Регламент, который помогает финансовой службе работать с юристами

В процессе заключения договоров и особенно когда возникают проблемы с их исполнением очень важную роль играет слаженность в работе финансовой и юридической служб. Чтобы предотвратить трения «это должны делать не мы, а вы», равно как и дублирование функций многие компании вводят специальный внутренний стандарт (положение).

Предлагаем пример – реальный регламент, действующий в одной крупной компании (см. справа). Главные положения мы снабдили своими комментариями и советами.

Утвержденные заранее шаблоны экономят время и снижают риски

Если у компании много договоров с идентичными условиями (к примеру, поставки), то наличие шаблонного договора сущест­венно снижает нагрузку как на финансовый, так и на юридиче­ский отдел. Все возможные риски, связанные с порядком оплаты и налоговыми последствиями, уже учтены при создании шаблона. В договор просто остается вписать реквизиты сторон и сумму оплаты. Конечно, нетрадиционные для компании сделки оформляются особо, и здесь может быть два пути. Первый: договор разрабатывают юристы по заказу подразделения, которое курирует сделку. Второй: само это подразделение предлагает форму договора и согласовывает ее с юристами, финансовой службой и др.

Почему юридическая служба смотрит договор последней

Согласование договора юридическим отделом целесообразно оставить напоследок, когда с финансовой службой и другими отделами будут урегулированы все практические условия сделки. Тогда появится общая картина договора, и юрист сможет оценить его в целом, с учетом всех обстоятельств. Иначе придется либо показывать договор юристам несколько раз, либо рисковать – если вносить в него корректировки, не одобренные юридической службой.

Как лучше хранить договоры и связанные с ними бумаги

Передача оригиналов договоров в бухгалтерию объясняется тем, что именно она отвечает за хранение первичных документов и в случае необходимости представляет их налоговой. А вот документы, связанные с заключением договора (переписка сторон, протоколы разногласий и т. д.), логичнее передавать в юрслужбу. Хранение этой документации в течение трех лет обусловлено возможностью споров с контрагентом, тогда документы понадобятся юристам. Три года – срок исковой давности, хранить документы дольше нет смысла.

Как сроки согласования предотвратят конфликты между отделами

Удобно, когда установлены конкретные разумные сроки подготовки документов для юридиче­ской службы другими отделами (в том числе финансовым). Исключаются конфликты на тему «это не моя работа», «почему в последний момент?» и авральный режим. Конечно, если документы действительно требуются немедленно, то сроки можно сократить. Но чтобы юристы этой возможностью не злоупотребляли, лучше, чтобы они обосновывали срочность руководству.

Какие споры не стоят того, чтобы идти в суд

Любые судебные споры требуют трат, времени юриста и усложняют бухгалтерский учет множеством мелких операций. Все это неэффективно, если сумма спора очень мала. Конкретные нижние пределы суммы, исключающие работу по спору, каждая компания может оценить сама.

Регламент договорной и претензионно-исковой работы (извлечение)

1. Заключение договора

 Заключение договора включает в себя следующие стадии:

– создание или получение проекта договора от контрагента;

2. Порядок разработки и применения типовых договоров

2.1. Разработку форм типовых договоров осуществляет юридический отдел на основании письменного указания директора Компании. Форма типового договора визируется главным бухгалтером и утверждается директором Компании.

2.2. В дальнейшем форма типового договора при ее заполнении не визируется.

2.3. Если какие-либо условия типового договора меняются исполнителями* или контрагентами, он подлежит согласованию в общем порядке, установленном настоящим регламентом. Под изменением условий типового договора понимаются любые отступления от формы или содержания такого договора, в том числе включение в договор новых условий или изменение условий, содержащихся в типовом договоре, а также любые замены или исключения слов и пунктов в тексте договора.

Под исполнителем в регламенте имеется в виду сотрудник, занимающийся заключением договоров (например, менеджер отдела продаж).

3. Согласование проекта договора

3.1. Исполнители, заключающие договор, обязаны:

3.1.1. Использовать типовые договоры при наличии типового договора для заключаемого договора.

3.1.2. Если для данного вида договора типовая форма не утверждена или контрагент настаивает на использовании его формы, то исполнитель представляет проект договора на согласование в отделы (см. таблицу).

Согласование условий договора с контролирующими отделами

3.1.3. Юридический отдел согласовывает тексты договоров только при наличии отзывов (подписей) остальных контролирующих отделов, то есть в последнюю очередь.

4. Хранение договорной документации

В течение всего срока действия договора и трех лет после истечения данного срока (или прекращения действия договора по иному основанию) у исполнителя должны храниться: все документы, запрашиваемые при заключении договора; копия проекта договора; копии договора с визами контролирующих служб; протоколов разногласий, протоколов согласования разногласий, дополнительных соглашений, листов согласования; переписка по договору (в оригинале); иные документы по исполнению договора данным подразделением.

Все оригиналы договоров должны быть сданы исполнителем в бухгалтерию на следующий день после подписания договора сторонами.

5.1. При необходимости получения дополнительных документов или составления расчета, акта сверки для составления претензии, иска либо ответа на претензию (отзыва на иск) юридический отдел запрашивает их путем направления служебной записки на имя начальника отдела, в котором находятся такие документы.

5.2. Начальник отдела, в который поступила служебная записка юридического отдела, обеспечивает представление в юридический отдел:

– документов в подлинниках – не позднее следующего рабочего дня с момента поступления служебной записки;
– расчета и (или) акта сверки в 3 подлинных экземплярах в течение 5 рабочих дней с момента поступления служебной записки; указанный срок может быть сокращен по указанию директора Компании.

5.3. Поставщику не предъявляются и списываются за счет предприятия штрафные санкции, претензии по браку или недостаче на сумму менее 1 тыс. рублей. Иски к контрагентам на сумму менее 5 тыс. рублей не заявляются.

В зависимости от специфики компании согласование может потребоваться также от других договоров – логистики (в части доставки товаров), производственного или планового (чтобы согласовать объем производимых товаров, работ, услуг) и т. д.