Современный HR-менеджер из простого кадровика превратился в советника первых лиц компании с широким кругом компетенций. Внедрение автоматизации позволяет оптимизировать работу кадровой службы, повысить продуктивность работы всей организации, сделать управление персоналом настоящим талант-менеджментом.
Автоматизированной системе управления кадрами полностью или частично можно делегировать:
● поиск и привлечение линейных сотрудников, высококлассных специалистов и ТОП-менеджеров, поиск перспективных работников, набор временного персонала (рекрутмент и рекрутинг);
● анализ и отслеживание текучести кадров;
● оценку персонала;
● расчет показателей качества работы сотрудников;
● планирование выходов и отпусков членов коллектива;
● мониторинг систем мотивации команды.
Автоматизация освободит специалистов HR от рутинной работы. У них появится больше времени на интересные и перспективные проекты, важные для развития предприятия.
Автоматизация работы кадровой службы, виды программ
Автоматизация нужна всем крупным компаниям, в штате которых от 250 работников, и субъектам малого бизнеса, где количество сотрудников не превышает 50 человек.
Программы управления человеческими ресурсами позволяют:
1. Оперативно получать и обрабатывать аналитическую информацию для принятия обоснованных управленческих решений.
2. Правильно организовать процесс управления кадрами.
3. Структурировать информацию, на основе которой анализировать и планировать затраты на персонал.
4. Минимизировать риск финансовых санкций со стороны контролирующих органов.
Виды ПО для управления кадрами
Модульное. Работает как в составе комплексных систем предприятия, так и автономно. Поддерживает учет, оценку, обучение, мотивацию и другие элементы кадрового менеджмента.
Специализированное — часть программы для расчета зарплаты. Автоматизирует только кадровое делопроизводство.
Локальное специализированное. Решает ограниченный круг задач. Разрабатывают для автоматизации тестирования, подбора персонала и других отдельных HR процессов.
Узкоспециализированное. Имеет строго заданные параметры. Заказывают для крупных государственных структур, как единый продукт.
Программные продукты могут быть платными (закрытого типа) и бесплатными, с открытым исходным кодом (Open Source).
Предлагаем обзор информационных технологий, которые позволяют эффективно автоматизировать работу HR служб.
HRM (HRMS) — управление человеческим ресурсом
Можно встретить и другое название — Human Capital Management (HCM), что переводится как «управление рабочей силой». В русскоязычных версиях применяют термины управление персоналом, трудовыми ресурсами, человеческим капиталом.
HRMS — комплексная программа. Подходит предприятиям с любой численностью штата, работающим в различных отраслях. Помогает с автоматизацией процессов:
● управление расходами и кадрами;
● соблюдение законодательства в отношениях работника и работодателя;
● разработка планов карьерного роста сотрудников, схем мотивации коллектива.
Программа позволяет упорядочить расчетные и учетные процессы, связанные с персоналом, снизить потери от увольнения сотрудников. Основные задачи, которые решают HRMS:
● привлечение, удержание и мотивация кадров, в которых нуждается компания;
● реализация целей бизнеса путем разделения на несколько уровней задач и на элементарные действия под каждого сотрудника;
● развитие и обучение кадров;
● планирование организационных изменений;
● формирование бюджета предприятия;
● принятие эффективных решений в сфере управления кадрами;
● снижение затрат и оптимизация учета.
Примеры таких программ — SAPSuccessFactors и Oracle HRMS, БОСС. Кадровые системы, 1С: Зарплата и управление персоналом.
ERP — планирование ресурсов предприятия
Система автоматизирует ведение налоговой отчетности, бухучета, планирование бюджета, управление кадрами, активами. Автоматически организует коммуникацию с партнерами, ведет учет истории операций с клиентами. Программа обеспечивает автоматизацию процессов, сводит их в общую базу данных.
Система состоит из нескольких уровней:
● базовых элементов — платформа, на которой работают все компоненты и сервисы;
● подключаемых модулей — независимые друг от друга программы, которые используют базу данных с платформы. Виды модулей: внутренние — используемые персоналом внутри предприятия; внешние — используемые клиентами и партнерами компании; коннекторы — для обмена данными с посторонними ресурсами.
ERP могут использовать крупные предприятия, филиалы которых находятся в разных городах и регионах. ПО часто применяют для организации электронной торговли.
ERP системы, которыми пользуются в России, — 1C, SAP.
Инструменты подбора и оценки персонала
ATS
Сервис с базой данных кандидатов на вакансии и соискателей работы. Базовые функции — работа с резюме и вакансиями, взаимодействие с кандидатами (шаблоны писем, календарь встреч), сбор статистики.
Есть ATS-приложения, в виде онлайн сервисов, бесплатные и с открытым программным кодом.
Система управления автоматически фильтрует заявки от соискателей по навыкам, образованию, опыту работы и другим критериям, заданным в программе. Для соискателя есть возможность оптимизировать резюме (по аналогии с техниками поисковой оптимизации). Продукт собирает информацию через интерфейс на сайте компании или из внешних ресурсов по поиску работы.
Данные, которые содержатся в ATS, являются персональными. Их нельзя хранить на зарубежных серверах. В отношении этих данных действует Закон о защите информации.
Наиболее популярные ATS:
1. E-staff. Программный продукт разработан в коробочном формате (самостоятельная установка и настройка ПО). За одну операцию размещает объявления о вакансиях на сайтах по подбору работы, собирает отклики.
2. Хантфлоу. Облачное хранение информации. Вся информация на одном экране, что очень удобно пользователю. Есть мобильное приложение, интегрированное с WhatsApp и Телеграм.
3. FriendWorkRecruiter. Информация хранится в облаке. Гибкий продукт с удобной аналитикой, оценкой эффективности проделанной работы. Интеграция с WhatsApp и Вайбер.
Искусственный интеллект
По данным ALTHAUS Group, 40% российских рекрутеров в течение 2-5 лет передадут часть своих функций ИИ. Подбором персонала занимается HR-бот. Робот автоматически отбирает подходящих кандидатов, интервьюирует их по телефону или в мессенджере, назначает собеседование. Кроме того, боты помогают новым сотрудникам с адаптацией. Сегодня ИИ применяют, в основном, для массового подбора продавцов, кассиров, водителей и другого линейного персонала.
Первопроходец этого рынка — Робот Вера, созданный программистами из СПб. Виртуальный кадровик может за час провести собеседование с 10 тысячами человек. Бот находит в интернете резюме подходящего кандидата, звонит ему и задает вопросы. В зависимости от ответов меняет ход собеседования. Разговор записывается автоматически, а работодатель его прослушивает.
Симбиоз ATS и ИИ — Skillaz. Продукт TalentTech разработаны для автоматизации подбора персонала и включают возможности поиска и оценки резюме, автоматизацию найма, HR-аналитику.
SaaS платформы для оценки методом тестирования
Тестирование — стандартизированный метод оценки персонала. Тест в удобной оцифрованной форме выдает информацию для принятия решения о пригодности соискателя к работе, соответствии сотрудника занимаемой должности.
Качественные тесты для подбора персонала — объективные, надежные и валидные. На результат испытаний не влияет личность эйчара, социальные стереотипы и другие моменты. Как правило, задания состоят из нескольких блоков вопросов для комплексного психометрического тестирования — диагностируют мотивацию, интеллект и личность испытуемого, например, как тесты HT Lab. Лаборатория «Гуманитарные Технологии» (HT Lab) — российский провайдер, который более 30 лет создает тесты для оценки персонала, в том числе на заказ, и предлагает комплексное тестирование. Качество методик проверено на психометрические свойства, что гарантирует измерительную способность инструментов.
К психологическому тестированию кандидатов можно добавить профтесты, созданные для конкретной компании.
Зарубежные провайдеры тестовых методик — SHL(система SHLTOOLS), Talent Q, Hogan (дистрибьютор — Assessment Systems).
360 градусов — опросник для сбора информации о человеке
HRы опрашивают членов команды и деловых партнеров, чтобы выявить сильные и слабые стороны работника, найти пути для его карьерного и личностного роста.
Опрос можно проводить анонимно, неанонимно и полуанонимно. Но, как показали исследования, в последних двух случаях достоверность результатов низкая из-за вероятных конфликтов, боязни обидеть человека или страха перед начальством. Метод не действует в компаниях с авторитарным стилем управления, поскольку отсутствует коллективная поддержка, нет коммуникации коллектива и руководства.
Автоматизировать оценку сотрудников с помощью 360 градусов поможет система Азимут от BSSL, Экопси, SHL, SF360° от Talent Q.
Такая программа есть в «1С. Зарплата и управление персоналом». Здесь можно создать анкету-опросник для оценки компетенций персонала, подобрать респондентов и оцениваемого сотрудника, оценить его по оценочной шкале в автоматическом режиме.
Центр Оценки (Assessment center)
Используют для:
● принятия решений о назначении сотрудника на ответственную позицию (когда из 2 кандидатов нужно выбрать сильнейшего);
● формирования кадрового резерва управленцев;
● планирования бюджета на обучение персонала;
● оценки компетенций управленческой команды.
Центры оценки совмещают несколько видов оценочных процедур — решение кейсов, психометрическое тестирование, интервью, которые проводят в онлайн-формате. Эксперты наблюдают за действиями тестируемых, оценивают их и выставляют оценки, которые сводятся в автоматическом режиме.
Пример решения — Тест-Ассессмент от Лаборатории «Гуманитарные Технологии».
Как внедрить HR-автоматизацию
Внедрение автоматизированных систем — сложный процесс, но HR автоматизация позволяет решать многие задачи:
1. Самостоятельно (по предварительным настройкам) выполняет административную работу, повторяющиеся процессы и рутинные операции без вмешательства менеджера.
2. Хранит важную документацию и шаблоны, к которым можно получить доступ без обращения к HR-департаменту.
3. Контролирует и оценивает эффективность сотрудников. По результатам оценки эйчар занимается обучением, развитием, продвижением персонала.
4. Автоматически сводит балансы и строит отчетность.
Удобно применять автоматизированную систему для массового подбора, делать срез по вовлеченности и удовлетворенности в команде. Базы данных кандидатов и сотрудников всегда под рукой.
Где взять программу для автоматизации процессов:
1. Разработать силами штатных IT-специалистов — сложный и трудоемкий процесс, требующий знания IT, специфики бизнес- и HR-процессов. Непрофессиональный подход к созданию ПО может дать результат, обратный ожидаемому или не дать никакого эффекта от автоматизации. Зачастую такую систему сложно дорабатывать для адаптации к процессам управления.
2. Купить готовую. Система должна отвечать деятельности вашей компании, поэтому нужно ответственно подходить к выбору продукта.
3. Заказать разработку под конкретное предприятие или процесс. Главное — выбрать грамотного разработчика. Без этого ПО не будет эффективным.
При выборе продукта важно учитывать его соответствие целям предприятия, техническим возможностям компании для внедрения автоматизированной системы. Программа должна быть:
● удобной пользователям — интуитивно понятное и простое изложение информации;
● гибкой — возможность доработки под потребности эйчаров, построения собственных моделей управления;
● масштабируемой, надежной;
● устойчивой к возможным сбоям, вирусам и хакерским атакам.
Немаловажный момент — гарантия поставщика, сопровождение, поддержка установленного ПО.
Внедрение систем автоматизации происходит в несколько этапов. Первый этап — выбор программного продукта. Сравните функциональную возможность системы с поставленными задачами. Оцените гибкость продукта, можно ли его адаптировать под специфические требования пользователей. Поддерживает ли функцию оперативных изменений в законодательство страны.
Определите, какие процессы нуждаются в оптимизации, проанализируйте состояние кадрового учета, вручную наведите порядок в документах, которые будут перенесены с бумажных носителей на электронные. Чем качественнее организация автоматизации, тем лучше результат от ее внедрения.
Внедрение и сопровождение системы. При выборе провайдера учитывайте количество выполненных им проектов. Какая у него деловая репутация? Есть ли квалифицированные специалисты? Изучите оценку и отзывы о его работе в других проектах.
Программу строят на основании анализа деятельности компании, стратегии продвижения, бизнес-процессов. При внедрении автоматизации осуществляют разработку отчетных форм и алгоритмов переноса данных из действующих учетных программ, доработку функций системы. Обучают пользователей и проводят предварительное тестирование.
Программу не создают раз и навсегда. ПО нужно постоянно дорабатывать с учетом потребностей компании, меняющихся условий бизнес процессов, поэтому важным фактором является сопровождение системы.
Качественная автоматизация возьмет на себя многие функции современного HR-менеджмента — работа с резервом, управление компетенциями, развитие сотрудников, повышение лояльности к работодателю, оценка и анализ данных. Система с таким широким функционалом дает возможность трансформировать работу кадровой службы в реальное управление человеческим ресурсами.