Всё больше компаний отходят от традиционного бумажного документооборота. Хранить бумаги в таком виде становится неудобно, требуется освободить как можно больше места. Оформление и хранение на электронных носителях - компьютерах, дисках, флэш-картах и других - оказалось эффективнее и компактнее.
Какие есть преимущества у электронных систем оборота документов и почему их стоит предпочесть для своей компании? Какую пользу система электронного документооборота может принести вам?
Почему стоит хранить документы в электронном виде
У этого способа много плюсов, которые стали известны только с широким внедрением информационных технологий:
- освобождается место в офисе, отпадает необходимость в шкафах для бумаг;
- все данные систематизированы;
- становится легче найти нужное свидетельство, договор и др.;
- доступ можно ограничить паролем, который будут знать только сотрудники фирмы.
Систематизация информации - большое преимущество для любого офисного работника: все файлы выстроены по алфавиту, по дате добавления и другим характеристикам - это можно настроить. Это свойство упрощает поиск данных.
Приватность тоже достаточно легко настроить. Чтобы защитить документы от несанкционированного доступа, существует функция добавления пароля. Кто будет его знать - решаете только вы.
Чтобы упростить документооборот максимально, для него разрабатывается специальное ПО. Одна из таких систем - Контур.
Что такое Контур и другие системы ЭДО
Такие системы обеспечивают хранение и передачу ценных данных без необходимости дублировать их физически на бумаге. Передать договор партнёру компании, например, с помощью такого ПО можно за считанные секунды. После его подписания (добавления электронной подписи) он так же быстро его вернёт.
Наличие такой подписи - обязательное требование для желающего подключиться к ЭДО.
Официальным партнёром Контура стала компания Диадок - служба, предоставляющая клиентам возможность подключения к этой системе. Есть разные тарифы, различающиеся по количеству документов: от 250 до 12000 единиц. Чем крупнее тарифный план заказывается, тем меньше цена за одну единицу.
Кроме этого, здесь выдают и электронные подписи. Предоставляются также индивидуальные предложения, если возникает необходимость сохранить больше 12 тысяч документов - такое бывает на крупных предприятиях.
Контур автоматически загружает необходимые документы в систему.