Документооборот предприятия. Эффективный контроль возврата "первички"

Многие бухгалтера в своей работе встречаются с проблемой контроля возврата первичной бухгалтерской документации. В данной статье перечисляются основные причины ее возникновения, а также анализируются пути решения с целью поиска наиболее простого и дешевого способа.

Почему же возникает такая проблема? И что мешает осуществлять надлежащий контроль? Рассмотрим несколько характерных ситуаций, которые возникают при плохо организованном документообороте на предприятии. 

1.      Типичным примером служит забывчивость менеджеров по продажам, когда они выставляют счета без оформлении договоров. Бухгалтера могут не заметить их отсутствие, т.к. в первую очередь отслеживают получение оплаты по счетам. А если вдруг отношения с клиентом доведут до суда, например, чтобы взыскать дебиторскую задолженность... В таких случаях отсутствие полного пакета документов может сильно повредить компании-продавцу.

2.      Часто покупатели не возвращают товарные накладные или делают это с опозданием. Такое возможно, например, когда ТОРГ-12 отправляется клиенту вместе с товаром в запечатанных коробках сторонней транспортной компанией. Покупатель обязан подписать документы, поставить печать о отправить экземпляры продавца почтой или курьером. Нередко клиенты забывают это сделать, поэтому бухгалтерия поставщика вынуждена напоминать о возврате ТОРГ-12. Однако для этого требуется организовать эффективный контроль за документооборотом, иначе обязательно что-то будет пропущено.

3.      Трудно приходится бухгалтерам, когда клиенты просят изменить реквизиты в накладных и счетах-фактурах, а также разбить одну накладную на несколько без изменения общей суммы. Так нередко поступают в бюджетных учреждениях, которые получают финансирование из разных источников. В результате появляется несколько редакций первичных документов, часть из которых надо выбросить. Вот здесь и появляется опасность допустить ошибку. Кроме того, подобная «возня» с бумагами отнимает много времени у бухгалтера.

Зачем нужен контроль возврата первичной документации?

Все бухгалтера знают, что ведение первичной документации — это первый этап формирования бухгалтерской и налоговой отчётности. Все опытные бухгалтера также знают, что неправильное заполнение или отсутствие первичных документов грозит отказом в возмещении НДС, доначислением налогов и наложением штрафов, потому что является грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения.

Есть еще одна опасность — предъявление покупателями претензий в том, что товар не был отгружен и требование повторной отгрузки. Как частный случай — это отказ возврата продавцу полученного, но неоплаченного товара. От этого могут застраховать только первичные документы с печатью и подписью покупателя, большую часть из которых организация должна хранить не менее 5 лет. 

Как же на практике бухгалтерии справляются с контролем возврата первичных документов?

Назначение ответственного лица. Во многих организациях разрабатывают четкие инструкции по организации документооборота. Однако, учитывая текучку кадров и прочие недоразумения, например, когда печатается несколько редакций первичных документов, этих мер недостаточно. Если организация работает со многими покупателями, то назначается ответственный человек, который ведет и отслеживает базу первичных документов.  Остается, правда, пресловутый человеческий фактор — ведь ошибки будет оплачивать главный бухгалтер и организация. 

Обслуживающие организации. Компании, которые пользуются услугами обслуживающих организаций на первый взгляд находятся в более выгодном положении, если в рамках оказываемых услуг проводится контроль наличия правильно оформленных первичных документов. Однако возникают резонные сомнения — насколько качественно проводится контроль, ведь при отсутствии надлежащих первичных документов пострадает фирма-продавец. Кстати, обслуживающие бухгалтерские компании прежде сами должны эффективно решить вопрос контроля за первичкой, иначе не смогут заслужить доверие клиентов.

Электронные архивы первичной бухгалтерской документации. Существует немало программ, где предусмотрен перевод документов в электронный вид, их структурирование и сортировка по различным признакам. Однако, пометки о наличии бумажных документов в них в лучшем случае можно сделать в качестве комментария. Поэтому, при появлении новoй редакции ТОРГ-12, изменения могут остаться незамеченными. К тому же, вопрос списка  документов, имеющихся в наличии в бумажном виде остаётся открытым. 

Сколько может стоить решение проблемы?
Прежде чем определиться с выбором оптимального решения проблемы, нелишним будет оценить финансовую сторону вопроса.

1.      Назначение ответственного лица. Цена вопроса — это зарплата сотрудника, социальный пакет, налоги и предоставление рабочего места с оргтехникой. При самой скромной оценке фирме это обойдется в сумму не меньше 30000 рублей ежемесячно. Плюс высокий риск доначисления налогов и штрафных санкций. 

2.      Обслуживающие организации. Цена решения вопроса от 5000 рублей в месяц и выше. При этом остается риск доначисления налогов и штрафных санкций.

3.      Электронные архивы бухгалтерской документации. Стоимость хороших систем начинается от 30000 рублей, однако решение задачи не является полным, поэтому круг замыкается и опять приходится назначать ответственное лицо.

Имеется еще одно решение – программа «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами».

Тщательно изучив проблему контроля возврата первички, специалисты ГК «Эффективные решения» разработали программу: «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами». На сегодняшний день она является наиболее простым, эффектным и экономичным решением проблемы. Данная программа полностью решает поставленную задачу автоматизируя и кардинально упрощая контроль за документооборотом, а также в несколько раз снижает затраты в сравнении с другими решениями.

Программа осуществляет контроль бумажного документооборота с использованием штрихкодирования, освобождает от необходимости сверки вручную каждого знака в возвращаемых от покупателей документах, помогает за доли секунды находить электронные копии и моментально формировать отчеты о наличии и отсутствии документов. Дополнительно можно выполнять целый ряд действий с документами, включая изменение реквизитов. Залогом эффективного учета является присвоение уникального штрихкода каждой бумажной версии первичных документов. 

Стоит отметить неоспоримые преимущества программы:
·        быстрота обучения пользователя работе с программой;
·        скорость работы, простота и удобство обработки документов;
·        полная совместимость с 1С;
·        возможность работы сразу с целым пакетом документов;
·        для работы с документами можно использовать как сканер штрихкодов, так и обычный сканер офисный сканер;
·        возможность доработки модуля под нужды пользователя;
·        относительная дешевизна программы — стоимость типовой поставки составляет  8000 рублей.

Повторимся еще раз — очевидно, что организованный на должном уровне контроль возврата исходящей документации позволяет избежать многих неприятностей. Остается только определиться с выбором. При этом каждый серьезный руководитель стремится найти оптимальное соотношение цены и качества решения этой задачи. А из выше проведенного анализа ясно, что программа «ЭР:ШКУД» полностью снимает проблему и при является самым экономичным решением. Это стало возможно благодаря тому, что ГК «Эффективные решения», разработчики программы, имеют ряд широких компетенций в области автоматизации документооборота предприятия и обладают огромным опытом разработки подобного программного обеспечения.

«Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами»
— действительно уникальный эффективный продукт для решения проблемы контроля  возврата документов. В этом можно убедиться самостоятельно, оставив заявку на бесплатную онлайн демонстрацию программы.

Специалисты компании покажут  вам все её возможности и с удовольствием ответят на все ваши вопросы связанные с покупкой и использованием данной программы.