Контроль возврата первичной документации от покупателей. Проблемы и решения

Бухгалтера и руководители компаний регулярно сталкиваются с проблемой не своевременного возврата подписанных первичных документов (ТОРГ-12, ТТН, Акты) от покупателей.

В организациях с большим документооборотом, для обработки задач сбора недостающих документов выделяют специального человека. Однако все равно случаются накладки, когда вдруг при проверке выясняется: не все покупатели вернули документы, по одной и той же сделке у вас и ваших контрагентов приняты к учету разные редакции документов или имеются расхождения между бумажным документом и его электронной копией в бухгалтерской системе. В результате все эти «недоразумения» приводят к трениям, как с контрагентами, так и с представителями проверяющих органов.

Каждый бухгалтер, сталкиваясь с данными проблемами, в очередной раз задает себе вопросы:

• Как быстро и без особых усилий посмотреть, какие документы в наличии, а какие отсутствуют?
• Как оперативно организовать сбор недостающих документов?
• Кто из менеджеров компании отвечает за работу с данным контрагентом?
• Как решить задачу, чтобы у вашей организации и ваших клиентов были приняты к учету одинаковые редакции документов?

Но так ли сложны эти вопросы, что их решение мы с вами видим только в регулярном пересмотре оригиналов, выявление не достающих и не корректных документов, и «висении на телефоне» с мольбами к клиентам вернуть подписанные документы?

На сегодня есть более современные решения этой задачи, и одно из них, несомненно, - это использование технологии штрихкодирования документов.

Для справки.
Штрихкод – это код в виде полос разной толщины, наносимых на товары, изделия, документы или другие объекты, предназначенный для автоматической идентификации объектов. Штрихкод считывается сканерами штрихкодов и преобразования в цифровые и/или буквенные символы.

Следовательно, необходимо найти возможность использовать технологию штрихкодирования документов в бухгалтерских программах, которая позволит присвоить каждому документу уникальный штрихкод, затем идентифицировать любой документ при сканировании и ставить отметку «Оригинал в наличии». И такая возможность найдена.

С помощью решения «ЭР: Штрихкодирование и управление документами» можно быстро и точно находить документы в конфигурациях «1С:Предприятие» и выполнять над ними целый ряд действий, например:

• ставить отметку «оригинал в наличии»;
• открыть карточку документа;
• открыть печатную форму документа;
• поменять необходимые реквизиты в документе;
• и т.д.

Как работает «ЭР: Штрихкодирование и управление документами»?

При печати документов из базы 1С программа автоматически вставляет уникальный штрихкод в бумажную версию документа. Впоследствии, чтобы обработать документ,  достаточно считать код обычным сканером штихкодов,  при этом в базе данных появляется отметка – «Оригинал в наличии». Можно обойтись и без сканера штрихкодов, а воспользоваться потоковым сканером документов или МФУ и дополнительным ПО для чтения штрихкодов.

Основные преимущества программы

Удобно, что программа при считывании штрихкода с бумажного документа, помимо отметки «оригинал в наличии», может на выбор пользователя выполнять и другие действия, например, открыть печатную форму,  открыть электронную форму документа (Реализация товаров и услуг, Счет-фактура) или других связанных с ними документов. При этом исключены ошибки, т.к. каждый штрихкод уникален и считывается, даже если документ напечатан некачественно!

Практично, что программа в типовой поставке позволяет менять реквизиты в документах. Модуль программы можно гибко настроить, чтобы появилась возможность открывать карточку номенклатуры, и отбирать документы для выполнения над ними задуманных действий.

Полезно, что можно работать как с одним документом, так и с целым пакетом, например для экспорта или смены реквизитов.

Выгодно, что при использовании программы «ЭР: ШКУД» контроль возврата исходящей документации превращается в простую операцию, где можно сформировать актуальный отчеты о наличии оригиналов документов.
Для ознакомления с демо-версией программы или проведения выездной, а также online демонстрации продукта заполните заявку на сайте разработчика программы.

Разработчик программы ГК «Эффективные решения» - официальный партнер фирмы «1С», партнер компании ABBYY по корпоративным решениям. ГК «ЭР» - имеет большие компетенции в области разработки и внедрения систем потокового ввода документов и обработки данных.