Регистрация договоров аренды и купли-продажи зданий, строений, нежилых помещений

Любая организация для осуществления торговой или производственной деятельности нуждается в помещении, где могли бы разместиться все ее структурные подразделения, службы и сотрудники.

Это может быть целое здание, одна или несколько комнат в специально предназначенном под офисы строении, но в любом случае это должно быть помещение нежилого фонда.

Компания или индивидуальный предприниматель могут приобрести офисные помещения в собственность на основании договора купли-продажи или же арендовать их у собственников здания.

Что выгоднее – решать в каждом конкретном случае владельцам бизнеса, но и так понятно, что небольшое или среднее торговое предприятие вряд ли обладает достаточным капиталом для приобретения в собственность здания и для них единственной возможностью устроить офис является аренда помещений. В наши дни все популярней становятся так называемые бизнес-центры, в которых можно арендовать почти любое количество квадратных метров для обустройства конторы.

Следует также знать, что договор аренды нежилого помещения бывает краткосрочным, то есть заключенным на срок до 11 месяцев, и долгосрочным – на год и более. Некоторые организации предпочитают стабильность и ищут возможность разместить офис на длительный срок, но это, помимо очевидных выгод в виде стабильности и основательности, сопряжено с определенными трудностями, которых лишена ситуация с заключение краткосрочного договора аренды.

Деление проведено законодателем не случайно, так как для этих двух видов договоров аренды разный правовой режим – долгосрочный договор аренды обязательно должен быть зарегистрирован компетентными государственными органами в соответствии с требованиями, изложенными в ст. 651 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ). Ныне органом, ответственным за проведение государственной регистрации является Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (далее – ФРС или Росреестр), которая имеет множество территориальных управлений в каждом субъекте федерации. Так в Москве действует Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по городу Москве. Также необходимо в обязательном порядке подвергнуть государственной регистрации договор, по которому происходит отчуждение нежилого помещения/здания и сам факт перехода права собственности на него. Но давайте прежде разберемся с арендой.

Регистрация договора аренды офиса, здания или строения означает внесение сведений об обременении помещения в Единый государственный реестр прав (далее – ЕГРП), в котором содержатся все сведения о действующих объектах недвижимости. Подобный реестр необходим как государству для осуществления контроля за фондом недвижимого имущества, так и юридическим лицам для получения сведений о том или ином строении при совершении сделок. В течение 1 календарного месяца со дня представления в ФРС полного комплекта документов осуществляются регистрационные действия, а на оригинальные экземпляры договора аренды, предназначенные для Арендатора и Арендодателя, проставляется штамп установленного образца, подтверждающий регистрацию.

Сразу же можно заказать выписку из ЕГРП, где уже будет указано обременение нежилого помещения в виде долгосрочной аренды. Документы надлежит подавать в территориальное отделение ФРС, курирующее район, в котором находится недвижимость.

Существуют приемные дни и часы для этих действий. Если в принятых на регистрацию документах в дальнейшем будут обнаружены неточности или окажется, что недостает каких-либо сведений, то регистрация может быть приостановлена вплоть до момента устранения причины. Изначально срок приостановки составляет 1 месяц и если своевременно не исправить ошибку или не донести нужные бумаги, в регистрации может быть отказано. По уважительным причинам срок приостановки регистрации может быть продлен до 6 месяцев по письменному заявлению подателя.

Так как официальные документы почтой порой идут не очень быстро, имеет смысл примерно через 2 недели после подачи документов узнать телефон исполнителя по Вашему делу и уточнить все ли в порядке с бумагами.

Также существует возможность узнать о состоянии Вашего дела на официальном сайте ФРС, главное знать номер дела, а он должен быть проставлен в расписке, подтверждающей сдачи документов.

Крайне важно изначально правильно собрать пакет документов и заполнить заявления ведь чтобы попасть на прием необходимо отстоять немаленькую очередь и будет очень обидно сделать это напрасно – если какого-либо документа не будет хватать или обнаружатся существенные недочеты в содержании/оформлении бумаг, в приеме документов на регистрацию могут отказать. Будьте как можно более внимательны! Итак, на что следует обратить особое внимание? Главный документ при регистрации договора аренды, конечно же, сам договор.

Прежде всего, его необходимо подписать в количестве 3 (трех) абсолютно идентичных экземпляров. Документ необходимо прошить, а на обороте последнего листа место прошивки скрепить и заверить подписями Арендатора и Арендодателя, печатями организаций, а также указать количество страниц. Можно порекомендовать проставить подписи сторон внизу каждой страницы договора, что поможет избежать возможной подмены листов. По одному экземпляру договора получит каждая из сторон после совершения регистрации, а еще один останется на хранение в Росреестре. В тексте документа в обязательном порядке должны содержаться существенные условия договора и соблюдаться правила оформления такого рода документов, а именно следует указать:

то, по поводу чего состоялся договор, его предмет;
права и обязанности Арендатора и Арендодателя;
объект договора аренды (здание/сооружение или офис, его адрес местонахождения, размеры);
реквизиты и подписи каждой из сторон;
указание на правоустанавливающий документ - свидетельство о праве собственности Арендатора на здание/помещение/сооружение;
стоимость аренды и порядок внесения Арендатором этих сумм;
срок действия договора, дата и место его заключения;

Кто из сторон по договору осуществляет регистрацию и оплачивает расходы, обычно указывается в тексте самого договора. Существует примерный перечень документов, необходимых для проведения ФРС регистрационных действий в отношении договора аренды, заключенного на срок более 1 года. Этот список не является исчерпывающим и может быть дополнен по требованию сотрудников регистрационной службы, но он может послужить в качестве отправной точки – указанные в нем документы понадобятся в любом случае:

Заявления о регистрации договора аренды, по одному от Арендатора и Арендодателя. Заявления должны быть подписаны либо руководителем организации, либо его полномочным представителем, действующим на основании доверенности;
Платежное поручение на оплату государственной пошлины. Каждое регистрационное действие, производимое ФРС, подлежит оплате. Размеры платежей можно узнать на сайте службы или же в территориальном отделении. По состоянию на 2010 год госпошлина за регистрацию договора аренды нежилого помещения составляет сумму в размере 7 500 рублей. Это правило действует на территории всей Российской Федерации, тогда как вплоть до 2005 года каждый субъект сам устанавливал размер платежей;
Документы, подтверждающие полномочия сторон договора. Необходимо представить протокол или единоличное решение о назначении на должность директора (оригинал или копия, заверенная подписью руководителя и печатью организации). Если же договор подписан иным лицом, то следует приложить доверенность на подписание, также оригинал или заверенную копию. Кроме того необходимо сдать копию нотариально удостоверенной доверенности (с предъявлением подлинника) на представителя/представителей сторон, осуществляющего/их весь комплекс действия по подаче документов на регистрацию, подписание заявления и получения готовых документов. От представителя потребуется предъявление документа, удостоверяющего его личность (паспорт);
Учредительные документы Арендатора и Арендодателя (нотариально удостоверенные копии с предъявлением по требованию регистратора подлинников). Это Устав со всеми изменениями, Учредительный договор (при наличии), свидетельство о государственной регистрации компании, о присвоении ОГРН и ИНН, свидетельства о внесении изменений в учредительные документы, информационно письмо с кодами статистики, выписка из ЕГРЮЛ;
Нотариально заверенная копия свидетельства о праве собственности на здание/сооружение или иное нежилое помещение, являющееся объектом договора аренды (с предъявлением подлинника);
Свежие документы БТИ на помещение (срок выдачи не более 1 года до даты подачи документов на регистрацию) – оригинал поэтажного плана, экспликации, справки об износе;
Акт приема-передачи помещения от Арендодателя Арендатору, желательно с перечнем находящихся в помещении вещей.

В любом случае подготовка документации и сам процесс регистрации весьма трудоемки и требуют определенного опыта в данной сфере. Вот почему существует огромное количество компаний-посредников, занимающихся решением данных вопросов. Прибегать или нет к их услугам – решать Вам, но стоят они недешево. Крупные компании так или иначе связанные с недвижимостью даже содержат штатных сотрудников для проведения регистрационных действий – это выгоднее чем раз за разом платить специалистам извне.
Помимо общего порядка регистрации следует оговорить несколько значимых моментов. Порой возникает ситуация, когда очередной бизнес-центр еще не достроен, но уже активно подыскивает арендаторов на возводимые площади. Что делать в таком случае, может ли организация арендовать офис в пока еще возводящемся здании и как тогда быть с регистрацией? Согласно установлениям российского гражданского законодательства договор аренды на площади в строящемся здании заключить нельзя, но возможно подписать предварительное соглашение о намерении сторон заключить договор аренды по окончании стройки. Арендодатель обязуется сдать конкретное помещение именно данной компании, а тот в свою очередь гарантирует оплату помещения. Важно знать, что предварительный договор аренды, даже долгосрочной, государственной регистрации не подлежит!
Также часто у Арендатора возникает вопрос – если он подписал краткосрочный договор аренды на 11 месяцев, который не нужно регистрировать, а затем продляет его, допустим на тот же срок, не становится ли договор в этом случае долгосрочным, нужно ли его регистрировать? Ответ прост - нет, не нужно, договор остается краткосрочным.

Что касается регистрации договора купли-продажи здания/сооружения или иного нежилого помещения, то ее порядок и перечень необходимых документов весьма напоминает аналогичные для регистрации долгосрочного договора аренды. Также эти действия регулируются с помощью ГК РФ и Федерального закона «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним». Но есть несколько отличий и дополнений. Важно знать, что право собственности на приобретаемое по договору купли-продажи помещение возникает у Покупателя лишь после внесения сведений о сделке в ЕГРП (ст. 223 ГК РФ и ст. 2 Закона).

Прежде всего, сама сделка по приобретению в собственность нежилой недвижимости гораздо более ответственна и сложна и требует предельной внимательности и сосредоточенности от участников договора. Прежде чем подписывать договор купли-продажи следует удостовериться в том, что предмет договора купли-продажи – нежилое помещение свободно от притязаний третьих лиц, не обременено арендой, не находится под арестом или залогом и может быть свободно отчуждено по воле собственника. Следует проверить право Продавца на здание, изучить документы, на основании которых он стал собственником – приватизационные бумаги, договор купли-продажи и иные. Также рекомендуется убедиться, что продаваемое здание не подлежит в ближайшее время сносу, не числится в планах города по уничтожению, не является ветхим, снабжено необходимыми коммуникациями (свет, вода, канализация) и пригодно к использованию по назначению.

Если проверка не выявила никаких нарушений и договор купли-продажи нежилого помещения подписан обеими сторонами и оформлен надлежащим образом (здесь следует применять те же правила оформления, что и в отношении договора аренды помещения), тогда следует приступить к его регистрации, чтобы Покупатель смог получить свидетельство о праве собственности на приобретаемую им недвижимость. В данном случае мы рассматриваем только сделки между юридическими лицами. Государственная пошлина за регистрацию договора купли-продажи здания/сооружения/строения составляет 7 500 рублей и должна быть оплачена через банк, в подтверждение чего представляется проштампованное платежное поручение.
Также необходимы следующие документы:

Заявления от Продавца и Покупателя о проведении регистрационных действий;
Доверенность на представителей сторон по договору купли-продажи на осуществление всего комплекса сопутствующих государственной регистрации действий;
Доверенности на лиц, подписавших договор купли-продажи, если это сделали не руководители организаций;
Договор купли-продажи нежилого помещения в количестве 3 оригинальных экземпляров (два для сторон и один для хранения в деле ФРС). Документ в обязательном порядке должен быть удостоверен нотариусом, так как любые сделки по распоряжению недвижимостью должны быть нотариально заверены;
Документы, подтверждающие права Продавца на объект – нежилое помещение. Это может быть договор купли-продажи, решение суда, распоряжение администрации города или органов местного самоуправления и т.д. и акты приема-передачи имущества (надлежащим образом заверенные копии при условии предъявления оригинала). Также необходимо предоставить оригинал свидетельства о праве собственности;
Если сделка является крупной для юридического лица Покупателя или Продавца необходимо представить подлинный протокол собрания акционеров или совета директоров или же решение единоличного исполнительного органа о совершении сделки купли-продажи. Можно представить не сам протокол, а выписку из него;
Справка о стоимости объекта договора в процентном соотношении относительно активов Продавца и Покупателя по состоянию на последний отчетный период до подписания договора;
Документы БТИ, выданные не позднее чем за 1 год до подачи документов на регистрацию. Необходимы следующие документы: экспликация, поэтажный план, кадастровый паспорт (при наличии), справка об инвентаризационной стоимости здания/сооружения/помещения. Если БТИ долгое время не производили осмотр продаваемого помещения, то прежде чем выдать экспликации и поэтажные планы они могут провести осмотр и замеры помещения.
Учредительные документы сторон договора и протокол/решение о назначении руководителя;
Свежая выписка из ЕГРЮЛ;

Следует отметить, что в настоящее время наблюдаются положительные тенденции по организованной борьбе Росреестра с огромными очередями в территориальных отделениях ведомства, от которых особенно страдают крупные города и Москва в первую очередь. За год через ФРС проходит несколько десятков миллионов документов, обычных выписок из ЕГРП за 2009 год сделано 13 000 000 экземпляров. С марта 2010 года разрешено направлять документы на регистрацию по почте.

Представители официальных органов надеются, что данная мера поможет избавить заявителей от многочасового стояния в людской толпе и навсегда прекратить практику ведения очереди на бумаге с присвоением каждому вновь пришедшему порядкового номера, когда первые посетители вынуждены приходить в 4-5 утра, чтобы иметь шанс попасть в этот день на прием.

Более того, был создан особый отдел, который все усилия направит на борьбу с очередями. Его сотрудники станут тщательно отслеживать ситуацию в отделениях Росреестра (в Москве их 44) и даже станут устанавливать камеры видеонаблюдения. Одновременно ведутся работы по модернизации и совершенствованию способов связи с ведомством, для этого разработана система единого call-центра, куда будут поступать все звонки извне и люди смогут оперативно получить ответ на интересующие их вопросы.

Остается надеяться, что данные меры действительно улучшат настоящую ситуацию и подавать, а также получать документы на регистрацию той или иной сделки станет намного проще и быстрее. В любом случае, не стоит думать, что подготовка комплекта документов для проведения регистрации долгосрочного договора аренды или договора купли-продажи нежилой недвижимости и их подача по назначению это очень сложное дело. Оно вполне по силам грамотному, внимательному и ответственному исполнителю.