Электронный документооборот и интеграция бизнеса

Развитие и расширение бизнеса, особенно крупного, невозможно без внедрения электронного документооборота. Но одного желания мало. Нужно, чтобы все сотрудники компании, от которых зависит принятие решений, проявили интерес и понимали, что от этого выиграют не только они, но и компания в целом.

Что делать, если вы работаете главным бухгалтером в крупной компании и поток бумажных документов, который вам приходится оформлять, только возрастает? Как убедить руководство и повлиять на процесс принятия решения о внедрении электронного документооборота, если, как правило, его принимают, учитывая приоритетное мнение технических специалистов. На эти и другие вопросы отвечают эксперты компании «Такском».

– Какие возможности предоставляет сегодня компаниям электронный документооборот?

– Электронный документооборот позволяет вести бизнес из любой точки мира. С его помощью руководитель может совершать сделки, привлекать инвестиции, управлять бизнесом, сокращать риски и многое другое.

По сути, весь документооборот, который компания ведет на бумаге, можно вести в электронном виде. Причем, с наименьшими потерями и затратами.

– Что это за затраты?

– Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью (а с 1 июля 2013 года такая подпись будет называться усиленной квалифицированной) равнозначен бумажному аналогу и не требует дублирования.

Используя электронные документы, компания полностью исключает такие необоснованные расходы, как расходы на бумагу, принтер, ксероксы, архивы, сканеры и т.д. В рамках крупной компании – это колоссальные затраты.

– А какие еще преимущества имеетэлектронный документооборот?

– Электронный документ удобно хранить, отправлять, искать. Минимизируется ручной ввод документов, а обмен документами осуществляется в считанные минуты.

Например, счет-фактуру в электронном виде подписывает только руководитель, а в бумажном – руководитель и главный бухгалтер. То есть, сокращено количество подписей: одна вместо двух.

Сразу оговорюсь, что речь идет оюридически защищенном электронном документообороте, имеющем наивысшую степень защиты. Вусловиях жесткой конкуренции такой документооборот помогает предотвращать экономические преступления, охраняя бизнес, как от собственных ошибок, так и от чужих.

Бизнес активно переходит на электронный документооборот с контрагентами и государственными органами, понимая, что это является еще и важным конкурентным преимуществом.

– Можно о возможностях юридически защищенного электронного документооборота? 

– В настоящее время многие компании успешно сдают отчетность в электронном виде во все контролирующие органы: ИФНС, ФСС, ПФР, Росстат, представляют электронные комплекты документов в подтверждениеприменения налоговых льгот и по истребованиюналоговых органов.

С 23 мая 2012 года бизнес получил возможность обмениваться электронными счетами-фактурами, вести в электронном виде журнал учета, книги покупок и продаж. ФНС России разработаны электронные форматы ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг). Идя навстречу бизнесу, налоговая служба разрабатывает форматы других наиболее востребованных первичных документов в электронном виде (ОС-1, ТОРГ-2, ТТН, ТН и т.д.). Тем более, что с принятием нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» унифицированные формы первичных документов будут отменены, и организации должны будут разрабатывать их сами.

– С чего начать переход на юридически значимый электронный документооборот? 

– Конечно, с обращения к оператору электронного документооборота. Компания «Такском» предлагает комплексный подход перехода на электронный документооборот, используя сервис «Такском-Доклайнс». Это универсальное решение, которое интегрирует с различными современными учетными и ERPсистемами (SAP, Парус, Галактика, 1С и др.).

Наши специалисты подготовят все необходимые для перехода документы (спроектируют модель электронного документооборота для всех типов сделок, разработают бизнес-план и техническое задание), доработают и внедрят необходимые технические средства, обучат сотрудников работе с приложениями. Сделают всю работу «под ключ» на высоком профессиональном уровне.

Имея 12-летний опыт работы на рынке информационных технологий, мы можем внедрить электронный документооборот в любой крупной компании в самые кратчайшие сроки.

Варианты интеграционных решений с нашими электронными сервисами представлены

на официальном сайте компании http://www.filer.taxcom.ru/integration/option.

– Нужно ли убеждать руководство и влиять на процесс, если решение о внедрении электронного документооборота принимается с подачи технических специалистов?

– Влиять на процесс принятия решения о внедрении электронного документооборота можно и нужно. Естественно, в пределах своей компетенции.

Для начала советую обращаться в технические службы своей компании и готовить почву. Например, интересоваться, планирует ли ваша компания использовать в дальнейшем электронный документооборот, какими документы компания обменивается она сегодня, какие настроения царят в наиболее «загруженных» бумагой отделах и т.п.