Электронный документооборот: непридуманные истории

История внедрения в ООО «Комацу СНГ»

Компания «Комацу СНГ» представляет мирового лидера по производству строительной, дорожной и карьерной техники в мире. Именно эта компания впервые в России стала применять юридически защищенный электронный документооборот с покупателями.

Главный девиз компании – опираться на новейшие технологии. Вот почему в апреле 2011 года руководство компании с энтузиазмом отнеслось к тому, чтобы полностью перевести все бизнес-процессы в электронный вид.

С чего всё началось

Всё началось с внедрения нового функционала «1С-Такском».

Это совместное решение фирмы «1С» и компании «Такском», предназначенное для организаций, использующих «1С:Предприятие 8».

С помощью «1С-Такском» можно в считанные минуты обмениваться электронными счетами-фактурами, накладными по форме ТОРГ-12, актами выполненных работ и другими первичными документами в электронном виде. Причем, как формализованными, так и неформализованными документами, которые подписываются электронной цифровой подписью и передаются по защищенным каналам связи.

Таким образом, внедряя «1С-Такском» компания «Комацу СНГ» достигла своей главной цели – отказалась от бумаги и перешла на юридически значимый электронный документооборот.

Отправляя 70 тысяч документов в год, компания экономит около 5 млн рублей.

Внедрение

Процесс внедрения электронного документооборота состоял из двух этапов.

Первый этап проходил с мая 2011 года по апрель 2012 года. Он включал техническую подготовку, отбор дистрибьюторов, вовлечение IT-подразделений и финансовых отделов и др.

Второй этап длился три месяца – с мая 2012 по июль 2012 года.

В это время был налажен обмен ТОРГ-12, а также счетов-фактур по утвержденным форматам.

В настоящее время компания «Комацу СНГ» обменивается в электронном виде накладными ТОРГ-12, счетами-фактурами, счетами на оплату, заказами покупателя, а с августа 2012 года полностью перешла на электронный документооборот с указанными видами электронных документов.

С 1 августа 2012 года «Комацу СНГ» прекратила использование документов по реализации (ТОРГ-12, счет-фактура) в бумажном виде с некоторыми дистрибьюторами и стала первой компанией в России, осуществляющая обмен документами в электронном виде с покупателями.

С 1 октября 2012 года «Комацу СНГ» перевела на электронный документооборот других покупателей, предлагая им обмениваться: договорами и приложения к ним; актами сверки и прочими документами. И всё это благодаря новому программному продукту «1С-Такском»!

Что такое «1С-Такском»?

Принцип работы «1С-Такском» прост и понятен. Бухгалтер создает электронный документ, подписывает его электронной цифровой подписью и одним кликом мыши отправляет контрагенту.

Никаких лишних движений, поскольку все документы формируются автоматически либо создаются в системе всего один раз. По сути, это революционное решение, которое избавит бухгалтера от дублирования документов на бумаге и сэкономит время, которого ему так не хватает.

Весь процесс документооборота виден как на ладони.Бухгалтер видит каждый этап прохождения электронного счета-фактуры. Причем сама программа всегда подскажет бухгалтеру, какие конкретные действия ему нужно предпринять для того, чтобы электронный документооборот завершился успешно.

Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно «в один клик». Это проще, чем подготовить бумажный документ, подписать его, отправить почтой или курьером.

Встроенный в 1С функционал позволяет нажатием одной кнопки отправить, получить и «разобрать» документ, так как это делает бухгалтер вручную. Причем, журналы и реестры входящих и исходящих документов заполняются автоматически, а юридически значимые документы передаются через оператора «Такском» практически мгновенно, с гарантией доставки.

Этапы прохождения документов значительно упрощены, поскольку большинство операций выполняется в автоматическом режиме.

Минимизируется ручной ввод документов, а обмен юридически значимыми документами осуществляется в считанные минуты.

Важные нюансы

Очень важно, что при работе с «1С-Такском» принимаются сертификаты электронной подписи, выданные любым удостоверяющим центром, входящим в пространство доверия ФНС России. В частности, могут использоваться сертификаты, применяемые для сдачи электронной отчетности.

Кроме того, с помощью «1С-Такском» можно пригласить своих контрагентов к обмену электронными документами.

Преимущества

Экономия времени, сокращение издержек, оптимизация бизнес-процессов, удобный поиск документов, избежание штрафных санкций за счет ускорения взаимодействия с контролирующими органами и другие преимущества делают электронный документооборот в работе любой компании незаменимым.

По словам заместителя директора департамента финансового контроля компании «Комацу СНГ»» Ольги Куликовой «Внедрение электронного документооборота позволило нам сократить издержки, повысить скорость взаимодействия с контрагентами, вывести компанию на качественно новый уровень».

ООО «Комацу СНГ»

Россия, г. Москва

123060, 1-й Волоколамский проезд, д. 10

Тел. +7 (495) 982-39-59

факс: +7 (495) 982-39-58/52
www.komatsu.ru

e-mail:komatsucis@komatsu.ru