Современный аутсорсинг сложно представить без электронного документооборота

15 апреля. Москва. Исторический центр города. Отель «Марриотт Ройал Аврора».

В этот весенний день представители различных компаний спешили на конференцию под названием «Аутсорсинг бизнес-процессов: повышение эффективности финансовой службы».

Организатором мероприятия выступила газета The MoscowTimes, партнерами – компании «Такском», BDO и Hamilton Data Services.

В рамках конференции состоялись две сессии и два круглых стола на темы: «Финансовая служба: современные требования рынка и внутреннего заказчика» и «Методы повышения эффективности непрофильных функций компании».

Перед аудиторией выступили: Людмила Шустерова, заместитель генерального директора по маркетингу и развитию бизнеса и Светлана Зотова, старший менеджер BDO Unicon Outsourcing; Наталья Миткевич, специалист по обучению и организации мероприятий АССА Россия; Виктория Смирнова, главный бухгалтер фармацевтической компании Boehringer Ingelheim; Дина Шкуртанова, управляющий директор Reiss; Елена Суслова, руководитель финансового и операционного контроля Trafigura; Виктория Лубнина, финансовый директор сети супермаркетов «Азбука Вкуса»; Василий Зудин, заместитель директора – руководитель департамента маркетинга и рекламы компании «Такском»; Елена Барвицкая, руководитель Санкт-Петербургского филиала компании «Такском»; Виктория Лаптева, генеральный директор Hamilton Data Services Russia and CIS; Ольга Бурдынюк, финансовый директор L’Etoile; Ольга Богородская, главный бухгалтер Jensen Group; Дмитрий Петров, управляющий директор Viaсode; Людмила Лобашева, заместитель главного бухгалтера Auchan Russia.

Представители российских и зарубежных компаний интересовались сокращением затрат на бухгалтерскую службу и лучшими практиками аутсорсинга. Они обсудили перспективы развития аутсорсинга, отметив, что глобальные услуги – экономичны. В некоторых компаниях услуги аутсорсинга обходятся дешевле, чем наемные работники.

Важная составляющая аутсорсинга – электронный документооборот, который настолько вписался в нашу жизнь, что мы уже начинаем забывать, например, что такое факс, телеграмма, билет на самолет и т.д. А как обстоят дела в бизнесе?

С 1 квартала 2014 года организации уже представят налоговые декларации по НДС в электронном виде. Недавно утверждена дорожная карта по совершенствованию налогового администрирования, которая включает целый комплекс мер по использованию организациями электронного документооборота и сокращению за счет этого издержек. В настоящее время на форуме ФНС России идет обсуждение реестров таможенных деклараций в электронной форме для обоснования применения ставки 0% по НДС.

Сегодня организации могут обмениваться с налоговыми органами более чем 40 документами, включая электронные счета-фактуры. В самое ближайшее время к ним добавится еще и универсальный передаточный документ, электронный формат которого уже разработан ФНС России.

Сфера распространения электронного документооборота стремительно расширяется. Теперь с уверенностью можно сказать, что он стал безграничен! Сейчас можно отправить защищенный электронный документ, из любой точки земного шара, зная, что его никто «не вскроет» и он молниеносно будет доставлен в целостности и сохранности до своего адресата (организации, индивидуального предпринимателя или физического лица).

Деловое сообщество положительно реагирует на внедрение электронного документооборота. Это показывают результаты опросов, которые проводит Рабочая группа по электронному документообороту при ТПП России. Так, если в мае прошлого года на электронный документооборот планировало перейти 10% компаний, то уже к через пять месяцев их число достигло 26%.

Россия использует европейский опыт внедрения электронного документооборота. Драйвером выступают крупные компании из различных отраслей экономики (энергетика, фармацевтика, транспорт, металлургия, ретейл), которые вовлекают в электронное взаимодействие малый бизнес.

Современные технологии помогают решить множество вопросов. Ведь электронные документы автоматически создаются и автоматически отправляются. Это очень удобно при больших объемах продаж, управлении финансовыми потоками, огромном количестве авансовых отчетов (в некоторых компаниях они включают до 1000 строк!), так как позволяет быстро обмениваться документами и обеспечивает оперативный доступ к информации. Особенно, если головная компания находится, например, в Англии (где неделя начинается не с понедельника, а с воскресенья), а офисы продаж – в России.

Ольга Богородская, главный бухгалтер крупнейшей инвестиционной компании Jensen Group рассказала, что они представляют электронную отчетность в контролирующие органы более чем от 20 организаций. Пользуются ПК «Доклайнер», разработанным компанией «Такском», в котором реализованы автоматическая отправка и прием документов, а также избирательный доступ в Интернет и ограничение прав действий сотрудников. Это обеспечивает безопасность и контроль работы баз данных.

«Схема: бизнес – оператор – налоговая дает результат. Вместо фургонов документов "Петролеспорт" отправляет в налоговую электронные файлы, равные 16 Гбайт, то есть один жесткий диск», – сказала руководитель Санкт-Петербургского филиала компании «Такском» Елена Барвицкая, рассказывая об электронном взаимодействии крупнейшей стивидорной компании с налоговыми органами при подтверждении ставки НДС 0%. Она отметила, что новые технологии востребованы, поскольку ускоряют обработку документов, обеспечивая высокое качество их оформления. Это хорошо видно на опыте VIAсode, ведущего интегратора сервисов на платформе Microsoft, который сегодня предоставляет бизнесу возможность бесшовной интеграции с учетными системами, быстрый сервис по потоковой обработке документов и удобное хранилище электронных документов.

Руководители, бухгалтеры, специалисты финансовых служб обсудили различные вопросы, в частности, повышение эффективности работы с бумажными и электронными документами и их синхронизацию.

«Конечно, бумажный документооборот никуда не денется и организациям по-прежнему придется вести его (так делают даже в Англии!), но тот факт, что в процентном соотношении доля его уменьшается, не может не радовать. Кстати, за границей ведение двух видов документооборота – электронного и бумажного – обычное дело. Исключением является Мексика, где электронный документооборот носит обязательный характер», – отметил заместитель директора – руководитель департамента маркетинга и рекламы компании «Такском» Василий Зудин.

Участники конференции выразили общее мнение, что в любом вопросе есть сложности, и взаимный обмен мнениями способствует поиску наиболее верных решений. Фургоны и газели документов для налоговой проверки должны уйти в прошлое. А избавление от бумаг и бумажных архивов – это экономия средств и ресурсов по всей стране.