Что предусмотреть об электронной переписке в договоре с контрагентом, чтобы она не обернулась боком

Юрист рассказывает, какие условия важно предусмотреть в договоре с контрагентом, чтобы сослаться на электронную переписку в случае возникновения судебного спора.

На что смотрят суды

Несомненным преимуществом электронной переписки является оперативность, поэтому в современных условиях энергично развивающегося бизнеса переписка при помощи электронных средств(электронная почта, смс и мессенджеры) является основным средством достижения договоренностей между контрагентами. В том числе, с помощью электронной переписки ведется преддоговорная работа (переговоры по поводу заключения договора), претензионная переписка, оформляются отдельные заказы на оказание определенной услуги или выполнение работы и др.

Несмотря на то что электронная переписка уже давно существующий способ связи, суды не выработали единого подхода к её оценке, разъяснения высших судов по использованию электронной переписки тоже отсутствуют.

В связи с этим рассмотрим основные рекомендации по закреплению юридической силы переписки между контрагентами, которые необходимо учесть в заключаемом контракте.

Переписку по электронной почте стороны чаще всего используют для установления конкретных обстоятельств дела и доказывания факта направления юридически значимых сообщений (уведомлений, претензий, актов, отчетов и др.).

Существует обширная судебная практика, в соответствии с которой суды не принимают ссылку стороны на электронную переписку, если в договоре не было отдельного оговорено её использование, а противоположная сторона оспаривает получение по электронной почте юридически значимого сообщения.

В связи с этим, чтобы суд принял электронную переписку допустимым доказательством, необходимо придать ей юридическую силу путем включения в договор условия об электронной переписке с обязательным указанием электронных адресов, с которых будет осуществляться переписка.

Что предусмотреть в договоре

Вместе с тем, при отсутствии в договоре условия об электронной переписке между сторонами в суде можно сослаться на практику предшествующих спору взаимоотношений сторон. Если стороны договора регулярно взаимодействовали с помощью электронной почты по поводу заключения договора, обменивались документами и др., суд отклонит ссылку контрагента на отсутствие условия об электронной переписке в договоре.

Пример формулировки в договоре условия об электронной переписке:

Стороны допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложений и дополнительных соглашений к нему, подписанных одной стороной, сканированных и направленных другой стороне по адресам электронной почты, указанным в разделе __ настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Стороны также признают юридическую силу всех прочих документов уведомлений, претензий, направленных друг другу в электронном виде во исполнение настоящего договора по указанным адресам электронной почты.

Лица, уполномоченные на ведение переписки по указанным адресам электронной почты: со стороны покупателя (заказчика, арендодателя и т.п.) - ____________, со стороны поставщика (подрядчика, арендатора, исполнителя и т.п.) - ______________.

Каждая из сторон несет риск не извещения второй стороны об изменении своего адреса электронной почты. В случае уклонения стороны от получения уведомления, направленного второй стороной, уведомление считается полученным по истечении 6 календарных дней с момента его направления.

Отдельно следует отметить, что при разработке контракта не стоит включать в него условие об обязательном направлении оригиналов в письменной форме, поскольку при наличии подобного условия юридически значимые сроки (например, сроки рассмотрения заявки и др.) будут считаться судом с даты направления или получения оригинала документа, а не отправки сообщения по электронной почте.

Кроме того, суды признают переписку по электронной почте в качестве доказательства по делу, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (п. 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25).

Чтобы доказать принадлежность электронной почты другой стороне договора, предлагается использовать следующие доводы:

• спорный адрес электронной почты есть в других договорах с тем же самым контрагентом;

• принадлежность электронной почты определенному лицу была подтверждена решением суда по другому делу;

• если переписка велась с корпоративного домена, поможет ссылка на владельца доменного имени, так как только он может предоставлять почту со своим доменом;

• сторона указала этот адрес электронной почты в процессуальных документах, направленных в суд;

• адрес электронной почты указан в качестве контакта на официальном сайте контрагента.

В качестве элемента достоверности переписки по электронной почте, на который может обратить внимание суд, выступает наличие полномочий лиц на отправление (получение) сведений, составляющих предмет переписки. Поэтому в договоре также необходимо определять круг уполномоченных на ведение электронной переписки лиц.

Ссылка в суде сторонами спора на смс-переписку и переписку в мессенджерах встречается гораздо реже, так как отсутствует практика применения такой переписки в договорных отношениях. Однако, если включить в договор отдельное условие, придающее юридическую силу такой переписке между сторонами, то её применение возможно.

Вместе тем, доказать принадлежность мобильного телефона сложнее, чем принадлежность электронной почты, поэтому могут возникнуть трудности подтверждения того, с кем на самом деле велась соответствующая переписка.

В заключение следует сказать, что у судов отсутствует единая позиция по порядку предоставления электронной переписки в качестве доказательства по делу. Суды принимают электронную переписку, заверенную подписью представителя. Однако встречаются ситуации, когда суды считают, что электронная переписка должна быть удостоверена нотариусом путем составления нотариального протокола осмотра почтового ящика, с которого одна из сторон осуществляла переписку с контрагентом.