О графике отпусков и не только

Паршина Татьяна Владимировна, эксперт Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ

Приближается лето – традиционное время отдыха. В связи с этим хотелось бы еще раз обратить внимание работников кадровых служб и бухгалтеров на некоторые юридические моменты, которые следует учитывать при предоставлении работнику ежегодного основного отпуска. Как правильно составить график отпусков, возможно ли перенести отпуск на другое время, какие категории работников могут воспользоваться правом на досрочный отпуск?

В ст. 37 Конституции РФ закреплено право сотрудников, работающих по трудовым договорам, на ежегодный оплачиваемый отпуск. При непредставлении отпуска в течение двух лет подряд ¹ работодатель может подвергнуться административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Ежегодный отпуск предоставляется с сохранением места работы (должности) и среднего заработка ², то есть сотрудника, находящегося в очередном отпуске, нельзя по инициативе работодателя уволить, как и перевести на другую должность. Очередность оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года ³.
Составление графика отпусков по унифицированной форме (Т-7)⁴ необходимо бухгалтерам в целях учета расходов на оплату труда. В данные расходы включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами ⁵. Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Поэтому в случае отсутствия графика отпусков или даже при его несвоевременном составлении налоговые органы могут исключить из состава затрат расходы организаций на оплату отпуска сотрудников.

При составлении графика отпусков важно учитывать действующее законодательство, специфику деятельности организации (например, наличие вредных и (или) опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск)⁶ и пожелания самих работников. График визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, а при наличии профсоюзного органа согласуется с ним и утверждается руководителем предприятия или уполномоченным на то лицом. Часто возникает вопрос о возможности переноса отпуска на следующий год по инициативе работодателя. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, перенесение отпуска на следующий рабочий год допускается с согласия работника. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется ⁷. Перенос отпуска оформляется приказом по организации. Если же работник сам является инициатором переноса, то он пишет заявление в свободной форме, и затем с согласия работодателя в график отпусков вносятся необходимые изменения уполномоченным на то лицом.

Право на использование отпуска возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы в организации ⁸. Однако ТК РФ не оговаривает, что по окончании данного срока работодатель обязан предоставлять отпуск. Нужно учитывать тот факт, что оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по заявлению работника в более ранние сроки следующим категориям граждан:

женщинам (перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него);
работникам в возрасте до восемнадцати лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами ⁹.

Ежегодный отпуск может быть предоставлен мужу по его желанию в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени непрерывной работы супруга в данной организации. Согласно ст. 322 ТК РФ работодатель обязан также предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) по просьбе данного лица для сопровождения ребенка в возрасте до восемнадцати лет в случае его поступления в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности. Если необходимо сопровождать двух и более детей, отпуск предоставляется один раз для каждого ребенка.

Нередко работники кадровых служб и руководители сталкиваются с нежеланием самого сотрудника идти в отпуск. В этом случае можно руководствоваться п. 2 и 3 ст. 123 ТК РФ, где указано, что график отпусков обязателен и для работодателя, и для работника. О времени начала отпуска работника необходимо известить не позднее чем за две недели. Главное, чтобы предупреждение было сделано в письменной форме и была произведена своевременная оплата отпуска. Если человек и после этого продолжает ходить на работу, а возможности заблокировать рабочий пропуск нет, начальник структурного подразделения может составить акт о том, что сотрудник не подчиняется правилам внутреннего распорядка. Данному лицу не выдаются служебные задания и в табель учета рабочего времени проставляется запись «отпуск». После этого работодатель вправе снять с себя всякую ответственность.

Правом на досрочный отпуск может воспользоваться и работник, оформленный по совместительству, поскольку ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Даже если на работе по совместительству сотрудник не отработал шести месяцев, он может выйти в отпуск и раньше положенного срока. В случае, когда на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности ¹⁰. При предоставлении отпуска необходимо учитывать и дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск стаж работы. В него включаются:

время фактической работы;
время, когда работник фактически не работал, но за ним согласно федеральным законам сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска;
время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней ¹¹.

При наличии периодов, не включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий год продлевается на соответствующее количество дней.

По инициативе работника ежегодный оплачиваемый отпуск может делиться на части. Но при этом хотя бы одна из частей (необязательно первая) должна составлять не менее 14 календарных дней ¹², остальные же дни сотрудник имеет право использовать даже по отдельности, лишь бы на то было согласие сторон. Разделение отпуска оформляется по заявлению работника в свободной форме, и затем в график отпусков вносятся необходимые изменения уполномоченным на то лицом.

1) ст. 124 ТК РФ

2) ст. 114 ТК РФ

3) ст. 123 ТК РФ

4) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

5) ст. 255 НК РФ

6) ст. 117 ТК РФ

7) ст. 124 ТК РФ

8) ст. 122 ТК РФ

9) ст. 122 ТК РФ

10) ст. 286 ТК РФ

11) ст. 121 ТК РФ

12) ст. 125 ТК РФ