Трудовые книжки по-новому

Геннадий ПОРВАТКИН
Юрист ООО «ЮА - Трейтинг»

Значение трудовой книжки по-прежнему сложно переоценить. В ней содержатся сведения о том, где работник успел потрудиться, о продолжительности его трудового подвига в той или иной организации, а также о полученных им поощрениях. Вся эта информация интересна будущему работодателю, а работнику послужит базой для исчисления общего, непрерывного и специального трудового стажа. Что же касается порядка ведения трудовых книжек, то долгое время он регламентировался актами Госкомтруда СССР и во многом не отвечал требованиям современности. На сегодняшний день все эти документы отменены и вместо них постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее - инструкция).

Помимо самой инструкции по заполнению трудовых книжек постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 утверждены также и форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, а также форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги обязательно должны быть (и исправно вестись) во всех организациях, использующих наемный труд.

Порядок заполнения

Как и ранее, все записи в трудовую книжку аккуратно вносятся ручкой черного, синего или фиолетового цвета (а не зелёного, оранжевого и т. п.). Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник уволен 1 октября 2003 года, необходимо написать: «01.10.2003». Зачёркивать неправильные записи не следует – вместо этого делается запись о том, что «запись за номером таким-то недействительна», и после этого производится правильная запись.

Фамилию, имя и отчество работника пункт 2.1 инструкции предлагает вносить в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Вместе с тем вызывает сомнения возможность внесения записи в трудовую книжку на основании сведений из водительских прав хотя бы потому, что они не относятся к числу документов, удостоверяющих личность. В этом же пункте записи о незаконченном образовании соответствующего уровня предлагается производить на основании представленных заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Разделом 2 инструкции разъясняются вопросы заполнения сведений о работнике. Как правило, множество вопросов вызывает заполнение раздела «Сведения о работе». В инструкции установлено, что в этом разделе указывается полное наименование организации, а также при его наличии и сокращенное наименование. Далее вносятся записи о принятии или назначении на работу, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графе 4 трудовой книжки записывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Немаловажным является включение в инструкцию нормы о том, что в трудовую книжку заносятся реквизиты и иных решений работодателя, под которыми можно понимать протоколы об избрании руководителей организаций и тому подобные документы. До введения в действие этой инструкции возникало множество споров о том, реквизиты какого документа необходимо включать в трудовую книжку в случае, если работник занимает выборную должность.

Пункт 3.1 инструкции устанавливает, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. Вместе с тем основным документом, регулирующим отношения между работником и работодателем, является трудовой договор, в котором как раз и указывается наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Не ясно, почему в этом случае инструкция отсылает к штатному расписанию организации, а не к трудовому договору с конкретным работником. Также не понятно, каким образом вносить в трудовую книжку сведения о конкретной трудовой функции работника, если таковая обозначена в трудовом договоре вместо должности, специальности или профессии, что допускается трудовым законодательством.

Совместительство, смена наименования и награждения

По желанию работника в трудовую книжку работника вносится запись о работе по совместительству. Данная запись делается по основному месту работы (где находится трудовая книжка) на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (надлежащим образом заверенная копия приказа о приёме на работу, трудовой договор и др.). В трудовую книжку сведения о работе по совместительству вносятся по аналогии со сведениями о работе по основному месту работы: дата приёма на работу, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации, а также наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы. Таким образом, в трудовой книжке в любом случае сначала должна идти запись о приёме на работу по основному месту работы, затем о приёме на место работы по совместительству. Далее очередность внесения записей зависит от хронологии событий, т. е. от того, с какой работы работник раньше уволится – с основной работы или с работы по совместительству. В итоге запись о приёме на основную работу может быть «разбита» записями о работе по совместительству, но это не должно вас смущать, поскольку все соответствует требованиям инструкции.

Если организация за время работы работника успеет сменить своё наименование, то в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки отдельной строкой необходимо сделать запись о переименовании, а в графе 4 указать основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дату и номер.

С внесением сведений о награждении работника в трудовую книжку вопросов возникать не должно – просто заносите сведения о дате, виде и источнике награждения, а также об основаниях внесения этой записи в соответствующие графы трудовой книжки. Причём необходимо учитывать, что если работник получил награду за успехи в своей трудовой деятельности, работая в другой организации по совместительству, он также имеет право на внесение записи об этом в свою трудовую книжку. По нашему мнению, такую запись должен вносить работодатель по основному месту работы, так как именно там находится трудовая книжка работника. Самому же работнику в этом случае необходимо лишь принести документ, в соответствии с которым ему положена награда, для того, чтобы работодатель смог внести необходимую запись в трудовую книжку.

Вносим сведения об увольнении

В принципе внести запись об увольнении работника в его трудовую книжку не так уж и сложно – в соответствии с графами в трудовой книжке нужно проставить порядковый номер записи, указать дату увольнения, его причину, а также наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или иное решение работодателя), его дату и номер. Порядок внесения в трудовую книжку записей о расторжении трудового договора в инструкции рассмотрен довольно подробно, даже с практическими примерами.

В инструкции ещё раз обращается внимание заполняющих трудовые книжки на то, что при увольнении работника ссылки в трудовых книжках необходимо делать на статью 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), содержащую все основания для расторжения трудового договора с работником. Если трудовой договор с работником прекращается по дополнительным основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, то в трудовую книжку необходимо внести запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона. В том случае, когда увольнение работника связано с предоставлением ему определённых льгот и преимуществ, запись необходимо внести в трудовую книжку с указанием этих причин (для осуществлением ухода за ребёнком в возрасте до 14 лет, в связи с переводом мужа на работу в другую местность и т. п.).

Часть 3 статьи 77 ТК РФ предусматривает, что во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы. Пункт 5.1 инструкции более свободно трактует эту норму, устанавливая, что датой увольнения работника считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. Таким образом, если следовать данной инструкции, то получается, что работодатель и работник могут договориться о том, что работник будет считаться уволенным через месяц после того, как он фактически перестанет работать или, наоборот, на несколько дней раньше даты окончания работы.

Если увольнение работника связано с его переводом на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию), то в трудовой книжке обязательно необходимо указать в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

Очень важной для работника является норма о том, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. В противном случае работник будет иметь в своей трудовой книжке запись о том, что, к примеру, формулировка увольнения ему изменена в соответствии с решением суда. Подобная запись впоследствии значительно затруднит для работника устройство на работу, поскольку работодатели обычно с подозрением относятся к таким людям, справедливо полагая, что в случае возникновения спора они без промедления отправятся в суд. Ну а кто любит сутяг?