кодекса  РФ  филиалом  является  обособленное подразделение  юридического  лица,  расположенное  вне  места  его  нахождения  и осуществляющее  все  его  функции  или  их  часть.  Филиал  не  является  юридическим  лицом, руководитель филиала назначается юридическим лицом и действует на основании его доверенности.  Филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.
          Филиал  не  является  участником  гражданского  оборота.  Таковыми  являются только  лица,  предусмотренные  подразделом  2  раздела  1  части  I  ГК  РФ,  т.е.  граждане, юридические  лица,  государство  и  его  субъекты,  а  также  муниципальные  образования. 
           Все  действия (сделки),  совершенные  руководителем  филиала,  являются  действиями (сделками)  юридического  лица,  создавшего  филиал.
           В  соответствии  с  п. 2 ст. 11  Налогового  кодекса  РФ для  целей  налогообложения  используется, в  частности,  следующее  понятие:  "обособленное  подразделение  организации  -  любое  территориально  обособленное  от  нее  подразделение,  по  месту  нахождения  которого оборудованы  стационарные  рабочие  места".  Признание  обособленного  подразделения организации  таковым  производится  независимо  от  того,  отражено  или  не  отражено  его создание  в  учредительных  или  иных  организационно-распорядительных  документах  организации,  и  от  полномочий,  которыми  наделяется  указанное  подразделение.
            Наличие  у  организации  обособленных  подразделений  оказывает существенное  влияние  на  порядок  исчисления,  уплаты  налогов  и  представление  отчетности. Каждое  предприятие  с  разветвленной  территориальной  сетью  учитывает  это,  когда разрабатывает  учетную  политику  в  целях  налогообложения.  При  формировании  бухгалтерской  отчетности  в  целом  по  организации  должны  учитываться  показатели  деятельности  подразделений,  что установлено пунктом  33 Положения  по  ведению  бухгалтерского  учета  и  бухгалтерской  отчетности  в  РФ (утв.  Приказом  Минфина  РФ  от  29.07.1998  № 34н).  При  этом  обособленные подразделения, которые выделены  на  отдельный  баланс,  представляют  в  головную  организацию  внутреннюю бухгалтерскую  отчетность.  Эти  данные  используются  при  формировании квартальных и годовых  отчетов  всей  организации.  Такая  отчетность  составляется  по  формам,  предусмотренным  для  организации  в  целом.  По  некоторым  налогам  обособленные  подразделения  также  представляют  отчетность  в  налоговые  органы  по   месту  своего  учета.
            Независимо  от  правовых  форм  и  сфер  деятельности  для осуществления  расчетов  наличными  деньгами  организации  должны  применять  контрольно-кассовую  технику,  иметь  кассу  и  вести  кассовую  книгу  по  установленной  форме  согласно   Порядка  ведения  кассовых  операций (далее - Порядок),  утв. ЦБ  РФ  22.09.1993  № 40. 
В  соответствии  с  пунктом  11  Порядка   "предприятия  выдают  наличные  деньги  под  отчет…на  расходы  отдельных  подразделений…,  в  том  числе  филиалов,  не  состоящих  на  самостоятельном  балансе  и  находящихся  вне  района  деятельности  организаций…".  В  пункте  3.4.  Положения  по  бухгалтерскому  учету (ПБУ 4/96),  утв.  Минфином  РФ  08.02.1996  №10  "под отдельным балансом  понимается  система  показателей,  формируемая  подразделением  организации  и отражающая его имущественное  и  финансовое положение на  отчетную  дату  для  нужд  управления  организацией,  в  том  числе  составления  бухгалтерской  отчетности".  Из  письма  Минфина  РФ  от  29.03.2004   № 04-05-06/27  следует,  что  "под  отдельным  балансом  следует  понимать  перечень  показателей,  установленных  организацией  для  своих  подразделений,  выделенных  на отдельный  баланс". 
            Выделение  на  отдельный  баланс  -  это  организация бухгалтерского  учета  операций  филиала  обособленно  от  операций  головной  организации.  Выделение  на  отдельный  баланс  особого  юридического  статуса  выделение  не  предоставляет.
           В целях  организации  на  территории  РФ  наличного  денежного  обращения    "определение  порядка  ведения кассовых  операций"  возлагается  на  Банк  России (ст. 34  ФЗ  от  10.02.2002  № 86-ФЗ).  При  этом  Положением  о  правилах  организации  наличного  денежного  обращения  на  территории Российской  Федерации  от  05.01.1998  № 14-П (далее - Положение),  утв. ЦБ РФ  19.12.1997  № 47,  к  мерам  по  организации  обращения  наличных  денег  отнесены:
-  обязанность  организаций  хранить  свободные  денежные  средства  в  коммерческих  банках;
-  установление  порядка  и  сроков  сдачи  наличных  денег  в  кассы  коммерческих  банков;
-  утверждение  лимитов  остатков  касс  в  организациях  и  их  филиалах;
-  разрешение хранить в кассах  организаций  наличные  деньги в пределах установленных лимитов.    
          Таким  образом,  основная  функция  кассовой  книги  организации,  -  контроль  за  полнотой  и  своевременностью  оприходования  получаемых  денежных  средств,  соблюдением  установленных  лимитов  остатка  кассы  и  своевременной  сдачей  полученных  или неизрасходованных  средств  на  расчетные  счета  в  коммерческие  банки.  Поэтому  единство кассовой  книги,  прежде  всего,  это  неразрывность  с  главной  кассой  -  местом,  через  которое проводятся  все  кассовые  операции  организации.
          Неоприходование (неполное оприходование)  в  кассу  денежной  наличности,  в  первую  очередь,  выражается  в  несовпадение (превышение)  сумм  по  документам  о получении  организацией  денежных  средств,  с  записями  в  кассовой  книге,  отчете  по  форме № КО-5  и  записями  в  регистрах  бухгалтерского  учета  к  балансовому  счету  50  "Касса". 

В филиале  организации,  который  осуществляет  расчеты  наличными денежными  средствами  и  не  ведет  кассовую  книгу  и  регистры  по  счету  50  и  счету  90 "Продажи",  при  проверке  может  возникнуть  ситуация  когда  в  кассе  имеется  денежная наличность,  а  документ,  посредством  заполнения  которого  обеспечивается  оприходование денежной  наличности,  отсутствует.  В этом случае организация может  подвергается административному  штрафу  по  ст. 15.1  КоАП РФ.

           Следует  отметить,  что  современные  средства  связи  позволяют  организовать  документооборот  между  центральным  офисом  и  филиалом  таким  образом,  чтобы  данные  о  совершенных  кассовых  операциях  поступали  в  центральный  офис  в  момент  совершения  кассовых  операций.  Не  случайно  в  пунктах  2.4,  2.5  Положения  предусмотрен  перевод  платежей  через  предприятия  Госкомсвязи  России.  Также,  пунктом  25  Порядка  допускается  ведение  кассовой  книги  в  виде  компьютерной  машинограммы.  Однако,  внедрение  такого  способа  влечет  немалые  затраты.  Не  меньших  затрат  требует  и  получение  филиалом  статуса  юридического  лица.  Именно  по  этой  причине  под  предлогом  "пробелов  и  противоречий  в  законодательстве",  а  также,  "обычаев  делового  оборота"  организации  пытаются  использовать  отдельные  кассовые  книги  в  своих  обособленных  структурных  подразделениях,  что  в  свою  очередь,  служит  основанием  для  применения  норм  ст. 15.1. КоАП РФ