Работодатель становится агентом

РАБОТОДАТЕЛЬ  СТАНОВИТСЯ  АГЕНТОМ

(Как уплатить НДФЛ за своего работника)

            Сейчас многие индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, нанимают постоянных или временных работников. При этом такие работодатели становятся налоговыми агентами. Статус налогового агента возлагает на них дополнительные обязанности.  Но часто они не знают, что должны платить НДФЛ за своих работников.

             Сегодня мы расскажем, как исчислять, удерживать и уплачивать НДФЛ. Обратимся к главному документу - Налоговому кодексу РФ.

Агент

Налоговые агенты - это граждане, которые обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика налог и перечислить его в бюджет (ст. 24 НК РФ).

Налоговые агенты выступают своего рода посредниками между налогоплательщиками и государством. Они удерживают налог с доходов, которые выплачивают налогоплательщикам, и перечисляют его в бюджет.

Налоговыми агентами по НДФЛ являются (п. 1 ст. 226 НК РФ):

- российские организации;

- индивидуальные предприниматели;

- нотариусы, занимающиеся частной практикой;

- адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, др.

Налоговые агенты обязаны исчислить и удержать налог у граждан со всех доходов, которые они ему выплачивают, за исключением отдельных их видов. 

Для того чтобы правильно и своевременно произвести расчеты с бюджетом по налогу на доходы физических лиц, налоговый агент выполняет следующие действия:

- исчисляет сумму НДФЛ;

- удерживает налог из доходов физического лица;

- перечисляет налог в бюджет.

Давайте подробно остановимся на каждом действии. Так как у агентов часто возникают определенные сложности при их выполнении.

Шаг  первый  –  исчисление  налога

Исчислять НДФЛ нужно по каждому физическому лицу. Кроме того, налог рассчитывается отдельно по каждой ставке, которая предусмотрена для соответствующего вида дохода.

НДФЛ исчисляется в полных рублях: сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляются до полного рубля.

Расчет  НДФЛ  по  ставке  13  процентов

Допустим, работодатель выплачивает доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13 процентов. Это может быть заработная плата, вознаграждение по гражданско-правовым договорам и др. Тогда налог исчисляется так:

1. По итогам каждого месяца определяется налоговая база нарастающим итогом с начала года.

Налоговая база рассчитывается исходя из всех доходов, начисленных за этот период и облагаемых по ставке 13% (в том числе и выплачиваемых в натуральной форме). За минусом налоговых вычетов, на которые работник имеет право и которые могут быть предоставлены налоговым агентом (п. 3 ст. 210 НК РФ). Схема такова:

┌──────────────────────┐   ┌────────────────────┐   ┌─────────────────────────┐

│    Налоговая база    │ = │    Доходы          │ - │   Ст, Им, Проф вычеты   │

└──────────────────────┘   └────────────────────┘   └─────────────────────────┘

где Ст, Им, Проф вычеты - стандартные, имущественные, профессиональные вычеты, которые предоставляются работнику.

Доходы в виде заработной платы, отпускных, а также других выплат, входящих в систему оплаты труда, учитываются в налоговой базе того периода, за который они были начислены.

Например, если заработную плату за октябрь выплатили в начале ноября, то эту сумму тем не менее нужно включить в налоговую базу в октябре. При этом ее нужно отразить в налоговой карточке по форме 1-НДФЛ в поле того месяца, за который начислен доход (т.е. за октябрь).

Иные доходы (суммы материальной помощи, подлежащие налогообложению, вознаграждения по гражданско-правовым договорам и пр.) нужно включать в налоговую базу в периоде их выплаты, а не начисления.

Например, материальная помощь работнику была начислена в одном месяце, а выплачена в другом. В этом случае она включается в налоговую базу того периода, в котором была выплачена.

При расчете налоговой базы вы не учитываете доходы, которые получены физическим лицом от других налоговых агентов.

Например, работник принят на работу в мае. До этого времени (с января по апрель) он работал в другой организации. При исчислении НДФЛ по новому месту работы в налоговую базу нужно включать только те доходы, которые работник начал получать с мая.

2. Рассчитываем сумму налога, приходящуюся на исчисленную с начала года налоговую базу, по формуле:

┌────────────┐   ┌──────────────────────┐

│    НДФЛ    │ = │    Налоговая база    │ x 13%.

└────────────┘   └──────────────────────┘

Удержание

НДФЛ удерживается непосредственно из доходов физического лица при их фактической выплате.

При выплате авансов по заработной плате не удерживается НДФЛ. Т.к. днем получения доходов в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который они начислены (п. 2 ст. 223 НК РФ). Следовательно, удерживается НДФЛ в полном объеме при выплате второй части заработка.

Как быть, если доход в неденежной форме? Удержать налог нужно при ближайшей выплате гражданину денег. Причем такое удержание можно производить из любых средств, которые вы ему выплачиваете, - заработной платы, отпускных, материальной помощи и др.

При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% от денежной выплаты. Оставшуюся часть налога можно удержать из выплат в последующих месяцах.

Налоговый агент не вправе уплачивать НДФЛ из собственных средств.

Если же нет возможности удержать НДФЛ у физического лица в течение 12 месяцев после выплаты ему дохода, должны об этом сообщить в свою налоговую инспекцию.

Такая ситуация может возникнуть в случае, когда выдают доход в натуральной форме (например, подарки и призы) и деньги гражданину больше не будут выплачивать.

Уплачиваем  налог

Налог, который исчислен и удержан у физического лица, уплачивается организацией по месту своего учета в следующие сроки.

В частности, перечислять налог с сумм заработной платы нужно при ее окончательном расчете за весь месяц не позднее дня фактического получения в банке наличных для выплаты (дня перечисления денег на счета работников). Уплата НДФЛ в бюджет по авансам не производится.

Учет доходов  и  удержанного  налога  

Налоговый агент индивидуально по каждому работнику ведет учет:

- доходов, которые он выплачивает;

- сумм налога, которые он удерживает у физического лица и перечисляет в бюджет.

Сейчас для ведения такого учета используются налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ, утвержденная Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583).

Отчитываемся  о  выплаченных доходах 

Ежегодно не позднее 1 апреля налоговый агент представляет в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов за предыдущий налоговый период.

Такие сведения подаются по форме 2-НДФЛ на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций.

Сохранение документов

Налоговый агент в течение четырех лет хранит документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налога. Это одна из его обязанностей.

Выдача  справки  о  доходах

Налоговые агенты выдают по заявлениям граждан справки о выплаченных им доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. 

Ответственность  за  неуплату  НДФЛ

            Если работодатель не перечислил или перечислил не полностью НДФЛ, ему придется заплатить штраф в размере 20 процентов от суммы, подлежащей уплате.

   Штрафная санкция 50 рублей за каждый не представленный документ предусматривается в нескольких случаях:

- не сообщил или несвоевременно сообщил налоговому органу о невозможности удержать налог;

- не представил или не вовремя представил справку по форме 2-НДФЛ. 

- непредставление налоговых карточек по форме 1-НДФЛ (в случае затребования документов налоговыми органами)

- отсутствие за 4-летний период документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления НДФЛ   

                                         Как  заполнить  платежный документ

            Когда налоговый агент уплачивает НДФЛ, он заполняет расчетный документ. В нем указываются следующие реквизиты:

Статус  02.

Банк получателя                ГРКЦ Нацбанка в г. Якутске;

БИК                                      049805001;

Получатель УФК Минфина России по РС (Я) (МРИ ФНС № 5 по РС (Я);

Счет № 40101810100000010002;

ИНН                                      1435029737,                                     

КПП                                      143501001.

КБК                                      18210102021011000110.

ОКАТО                                98401000000.

Штрих-код НДФЛ  13 % (налоговый агент).   

Будьте внимательны при заполнении расчетного документа.  Значение в поле статуса указывается 02 (что означает «налоговый агент»).

Отдел работы с налогоплательщиками

Межрайонной ИФНС России № 5 по РС (Я)