Как донести нужную информацию до сотрудников? Как выстроить систему внутренних коммуникаций в компании? Какие ресурсы можно для этого использовать? О четырёх способах, доступных практически любой HR-службе, рассказывает Ульяна Селиванова.

Одна из функций работы HR-службы в компании – это бесперебойное обеспечение и поддержка внутренних коммуникаций. Исходя из практического опыта, могу сказать, что это функция – одна из важнейших. Ниже мы рассмотрим, как максимально использовать все возможные ресурсы компании, чтобы поддерживать информационный и коммуникативный поток внутри компании на высоком уровне. Налаженный коммуникативный процесс в компании значительно облегчает протекание всех процессов внутренней жизнедеятельности, а наиболее яркую и заметную роль играет в процессе адаптации новых сотрудников и в формировании у них (новичков) лояльности к компании, а также повышает её (лояльность) у старых сотрудников.

К каким ресурсам может прибегнуть служба по работе с персоналом для выполнения этой задачи?

Ресурс 1. HR-блок на внутреннем информационном портале

Для того, чтобы система по поддержке и развитию коммуникативных связей работала без перебоя, важна каждая мелочь: дата рождения в карточке сотрудника компании, информирование сотрудников обо всех происходящих в компании событиях в доступном и понятном виде, отражение всех организационных изменений и т.д.

В настоящее время практически в каждой серьезной компании есть блок по работе с персоналом на внутреннем программном обеспечении. Например, в одной компании по производству и продаже пищевых ингредиентов используют программу собственной разработки, и в ней отведен для работы с персоналом довольно большой блок. В информационном наполнении этого действующего внутреннего портала по работе с персоналом задействованы все сотрудники HR-департамента, отдельные специалисты IT-департамента и сотрудник отдела сервиса. Так, например, HR-менеджеры отвечают за внесение кадровой информации о новом сотруднике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес, прописка, наличие детей, семейное положение). Специалист IT-отдела размещает на портале номер внутреннего телефона и адрес рабочей электронной почты нового работника, сотрудник отдела сервиса – номер кабинета и этаж, где он работает.

Но HR-блок включает в себя не только раздел с «персональными данными» на каждого сотрудника, в нем есть и другие разделы: «Конкурсы», «Новости», «Электронный помощник» и др. За наполнение каждого из раздела отвечает определенный сотрудник HR-службы. Например, в разделе «Конкурсы» всегда актуальная информация о корпоративном конкурсе «Лучший сотрудник месяца», в котором могут участвовать и новые сотрудники. В разделе «Новости» размещается информация о том, кто из отделов продаж стал лидером месяца, какого числа пройдет отраслевая выставка и кто примет в ней участие, также здесь можно анонсировать новый выпуск корпоративной газеты и пр.

Также на внутреннем портале компании есть раздел, который называется «Рады представить, или в нашем полку прибыло». Здесь отображаются фотографии недавно пришедших сотрудников. На следующий день после появления в коллективе нового работника система автоматически рассылает всем оповещение о том, что такого-то числа новый сотрудник (дается его фото) вышел на работу (с указанием должности и подразделения), далее следует соответствующая контактная информация (номер кабинета и внутреннего телефона, электронный адрес).

Ресурс 2. Дополнительные опции, облегчающие взаимодействие сотрудников компании

Для вновь принятых на работу сотрудников в компании действует и электронный помощник, который также базируется на внутреннем портале в блоке, посвященном работе с персоналом. Электронный помощник – это такой путеводитель, в котором отражена краткая информация обо всех сервисных сотрудниках, с которыми ему нужно взаимодействовать в работе – как для решения вопросов как личных, так и деловых (которые связаны напрямую с его работой: вопросы его клиентов, поставщиков и т. д.) Например, сотрудник желает заказать цветы на день рождения для своего коллеги или узнать дату выдачи заработной платы, или, например, звонит клиент, и его нужно связать с технологической службой – на какого технолога его переключить или как заказать машину для поездки в командировку к клиенту. Ответы на все эти вопросы он может найти в путеводителе по компании: там отражены ФИО ответственных лиц, их фотографии и необходимые данные – рабочий телефон, кабинет, номер корпуса.

Хочу отметить, что изначально электронный помощник создавался специально для новых сотрудников (этим занималась команда, включающая в себя руководителя отдела персонала и начальника IT-отдела). Но в ходе использования оказалось, что это незаменимая вещь для получения необходимой информации и для старых сотрудников.

Ресурс 3. Информационные доски. Стенды

Практически каждая компания имеет информационные доски, обычно они размещаются по одной-две на каждом из этажей. Часто HR-сотрудник считает, что оформление информационных досок – это довольно нудная и ненужная работа. Но можно подойти к оформлению информационных досок творчески – например, разработать с отделом рекламы единый стиль подачи информации, обновлять не только «сухие» разделы, такие как «Итоги месяца, итоги квартала», но и придумать какие-то «фишки», например, сделать рубрику «Анекдот недели» или «Цитата недели», а также не забывать вывешивать яркие праздничные открытки с поздравлениями как минимум с новым годом и с 8 марта. Если сотрудник компании будет знать, что на информационных досках он увидит не только статичную информацию, но и что-то новое, яркое и даже развлекательное, то он (сотрудник), проходя мимо стенда, всегда обратит свое внимание на него. В компании, где я работала, например, многие сотрудники еженедельно списывали цитаты со стендов и вывешивали у себя в кабинете под рамочку.

На какие информационные блоки можно разделить стенд? Вот один из вариантов: цитата недели (тематическая цитата или афоризм про работу), результаты конкурсов (итоговые и текущие), поздравления (в этом разделе сотрудник отдела персонала вывешивает портреты сотрудников, успешно прошедших испытательный срок, и поздравление по этому случаю, а также поздравления с днем рождения, рождением ребенка, со свадьбой, с новой должностью, новым клиентом и т. д.), анекдот недели (на тему трудовой деятельности).

Ресурс 4. Издание корпоративной газеты

Выпускать корпоративную газету может позволить себе не каждая компания, но почти каждая может выпускать, к примеру, новостные листовки. Главное, как в издании газеты, так и листовок – этот процесс должен быть системным, и если заявлено, что газета выходит раз в квартал, то нужно поддерживать заявленный график, так как сотрудники привыкают и ждут ее выхода.

В компании по производству пищевых ингредиентов HR-служба тоже начала с издания информационной листовки, но с ростом компании росли и потребности сотрудников в информации, и в настоящее газета «Вестник» – это полноценная газета, имеющая свой стиль, преследующая свои цели и помогающая решать задачи руководства. Газета печатается в цветном варианте на плотной бумаге, состоит из четырех листов формата А3 и выходит раз в квартал. Она включает следующие разделы: «От первого лица», «Слово редактора», «События, факты, комментарии», «Новости компании», «Итоги квартала» (полугодия, года), «Мы – профессионалы», «Мы в развитии», «Наше творчество», «Корпоративная жизнь, «Поздравляем!». Писать для корпоративной газеты почетно. Кроме того, это прекрасный инструмент для поднятия корпоративного духа и сплочения коллектива единомышленников, а для нового сотрудника это – источник информации о том, чем живет компания.

Итак, HR-служба имеет в своём распоряжении довольно богатый арсенал методов, позволяющих наладить внутренние коммуникации в компании. Четыре таких способа, которые есть в наличии у каждого из сотрудников отдела персонала, мы с вами сегодня рассмотрели.