Новые бланки - новые проблемы

На основании ст. 66 ТК РФ постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - постановление) утверждены новые правила их ведения и хранения, а также трудовая книжка нового образца (бланки вводятся с 01.01.2004). К сожалению, в целом проработанное постановление все же добавило хлопот юристам и кадровикам.

НАТАЛЬЯ МИНКИНА, ст. преподаватель
Восточно-Сибирского института экономики и права

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности, а также одним из обязательных документов, оформляемых работодателем. Согласно ст. 66 ТК РФ впервые законодательно закрепляется выработанное практикой юридическое значение трудовой книжки как документа, подтверждающего трудовой стаж работника.

Постановлением устанавливается, что с 1 января 2004 года вводятся трудовые книжки нового образца, имеющие определенную степень защиты. Все работодатели должны быть обеспечены ими до указанного срока. При этом очень важно, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца остаются действительными и обмену не подлежат.

В соответствии с постановлением оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии самого работника и не позднее недельного срока <1> со дня приема на работу.

В постановлении закреплена обязанность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется согласно смете расходов на их приобретение.

В ст. 66 ТК РФ исчерпывающим образом определены сведения, отражаемые в трудовых книжках. К ним относятся: сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении работника, основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Однако записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда, в трудовые книжки не осуществляются.

Все перечисленные записи в трудовую книжку производятся работодателем на основании соответствующего приказа или распоряжения не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи осуществляются без каких-либо сокращений и в пределах определенного раздела имеют свой порядковый номер. В разделах трудовой книжки, где содержатся сведения о работе или о награждении, зачеркивание неточных и неправильно произведенных записей не разрешается.

Если такое все-таки произошло, то производится запись о признании ранее сделанной отметки недействительной и внесении новой правильной записи. Именно поэтому работа с трудовыми книжками требует серьезного и сосредоточенного подхода.

Кроме того, все заметки в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя, а также формулировкам ТК РФ и иных федеральных законов с конкретными ссылками на их пункты и статьи. Так, при прекращении трудового договора с работником в трудовую книжку делается запись со ссылкой на конкретный пункт ст. 77 ТК РФ (кроме п. 4 и 10 данной статьи).

Между тем имеющаяся практика носит разноречивый характер. Например, при расторжении срочных трудовых договоров в трудовых книжках встречаются ссылки и на п. 2 ст. 77, и на ст. 78 ТК РФ.

В тех случаях, где законодатель не дает однозначного ответа о характере произведенной записи, думается, работодателям надлежит руководствоваться наиболее точными и полными формулировками ТК РФ и иных специальных федеральных законов. Хотя такое мнение не снимает необходимости легальных разъяснений о формулировках записей в тех или иных спорных ситуациях.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью на работодателе лежит обязанность ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, где также повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Одновременно с этим обращает на себя внимание то обстоятельство, что в новом образце трудовой книжки отсутствует графа "Подпись работника" <2>. Поэтому работникам при ознакомлении записи в трудовой книжке рекомендуется внимательно выверить ее и в личной карточке, где будет поставлена подпись.

Нередко в жизни может возникнуть необходимость внесения изменений и исправлений в трудовую книжку, к примеру, в связи со сменой фамилии. В этом случае работнику нужно предоставить по последнему месту работы документы, обосновывающие данное изменение (свидетельство о рождении, свидетельство о браке либо о его расторжении и др.).

В случае же, если выявлена неточная или неправильная запись в трудовой книжке, то ее исправление возможно по одному их двух вариантов: 1) по месту, где была внесена соответствующая запись; 2) работодателем по новому месту работы на основании официального документа, поступившего от того работодателя, которым допущена ошибка. В последнем случае работодатель обязан оказать работнику необходимую помощь при обращении к другому работодателю.

Также не следует исключать варианта самостоятельного обращения гражданина к работодателю по прежнему месту работы с целью уточнения ранее произведенной им записи в трудовой книжке, даже если раньше трудовая деятельность осуществлялась в другом регионе страны. Справки, уточняющие записи в трудовой книжке, могут стать неотъемлемой ее частью. В дальнейшем при назначении пенсии это будет учтено. Аналогичные действия может предпринять гражданин в ситуации утраты трудовой книжки.
Необходимо отметить, что свидетельские показания не являются основанием для исправления ранее внесенных записей (это прерогатива работодателя, сделавшего их), за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано безотлагательно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. На основании утраты трудовой книжки работодатель обязуется не позднее 15 календарных дней со дня подачи работником соответствующего заявления выдать дубликат трудовой книжки. Дубликат выдается и в том случае, если документ, подтверждающий трудовой стаж работника, пришел в негодность (скажем, трудовая книжка обгорела, порвана или испачкана).

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном определенными документами, а также сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносятся записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в ее дубликат вносятся только имеющиеся в этих документах сведения, без неподтвержденных приписок.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников, причем в условиях чрезвычайной ситуации (катастрофа, стихийные бедствия, массовые беспорядки и пр.), трудовой стаж этих работников устанавливается специально созданной комиссией по установлению трудового стажа. Такая комиссия должна образовываться в органах исполнительной власти субъектов РФ (например, в Комитете по труду администрации субъекта РФ) и, пожалуй, осуществлять свою деятельность на постоянной основе, по мере поступления заявлений от граждан. Примечательно, что указанная комиссия вправе учитывать свидетельские показания. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором фиксируются периоды работы, профессия (должность), продолжительность трудового стажа работника. Потом уже на основании данного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Как выяснилось, применительно к Иркутской области, специально для указанных целей комиссия не создавалась, но распоряжением губернатора области от 16.04.03. обновлен состав комиссии, которой по заявлению заинтересованных лиц устанавливается трудовой стаж лиц, работавших в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям. В этой связи представляется целесообразным дополнить компетенцию действующей комиссии в части установления трудового стажа работникам при массовой утрате трудовых книжек при форс-мажорных обстоятельствах, даже, несмотря на тот факт, что пока таких казусов не было.

Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки увольняемому работнику, то он в порядке ст. 234 ТК РФ понесет материальную ответственность. Работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. При этом днем увольнения будет уже считаться день фактической выдачи трудовой книжки. О новом увольнении заново издается приказ либо распоряжение работодателя, вносится запись в трудовую книжку. А ранее произведенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Если работник в день увольнения не является за трудовой книжкой или по каким-то причинам отказывается от ее получения, то работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Работодателям следует помнить, что пересылка такого документа почтой, пусть даже по указанному работником адресу, допускается только с согласия самого работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается под расписку и на руки одному из его родственников или высылается по почте согласно письменному заявлению одного из родственников умершего. Если перечисленные варианты выдачи трудовой книжки в случае смерти работника не удается реализовать работодателю, то он продолжает хранить ее у себя (в кадровой службе организации) в течение 2 лет отдельно от остальных трудовых книжек. В любой другой ситуации невостребованности трудовой книжки она должна храниться в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежит уничтожению в установленном порядке.

<1> Руководствуясь ст. 14 ТК РФ, поскольку особых разъяснений в анализируемом постановлении Правительства РФ нет, можно предположить, что указанный срок исчисляется в календарных, а не в рабочих днях.
<2> См. Д. Фалеев, "Думы о труде", N 18 "эж-ЮРИСТ" за 2003 г.