Доводим до сведения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей порядок ведения Журнала кассира – операциониста (по форме КМ-4).

Журнал применяется для учёта операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации или индивидуального предпринимателя, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счётчиков.

В конце рабочего дня (смены ) кассир составляет кассовый отчёт и вместе с ним сдаёт выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

После снятия показаний счётчиков, проверки фактической суммы  выручки делается запись в Журнале кассира - операциониста которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира, и администратора организации.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а суммы выявленных недостач или излишков заносятся в соответствующие графы Журнала кассира - операциониста.

Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста,  руководителя и главного бухгалтера.

На обложке журнала необходимо указать реквизиты организации (ИП), коды, информацию о контрольно-кассовой машине, период на который заводится журнал, должность, фамилию, имя, отчество лица, ответственного за ведение журнала.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью.

ОФОРМЛЕНИЕ ВОЗВРАТА ДЕНЕГ В ДЕНЬ ПОКУПКИ

Если  возврат денег за товар покупателю производится в тот же день, что и покупка товара (до закрытия смены и снятия Z-отчёта), то в этом случае возврат денежной суммы  производится из операционной кассы организации по чеку, выданному в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя. При этом на сумму возврата  в одном экземпляре оформляется акт о возврате товара по форме № КМ-3.

Данный акт составляется на основании чеков, возвращенных покупателями (клиентами), либо на основании ошибочно пробитых чеков. Погашенные                     (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом по форме № КМ-3 сдаются в бухгалтерию (где они должны храниться при текстовых документах за данное число).

Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в журнал кассира - операциониста (графа 15) и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.

Приём от покупателя возвращённого товара оформляется накладной, которая составляется в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товарному отчёту, а другой экземпляр передаётся покупателю и является основанием для получения денежной суммы за возвращённый товар.

     ВОЗВРАТ ДЕНЕГ В ДРУГОЙ ДЕНЬ (НЕ В ДЕНЬ ПОКУПКИ)

Если возврат денег за товар производится не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятия Z – отчёта), то этом случае организациям следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённым решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г № 40.

В соответствии с п.5 ст. 18 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей» при возврате потребителем товара ненадлежащего качества отсутствие у него кассового чека не является основанием для отказа в удовлетворении его требований (расторжение договора купли-продажи и возврата денег). Для целей определения полноты оприходования выручки возврат товара ненадлежащего качества может быть произведён без предъявления покупателем кассового чека, но только в том случае, если установлен факт и условия покупки, и он доказан покупателем.

Фактом, удостоверяющим покупку, в данном случае могут являться другие документы, подтверждающие покупку, такие как товарный чек, гарантийный талон и т.д. В случае отсутствия у потребителя указанных документов это не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение факта и условий покупки.

Фактом, подтверждающим покупку, может служить контрольная лента, которая должна храниться в течение сроков, установленных для первичных учётных документов, но не менее 5 лет.

В этом случае возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении паспорта или документа его заменяющего. Для возврата денег покупателю из главной кассы организации составляется расходно-кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) также с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность.

Заполнение формы № КМ-4