Эйчар зачастую еще и «корпоративный писатель»: он отстукивает терабайты писем сотрудникам и руководителям. Но читают ли их те? Доходит ли смысл таких посланий до адресатов? Дают ли они нужный эффект? Как не работать «на корзину», рассказывает Антон Краснобабцев.
Число писем, ежедневно падающих в наш электронный ящик, выросло за последние годы в разы. Писать их приходится и эйчарам. Самый частый адресат — сотрудники. Как сделать так, чтобы HR-письма не затерялись в море деловых посланий, чтобы их вовремя читали и следовали их букве?
Совет № 1. Осознайте, что ваше письмо не самое важное
В некоторых компаниях руководители получают в день по 200 писем. Разумеется, приоритет отдается тем, которые связаны с ключевыми рабочими вопросами, посланиям от руководства и клиентов, и только потом — от HR-службы. Каким бы грустным нам это ни казалось, но такова бизнес-реальность.
Совет № 2. Цените время и силы адресата
Получатели чаще и быстрее отвечают на письма:
С вопросами исключительной важности (крупный заказ, серьезная проблема с рабочим процессом, персональное распоряжение директора и так далее);
С вопросами, которые решаются быстро и легко.
Если же вопрос, по поводу которого написано письмо, второстепенен, а сам текст многословен и туманен, то такое письмо откладывается до лучших времен (и о нем частенько забывают).
Конечно, «исключительно важным» наше письмо просто так не станет, но... если оно будет лаконичным, а просьба в нем — несложной для исполнения, то это однозначно повысит его шансы.
Совет № 3. Пусть тема говорит о сути письма
«Информация», «к сведению» — плохие варианты. Нам нужно, чтобы сообщение уже своим заголовком выражало простоту и конкретность:
«Даты отпусков»;
«Сотрудники на тренинг»;
«Новый PR-менеджер — Петр Иванов»;
«График работы в праздники»;
«Как подать заявку на внешнее обучение».
Совет № 4. Опускайте несущественное, выражайтесь кратко и доступно
Скажите, что вам нравится больше? Читать такой текст:
«Согласно решению руководства, в мае будет проведен ассессмент-центр для сотрудников департамента продаж. В связи с необходимостью проведения ассессмент-центра силами консалтинговой компании, прошу вас ознакомиться с прилагаемым профилем компетенций для линейного уровня и высказать ваше мнение. Обращаю ваше внимание, что дальнейшие обучающие мероприятия будут ориентированы на развитие компетенций по данному профилю».
Или этот:
«В мае профконсультанты оценят каждого сотрудника из отдела продаж и дадут рекомендации по развитию.
Прошу убедиться, что в прилагающийся список включены все качества, которые требуются вашим подчиненным для хорошей работы».
Чем проще слова и предложения, тем проще разобраться в письме. Не заставляйте получателя письма напрягаться там, где можно без этого обойтись.
Примечание. Хорошо, если весь текст письма занимает не более одного экрана.
Совет № 5. Вложения — только для вторичной информации
Люди ненавидят читать вложения, поэтому не заставляйте их это делать.
Вся первичная, необходимая для ознакомления информация должна быть в теле письма.
Вложения полезны, когда в них:
Обоснование вашего сообщения или просьбы (приказ и т. п.);
Форма или таблица для заполнения;
Материал, который действительно интересен, но включать его в тело письма нецелесообразно (длинный прайс-лист, актуальная статья, буклет фитнес-клуба).
Совет № 6. Мотивируйте
Объясните адресату, зачем ему нужно:
внимательно ознакомиться с содержанием письма,
изменить свои действия на работе,
ответить на ваше письмо и при этом уложиться в срок.
Например, мы просим всех составить график отпусков на 2015 год и отправить нам до 10 апреля.
Во-первых, это нужно:
чтобы распланировать отпуска с учетом загрузки и избежать аврала в подразделениях;
чтобы тренинги приходились на рабочие периоды, а не на отпуска.
Во-вторых, это необходимо сделать сейчас, так как уже в апреле много желающих уйти в отпуск.
Как правило, убеждают людей следующие доводы:
забота об удобстве — их лично и всего коллектива;
предотвращение неприятностей для них и коллектива;
влияние на компанию в целом;
нужды клиентов и забота о них;
следование общепризнанным ценностям.
Совет № 7. Будьте конкретны в своих просьбах
Тут помогает универсальная структура письма:
Введение: приветствие и повод обращения;
Основная часть: информация, аргументы;
Резюме: выводы и действия, которых вы ждете от адресата.
Очень важная часть в больших письмах — резюме. Именно в ней мы четко формулируем, чего именно ожидаем от получателя: что ему нужно сделать, когда это нужно сделать, что и как написать в ответном письме.
Как в приведенном выше примере про ассессмент-центр, лучше писать не «прошу ознакомиться и высказать мнение», а «прошу подтвердить, что в список включены все важные качества и, при необходимости, дополнить его». Это делает нашу просьбу более конкретной и позволяет нам избежать долгой переписки.
Совет № 8. Пользуйтесь списками
Если вы просите адресата о нескольких действиях или передаете несколько пунктов информации, то список поможет ему понять вас быстрее и правильнее, а также ничего не забыть.
Неудачно:
«Для компенсации затрат на учебную командировку необходимо до 18 апреля занести в службу персонала визированное руководителем заявление с оригиналами и копиями чеков».
Пример со списком:
«Для компенсации затрат на учебную командировку необходимо:
Завизировать заявление у руководителя.
Передать в службу персонала документы:
заявление с визой руководителя;
оригиналы чеков;
копии чеков.
Подать документы необходимо до 18 апреля».
Совет № 9. Назначайте сроки и следите за ними
Просьбу, для которой не обозначен срок исполнения, намного проще отложить в долгий ящик. Но важно помнить, что в тот же ящик попадают и просьбы с отдаленными сроками (выслать через неделю и более).
Поэтому, во-первых, всегда указывайте срок.
А во-вторых, разбивайте большие просьбы на этапы и пишите отдельные письма по каждому.
И если мы хотим, чтобы к нашим срокам относились серьезно, то сразу по их истечении нужно строго спрашивать: «Не получил от вас информацию. Вы высылали? Когда сможете выслать?»
Совет № 10. Подключайте другие каналы
Однажды я консультировал T&D-менеджера крупной IT-компании — на тему корпоративных стандартов переписки, и помогал ему разрабатывать учебный курс по деловой переписке. На последней встрече он попросил меня помочь составить письмо — приглашение на тренинг для руководителей отделов. Когда выяснилось, что все эти руководители работают в том же здании, что и T&D-менеджер, и их всего 5–7 человек, я порекомендовал встретиться с каждым лично.
Не стоит переоценивать деловую переписку. Иногда ей нужно и помогать — подключать другие каналы, например:
телефон,
личные встречи,
доски объявлений,
собрания,
корпоративный портал и т. п.
Источник: http://www.hr-journal.ru/articles/oc/Kak-sostavit-ehffektivnoe-HR-pismo.html
Начать дискуссию