Власть времени: как использовать электронную пропускную систему

Директор решил оснастить офис электронной пропускной системой, и время прихода и ухода работников теперь отмечается автоматически. Могут ли данные такой системы подтверждать факт прогула или опоздания работника? Можно ли ее использовать как систему учета рабочего времени и отказаться от ведения табеля? Давайте посмотрим, в чем электронная пропускная система действительно способна упростить решение кадровых и бухгалтерских задач, а когда она не в силах помочь.

Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая

Что представляет собой электронная пропускная система? Офис оснащается техническими устройствами, например турникетами, которые:

• ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели заветных электронных пропусков;
• фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.

Все зафиксированные на проходной данные стекаются в специальную компьютерную программу. А вот возможности такого программного обеспечения уже могут быть разными.

ВАРИАНТ 1. В самой простой комплектации программа обеспечивает решение лишь двух задач:

1. отмечает фактическое время прихода и ухода работников;
2. позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.

При этом в отчетах, сформированных такой программой:

• учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет;
• фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.

Поэтому в рассматриваемом случае возможностей такой компьютерной программы для учета рабочего времени просто недостаточно. Для расчета зарплаты и прочих выплат, причитающихся работнику за прошедший месяц, ее данные без дополнительной обработки неприменимы.

ВАРИАНТ 2. Более продвинутое программное обеспечение предполагает наличие дополнительных функций, которые дают возможность:

• автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;
• отмечать причины отсутствия работника;
• планировать графики работы;
• подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;
• рассчитывать заработную плату.

Вот такую систему можно использовать и для учета рабочего времени.

Почему нельзя отказаться от ведения табеля учета рабочего времени

Даже если в вашей организации установлен второй вариант "пропускного" программного обеспечения и у вас есть возможность использовать его для учета рабочего времени, отказываться от ведения табеля на бумаге нельзя. Работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработано каждым работником¹. В этих целях утверждены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N Т-12 и Т-13_². И лучше вести именно их, чтобы не было проблем при проверках трудинспекцией³. Более продвинутые электронные системы позволяют формировать табель по формам N Т-12 и Т-13. Но вам все равно необходимо ежемесячно его распечатывать и подписывать.

Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула

Даже если у вас нет возможности применять электронную пропускную систему как систему учета рабочего времени, это не значит, что ее нельзя использовать для организации контроля за дисциплиной труда. Решений, когда суд принимает во внимание распечатки из обычной электронной пропускной системы в качестве доказательства опоздания или прогула, много⁴. В одном споре работник пытался доказать, что сведения с электронной проходной в виде распечаток с компьютера не могут служить доказательством опоздания или преждевременного ухода с работы. Судьи же указали, что такие распечатки являются письменными доказательствами и должны учитываться при разрешении спора⁵.

Но чтобы данные электронной пропускной системы имели вес в суде, важно зафиксировать ее использование в локальных нормативных актах организации. Иначе суд может не принять такие данные в качестве доказательства⁶.

Ведь именно локальными нормативными актами определяются обязательные для работников правила поведения. В частности, правилами внутреннего трудового распорядка регламентируется режим работы и отдыха⁷. Поэтому в них вы можете предусмотреть, что:

• вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;
• время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;
• передача пропуска третьим лицам не допускается.

При этом важно также регламентировать порядок действий работника на случай, если он забыл электронный пропуск или потерял его.

Советуем руководителю

Чтобы на основании данных пропускной системы можно было выносить дисциплинарные взыскания (в частности, за опоздания или прогулы), ее использование нужно зафиксировать в ЛНА компании, например в правилах внутреннего трудового распорядка.

Дополнительные доказательства никогда не лишние

В случае спора с работником по факту его опоздания или прогула иногда бывает достаточно и исключительно данных электронной пропускной системы. Например, Свердловский областной суд признал опоздание работника банка доказанным на основе отчета электронной системы и даже проигнорировал свидетельские показания в пользу работника⁸. Но переоценивать вес отчетов пропускной системы не следует. В большинстве своем суды исходят из совокупности представленных работодателем доказательств - актов, служебных записок, свидетельских показаний, табелей учета рабочего времени.

Кроме того, данные электронной системы могут быть дискредитированы ее частыми сбоями или тем, что, в общем-то, попадать на свое рабочее место и уходить с него работник может и минуя эту систему⁹.

Так что, как обычно это бывает в кадровых вопросах, чем больше у вас будет бумаг, доказывающих проступок работника, тем лучше.

* * *

Расходы на приобретение электронной пропускной системы вы можете учесть при налогообложении прибыли. Такая система предназначена для управления организацией. В частности, ее внедрение может быть обосновано:

• или требованиями безопасности;
• или повышением качества контроля за дисциплиной труда или учета рабочего времени.

Стоимость электронной пропускной системы, как правило, более 40 000 руб., а срок полезного использования - более года. Поэтому в налоговом учете ее нужно включить в состав основных средств, а расходы на приобретение списывать через амортизацию в составе первоначальной стоимости ОС¹⁰.

-------------------------------

1. ст. 91 ТК РФ
2. Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1
3. Письмо Минтруда от 24.05.2013 N 14-1-1061 (п. 3)
4. Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012; Апелляционное определение Мосгорсуда от 14.06.2013 N 11-10052/13; Решение Солнечного районного суда Хабаровского края от 01.06.2012 N 2-407/2012
5. статьи 55, 71 ГПК РФ; Апелляционное определение ВС Чувашии от 30.07.2012 N 33-2430-12
6. Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 12.09.2012 N 33-5779/2012
7. ст. 189 ТК РФ
8. Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012
9. Определение Мосгорсуда от 22.06.2011 N 33-16597
10. п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" N11, 2015