Трудовая книжка: чем больше работаешь, тем больше вопросов появляется

Казалось бы, порядок заполнения трудовых книжек не менялся почти 10 лет, и за это время все вопросы должны быть заданы, а ответы на них получены. Ан нет - проблема остается одной из самых распространенных. Разговоры о скорой отмене трудовых, которые длятся уже не первый год, только подогревают интерес и желание специалистов привести наконец все записи в порядок... Давайте попробуем вместе разобраться с самыми неоднозначными и часто возникающими на практике вопросами.

Отсутствует стаж

• Нужно ли при оформлении трудовой книжки указывать на отсутствие стажа у сотрудника, который впервые устраивается на работу?

– Нет, не нужно. Работодатель обязан завести трудовую книжку сотруднику, который впервые поступает на работу (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). При ее заполнении внесение записи об отсутствии стажа законодательством не предусмотрено. В рассматриваемой ситуации в разделе «Сведения о работе» следует указать название организации или период службы (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Запись о периоде, в течение которого сотрудник состоял на учете в центре занятости,  в трудовую книжку вносить не требуется.

Учет в службе занятости

• Нужно ли при приеме на работу сотрудника вносить в его трудовую книжку запись о периоде, в течение которого он состоял на учете в службе занятости?

– Нет, не нужно. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, если это его основное место работы (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Перечень сведений, которые должны вноситься в трудовую книжку, указан в пунктах 4, 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ. Период, в течение которого сотрудник состоял на учете в центре занятости, в указанный перечень не входит. Таким образом, запись о нем вносить не требуется.

Поддельная книжка

• Как поступить, если выявлена поддельная трудовая книжка?

– Ответ на этот вопрос зависит от того, в какой момент обнаружена подделка. Если фальшивая трудовая книжка выявлена при приеме на работу, то работодатель вправе известить об этом органы внутренних дел России с тем, чтобы ими были приняты соответствующие меры, поскольку подделка документов является правонарушением (ст. 327 УК РФ). Вместе с тем, если вины сотрудника в этом нет (например, организация – первый работодатель использовала поддельный бланк при выдаче трудовой книжки без ведома самого работника), а все записи соответствуют действительности, то это не препятствует трудоустройству. В данной ситуации сотруднику следует завести новую трудовую книжку и собрать документы, подтверждающие стаж работы в предыдущих компаниях (ст. 65 ТК РФ, п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если же подделка обнаружена после приема на работу, то документы сотрудника также следует привести в порядок и вместо незаконной книжки оформить новую. Основания оформлять дубликат в такой ситуации отсутствуют, поскольку исходный документ составлен на поддельном бланке. В заявлении сотрудника на выдачу новой трудовой рекомендуется указать, что бланк предоставленной при устройстве на работу книжки – неустановленной формы, в связи с чем требуется завести новую. Такой порядок следует из положений части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Помимо прочего, у работодателя появляется возможность расторгнуть трудовой договор с сотрудником в связи с предоставлением им подложных документов (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Однако для этого необходимо дополнительно выяснить, насколько причастен человек к факту фальсификации. Если его вина отсутствует и он ничего не знал, то увольнение по данному основанию неправомерно. Кроме того, работодателю необходимо оценить, насколько предъявление поддельной трудовой книжки могло препятствовать приему на работу (например, в части требования к опыту и т.п.). Увольнение за предоставление подложных документов при трудоустройстве без выяснения и комплексной оценки всех обстоятельств может быть признано незаконным. Такой вывод подтверждает и судебная практика (см., например, определение Московского городского суда от 10 февраля 2012 г. № 33-4098).

С учетом изложенного для принятия окончательного решения по факту выявления поддельной трудовой книжки работодателю следует провести расследование всех обстоятельств случившегося, а при необходимости обратиться в правоохранительные органы. Если будет принято решение об оформлении (продлении) трудовых отношений с сотрудником, то незаконную трудовую ему необходимо вернуть, а взамен оформить новую и оказать содействие в сборе подтверждающих документов с предыдущих мест работы.

Отсутствует печать

• Что делать, если на титульном листе трудовой книжки нового сотрудника отсутствует печать организации, в которой она была оформлена?

Если в трудовой книжке нового сотрудника на титульном листе отсутствует печать организации, в которой она была заведена, то текущий работодатель не вправе поставить собственную печать.

– При оформлении сотруднику новой трудовой книжки записи на титульном листе заверяют подписью лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, а также печатью организации (кадровой службы) (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Если в трудовой книжке нового сотрудника на титульном листе отсутствует печать организации, в которой она была заведена, то текущий работодатель не вправе поставить собственную печать. Компания, которая не оформляла трудовую, может исправлять в ней только неправильные или неточные записи. Отсутствие же оттиска печати первого работодателя на титульном листе не является ни неточной, ни неправильной записью. Также это не является основанием для признания трудовой книжки недействительной, при условии что все записи о трудовой деятельности сотрудника в ней отражены правильно. Такой вывод следует из пунктов 27-30 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В рассматриваемой ситуации можно рекомендовать сотруднику обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать. В случае если тот прекратил деятельность (ликвидирован), работнику следует обратиться к правопреемнику или в архив с просьбой выдать документ, подтверждающий, что трудовая книжка была заведена в установленном порядке. Кроме того, за восстановлением факта работы в первой организации и оформлением там трудовой сотрудник может обратиться в суд в порядке, установленном статьями 265–267 Гражданского процессуального кодекса РФ, заручившись подтверждающими документами и свидетельскими показаниями бывших коллег.

Голограмма в трудовой

• Обязательно ли в трудовой книжке наличие голограммы?

– Нет, необязательно. Ни Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, ни Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, не содержат требования об обязательном наличии голографической эмблемы (голограммы) в трудовой книжке. Вместе с тем, абзацем 2 пункта 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, установлено, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Начиная с 1974 года трудовые книжки выпускает исключительно Гознак. В 2008 году Гознак проводил эксперимент и для усиления защищенности трудовых печатал к ним голографические наклейки. Они шли в комплекте при покупке бланков книжек, и работодатели при оформлении могли воспользоваться голограммой, разместив ее на титульном листе рядом с номером и серией или рядом с печатью. В то же время данный вид защиты не являлся обязательным, поэтому использовался исключительно по желанию организации.

В настоящее время использование голограмм в трудовых официально не закреплено, а значит, действительны книжки как с ними, так и без них.

В настоящее время использование голограмм в трудовых официально не закреплено, а значит, действительны книжки как с ними, так и без них.

Дата заполнения

• Как указать дату заполнения на титульном листе трудовой книжки: прописью или цифрами?

– Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит. При заполнении нужно придерживаться правил, установленных Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 13 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Указанная Инструкция содержит требование о том, что во всех разделах трудовых книжек указываются арабскими цифрами число и месяц – двузначными, а год – четырехзначными (п. 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Таким образом, при заполнении титульного листа в графе «Дата заполнения» можно указывать дату арабскими цифрами, например 10.01.2012.

Вместе с тем, в Инструкции речь идет именно о разделах трудовой книжки – как отражать дату заполнения на титульном листе, там не указано. На практике дату вносят следующим образом: число и год отражают цифрами, а месяц – прописью. Это объясняется тем, что сам формат трудовой книжки (графы под дату) предусматривает достаточно места для такого написания.

Таким образом, в условиях отсутствия четкого порядка допускаются оба способа заполнения: как цифрами, так и прописью. Любой из указанных вариантов не будет являться ошибкой.

Северный стаж

• Нужно ли указывать в трудовой книжке, что работа, на которую принят или переведен сотрудник, выполняется в районах Крайнего Севера?

– Нет, не нужно. Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не обязывают работодателя указывать в записи о приеме (переводе) на работу, что она будет выполняться в районах Крайнего Севера. Подтвердить северный стаж можно с помощью специальной справки с места работы, которую выдают сотруднику при увольнении. Она содержит все необходимые сведения о фактическом стаже работы в особых условиях с указанием конкретного региона, а также величине надбавки (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Эти сведения понадобятся новому работодателю для установления надбавки, если работник продолжит деятельность в северных районах.